Mondd úgy, hogy megértse. Egyszerűnek hangzó bölcsesség, mégis sokaknak nehéz megvalósítani a gyakorlatban. Nem véletlen, hogy sokszor elbeszélünk egymás mellett, nem értjük egymás motivációit, céljait. Ez a magánéletben sem egyszerű, de egy vállalat esetében komoly anyagi következményekkel (is) járhat. Szakértői segítséggel most megmutatjuk, hogy egy megfelelően összeállított business case-szel miként érheted el a céljaidat úgy, hogy azzal mindenki nyerjen.
Magyar Péter lenne jobb a gödörben lévő magyar gazdaságnak vagy Orbán Viktor?
Nem lesz baj abból, hogy a nyugdíjmegtakarításokat ingatlancélra is el lehet költeni?
Online Klasszis Klub élőben Felcsuti Péterrel!
Kis hazánk abban a különös helyzetben van, hogy míg a gazdasága folyamatosan erősödik, és ránézésre évről évre javul a foglalkoztatási rátája is, addig a munkaerőpiacon egyre rosszabbul teljesít. A régióban itt a legnagyobb a strukturális munkaerőhiány, és lassan, de biztosan bővül azoknak a területeknek a köre, amelyek érintettek a problémában.
Otti Csaba
A Login Autonom Employee Software egyik alapítója és ügyvezető igazgatója, emellett az Óbudai Egyetem biztonságtechnikai tanácsadója, előadója és PhD hallgatója. Fő kutatási területei a humán kontrolling, a személyek azonosítása, a munkavállalók munkájának hatékonysági kérdései, emberi tényező statisztikai mérése és előrejelzése, szociometria és hálózatelmélet, biometrikus rendszerek működése, tesztje, valamint felhasználási lehetőségei, problémái. Folyamatosan bővülő szakmai tudástárának és mindennapos nagyvállalati HR tapasztalatainak köszönhetően Magyarországon és külföldön egyaránt egyedi, innovatív szoftvermegoldásokat dolgoz ki a legkomplexebb és legégetőbb HR problémákra a Login Autonom csapatával.
Eleinte az ipari és építőipari szakmáknál, a gépkezelőknél és járművezetőknél jelentkeztek ezek a nehézségek, és persze régóta küzdenek az egészségügyben, az oktatásban is a szakemberhiánnyal. Idén már a vendéglátásban is egyre nehezebb volt a nyári idényben megfelelő munkaerőt találni, nemrég pedig nagyot futott a hír, hogy a hazai kereskedelemben is legalább 10 ezer emberre lenne szükség a megfelelő kiszolgáláshoz. A Financial Times a nyáron megjelent tanulmányában egy különösen ijesztő adatot hozott fel példának. Eszerint a magyar iparvállalatok 86,6 százaléka számít arra, hogy az akut munkaerőhiány már a közeljövőben korlátozni fogja termelésüket. A helyzet égető, hiszen sokszor már nem csupán a további fejlődést akadályozza, hanem a vállalt kötelezettségek teljesítését is.
A HR-esek jól ismerik ezt a problémát, hiszen szinte vért izzadnak, hogy napi szinten találjanak megoldást a kapacitásproblémákra és a jelentős fluktuációra: új beállókkal, belső átcsoportosításokkal, képzésekkel stb.
Ez azonban még nem elég. Egyrészt a nehezen megszerzett – levadászott, átcsábított – munkaerőt meg is kell tartani. Ahhoz, hogy a munkavállalók elégedettek és lojálisak legyenek, sok esetben ma már nem elég önmagában a magasabb bér. Jobb munkakörülményekre is szükség van: aktív információáramlásra, gördülékeny napi ügyintézésre, véleménynyilvánítási lehetőségekre, családbarát hozzáállásra. Arra, hogy a munkavállalók valóban érezzék: fontosak a cégnek, megbecsülik őket, számítanak, és odafigyelnek rájuk. (Részletek a keretes anyagban.)
