Sokan megborzonganak az adminisztráció szó hallatán, de sajnos egy vezető nem teheti meg. hogy elmenjen a téma mellett. Minél nagyobb és szélesebb körű egy vállalkozás tevékenysége, annál inkább meghatározó a megfelelő adminisztrációs háttér. Gyakorlatilag életmentő is lehet adott pillanatban.
A következő esettanulmány egy vállalkozáson belül két esetet is megmutat, amit egy kis IT fejlesztéssel lehetett orvosolni:
- manuális rögzítés és adat duplikáció két különböző rendszerben, melyek hibát és plusz munkát generáltak
- egy rém bonyolult premizálási rendszer (20 üzletág) kigobozása, ami egy érzékeny terület minden vállalkozás életében
Tudták, hogy nincs rendben és erre is rendezkedtek be
A példánkban szereplő cégben két rendszert használnak: egy könyvviteli programot és egy vállalatirányítás rendszert. A számlák berögzítésre kerülnek csak fejösszeggel a könyvelőprogramba, ami később berögzítésre kerül a vállalatirányítási rendszerbe is, de már főkönyvi számokra bontva.
Mivel kézi adatfelvitel történik, ezért számolni kell a félregépelés veszélyével, ami a valóságban igen komoly hibákat is eredményezett például önköltségszámítás, cikkár meghatározás kapcsán. Rendszer csere szóba sem jöhet.
Minden egyes hónap végén két munkavállalónak egy teljes napját vette el, míg a két rendszerből lekérve a számlákat összeegyeztették, hogy egyezik-e a könyvelő programba felvitt összeg az ERP rendszerben szereplő szétbontott összeggel. Ez amellett, hogy havi 16-20 munkaórát vett igénybe közvetlenül, annyiban is hátráltatta a cég működését, hogy valójában hibás adatokkal dolgozott húsz részleg egy teljes hónapon át.
A megoldás:
A megoldás egy adatbányászati eszköz volt, mely a két adatbázisban lévő adatokat egy felületen képes volt megjeleníteni, ráadásul a nem egyezőségeket külön megjelölte a rendszer, így minimális munka volt a hó végi egyeztetés (lásd ábra)
Az adatbázisok összekapcsolásában a számlák referencia/számla számai adtak lehetőséget. Havi kb. 400 számla összesen nagyságrendileg 8-12.000 tételt jelentett havonta. Nem nehéz belátni, hogy ekkora mennyiségnél a legjobb jó szándék ellenére is akadhatnak hibák.
„…a hibákat megelőzni nem tudtuk, viszont megtaláltuk és megmutattuk hol vannak, így rövidebb idő alatt lehetett javítani…”
A felállított rendszer nem a hibák elkerülésében segített, hisz a struktúra az adminisztrációban nem változott, a két sziget rendszer maradt továbbra is. Viszont az adatok helyessége kapott egy kontrollt, ami a manuális figyelés helyett egy automata megoldás.
A változtatás amellett, hogy rengeteg munkaórát takarított meg, az alkalmazottak ellenállásába sem ütközött, mivel nem kellett változtatni a szokásokon.
Az egyenleg:
A rendszer bekerülési értéke, licencekkel, tanácsadással együtt 3.000.000 forint+áfa volt. Ennek a projektnek kb. 30% költsége osztható rá erre a témára.
Ehhez képest bruttó 1.800 forintos óradíjjal számolva havonta közvetlenül 144.000-180.000 forint/ hó megtakarítást értünk el. És itt nagyon szigorúan csak a közvetlen költségekről beszélek! Ez kevesebb, mint 21 hónapos megtérülés a legrosszabb esetben is, amennyiben a teljes projektet veszem alapul és öt és fél hónapot, ha csak a ráosztott részt.
Nem véletlen, hogy egy viszonylagos rendszertelenség esetén az informatikai beruházások közel 1 év alatt közvetlenül megtérülnek. Vajon mennyi ehhez hasonló apróságnak és megszokottnak tűnő műveltet végeznek a kollégái a cégében, ami kiváltható lenne és a felszabaduló időben magasabb hozzáadott értékű munkára lenne lehetőség?
Poór Károly a Dyntell fejlesztője