Másrészt pedig a munkaerőhiány és a bérköltségek folyamatos emelkedése miatt új utakra kell merészkedni: technológiai, automatizálási és digitalizációs fejlesztésre is szükség van ahhoz, hogy a termelékenység ismét javuljon – a beruházások növekedését a szakértők szerint éppen ez is magyarázza. Akármelyik módot választja is a cég, az biztos, hogy nehéz döntések előtt áll, amelyeket megfelelően kell előkészíteni. Egy jó business case pedig pont erre való.
Kép: Pixabay
Business case? Az meg minek?
A business case logikus, lépésről lépésre felépített, könnyen áttekinthető döntés-előkészítő anyag, ami arra szolgál, hogy egy fejlesztési projektet eredményesen lehessen prezentálni a felső vezetés számára.
A business case tehát lényegében kommunikációs eszköz, amely a célközönség számára könnyen érthető és befogadható, és amely egyszerűsége ellenére elegendően részletes ahhoz, hogy megkönnyítse a döntéshozatalt. A jó business case megalapozott, és a cég egésze szempontjából előnyös döntésekhez vezet.
A business case elkészítéséhez nincs mágikus formula, hiszen minden cég, minden eset, minden projekt és akár eseteként minden érintett más lehet. Ami biztos, hogy a jó business case nem terjengős, nem torzít, nem tukmál, nem magyarázkodik. A jó business case alapos munka eredménye, amely a vállalat belső működésének, sajátosságainak, viszonyrendszerének, munkatársainak beható ismeretén alapul. A tényekre épít, de figyelembe veszi az emberi, szubjektív tényezőket is.
A busines case 9 keretpontja
1. A probléma lényege
Ebben a részben röviden kell vázolni a kiindulási helyzetet. Bemutatni a probléma jellegét, következményeit.
2. Probléma háttere, okai, megoldási lehetőségek
Itt lehet ismertetni, hogyan, mikor és miért alakult ki a jelenlegi helyzet. A problémával érintett szervezeti egységek, folyamatok komplex, de tömör leírása.
3. Projektcélok
Itt lehet vázolni, mi az elérendő cél, és hogy annak elérése hogyan oldja meg magát a problémát. Megmutatni, hogyan segít a célok megvalósulása a vállalat egészén, illetve miként kapcsolódik a vállalat küldetéséhez.
Miért kulcsfontosságú a belső kommunikáció?
Ütőképes business case-t lehetetlen megfelelő, kétirányú, aktív kommunikáció nélkül elkészíteni. Ha egy HR-es tudja, mire vágynak a cég dolgozói, ha ismeri a motivációikat, a munkavégzéssel, szervezéssel kapcsolatos problémáikat, könnyebben tud nekik segíteni is. Egy rájuk szabott projektnek a támogatottsága is sokkal nagyobb lesz a vállalaton belül. Arról már is beszélve, hogy a megfelelő információk birtokában sokkal könnyebb olyan megoldásokat választani, amelyek megtérülési rátájuk és hasznosságuk révén a vezetőségnek is „eladhatóak”.
Ennek ellenére mégis sok HR-es esik abba a hibába, hogy nem kommunikál elég aktívan a dolgozókkal, vagy ez a kommunikáció csak egyirányú, valódi visszajelzésekre nem ad lehetőséget. Az amerikai ADP Kutató Intézet szerint a dolgozók sokkal szívesebben maradnak a cégnél, ha jók a munkakörülmények és élvezetes a munka. És ők szívesen el is mondják, mitől lesz ilyen egy munkahely – ha van kinek. Ha úgy érzik, nem számítanak, akkor könnyebben dobbantanak. Nem véletlen, hogy a felmérés szerint a munkahelyváltás második leggyakoribb oka a közvetlen vezetőikkel való elégtelen kapcsolat, de előkelő helyen áll a vállalati kultúra szegényessége is.
Az Employee Channel szerint a legtöbb munkavállaló egyetért abban, hogy a HR kapcsolattartása nem megfelelő a munkatársak felé. Majdnem minden alkalmazott úgy érzi, hogy a HR kommunikációja nem ér célt, és a munkatársak nem kapnak elég információt a munkáról, a cég folyamatairól. A megkérdezettek 75 százaléka érzi úgy, hogy a HR alig tart vele kapcsolatot, és azt is rossz módon: az e-mail túl személytelen, a négyszemközti beszélgetések meg túl sok hasznos időt vonnak el. A cég stratégiájához illeszkedő szervezett, rendszeres, átgondolt belső kommunikáció bizony megtérül. Azok a vállalatok, amelyek hatékonyak a változáskezelésben és a belső kommunikációban, három és félszer nagyobb valószínűséggel múlják felül a versenytársakat, mint azok, amelyek nem jól működnek ezeken területeken.
5. Szükségletek
A projektcél eléréséhez minden szükséges forrás – munkaerő, hardver, szoftver, képzés, idő- és költségkeret – bemutatása.
6. Megoldási javaslatok
Számba venni minden alternatív lehetőséget, amellyel a projektcél elérhető. Ezeket fontos több szempont szerint (szükségletek, hatékonyság, várható eredmény, kockázatok, előnyök) összehasonlítani, és gyorsan átlátható formában prezentálni az anyagban.
7. Egyéb megfontolandó körülmények
A megtérülési mutatón túl a siker eléréséhez szükséges kritikus tényezők: pl. munkatársak/partnerek/ügyfelek/beszállítók hozzáállása, támogatók, ellenzők. Tényezők, amelyek lassíthatják, nehezíthetik a folyamatot.
8. Akcióterv
A projekt megvalósítása konkrét lépésekre lebontva. Rövid távú és hosszú távú tervek vázolása, a mérföldkövek megállapítása, valamint a siker mérésének módjai és eszközei.
9. Rövid vezetői összefoglaló
Az adott célcsoport (jelen esetben a vezetőség) részére készített rövidített anyag. Ez lényegében az előzőek egyoldalnyi, könnyen áttekinthető változata – kifejezetten az ő szempontjaikra, a számukra (is) érzékelhető előnyökre és esetleges kockázatokra fókuszálva.
● A projekt vezetőjének legyen pontos képe az egyes részlegek elvárásairól és igényeiről a legalsó szinttől a legfelsőbbig. Nélkülözhetetlen annak a tűpontos ismerete, hogy az adott problémában és a megoldásában kik érintettek és érdekeltek, számukra mi az egyes tényezők fontossági sorrendje (pl. máshogy érzékeli ugyanazt a problémát a pénzügy és a HR, stb.). Érdemes minden érintett részleg esetében vázolni a megoldással járó esetleges nehézségeket és a várható nyereségeket.
● Tisztában kell lenni azzal, mi alapján hozza meg a döntését a vezetőség, és az ő szempontjaik szerint is alaposan alátámasztani a projekt szükségességét. A business case-ben egyszerűen, tömören, közérthetően kell megfogalmazni, közvetíteni a megoldás hasznát és hasznosságát a vállalat vezetősége felé (több bevétel, költségcsökkentés, egyéb folyamatbéli előny, kötelező feladat, hibák javítása stb.).
● A vezetői összefoglaló az egész munka esszenciája legyen, hiszen könnyen lehet, hogy a döntéshozók az anyag többi részét nem is fogják megnézni. ● A projekt kivitelezői legyenek kívülállók számára is hitelesek, meggyőzőek.
● A projektnek legyen minél több érdemi támogatója a HR-részlegen kívülről is, köztük lehetőleg meghatározó vagy senior munkatársakkal.
● A cselekvési terv összeállításakor különös tekintettel kell lenni arra, milyen változással, esetleges – elvi vagy gyakorlati – nehézséggel járhat a folyamat a munkavállalók napi életében, meddig tart az átmeneti fázis.
● Semmiképp nem szabad figyelmen kívül hagyni a projekt tervezése és megvalósítása során az érzelmi, szubjektív oldalt. A tények alapján meghozott higgadt döntés mellett az érzelmi elkötelezettség is nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a cég akkor is kitartson a projekt mellett, amikor épp a nehéz fázisokban járnak.
