Értekezlet virtuálisan? Miért ne!

2014. június 30. hétfő - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

Ki mondta, hogy egy csapat csak akkor tud együtt gondolkozni, ha fizikailag is együtt vannak a tagjai? A távolról dolgozás korszakában az ötletelő értekezleteket sem kell az irodában tartani. Ahhoz azonban hogy hatékony legyen a virtuális brainstorming, meg kell tanulni az alapvető szabályait. Elsőre talán bonyolultnak tűnik, de hamar bele lehet jönni. Egy-két próbálkozás, és máris olyan olajozottan zajlanak majd a távoli megbeszélések, mint egykor az irodai meetingek.

Az ötletelőértekezletre általában minden meghívott hatalmas lelkesedéssel érkezik, végül mégis nagyon kevés igazi eredményük lesz ezeknek a gyakran hosszan elhúzódó megbeszéléseknek. A lényeg, hogy egy csomó ember összeül, és ugyanarra a problémára megpróbálnak más válaszokat adni. A játék addig folytatódik, amíg ki nem alakul egy használható megoldás. De mi van akkor, ha a csapat nem egy helyen dolgozik? Muszáj egy szobába ültetni a tagokat? Szerencsére nem! Inkább válasszuk a virtuális ötletelést! (Annál is inkább, mert egy felmérés szerint havi három napot ülünk meetingen ahelyett, hogy dolgoznánk.)

De persze egy személyes brainstorming mederben tartása sem egyszerű, hát még a virtuálisé! Mivel egyre több kis- és középvállalatnál terjed a távmunka, a startupokról nem is beszélve, érdemes megtanulni a távoli ötletelőértekezlet szabályait. Ahhoz, hogy sikeres legyen, először is osszuk három részre!

Kép: Pixabay

1. Állomás: az értekezlet előtt

  • Szerezzük be mindenkitől előre az ötleteit, azért, hogy a konferenciahívás során azonnal az ötletek megvitatásával kezdhessünk!
  • Annak érdekében, hogy a brainstormingot megelőzően mindenkihez eljussanak az ötletek, hozzunk létre egy informális online felületet, amelyhez a csapat minden tagja hozzáfér. Ez lehet akár a Hipchat vagy a Google Doc, de a vállalat belső rendszerén is kialakíthatjuk a helyét. Hagyjunk mindenkit egyedül gondolkodni, csak azt kérjük, hogy az ötletét ossza meg a felületen.
  • A hiedelemmel ellentétben a teljes szabadság nem serkenti a kreativitást. Adjunk határidőt, hogy meddig kell feltölteni az ötleteket. Ez lehet három nap vagy akár egy hét is, témától függően. Hagyjunk elég időt a probléma átgondolására.
  • Érdemes meghatározni azt is, hogy hány ötletet várunk a munkatársainktól egyenként, illetve az ötlet kifejtésének hosszát, például karakterszámban kifejezve. Ösztönözzük kollégáinkat, hogy tömören, világosan fogalmazzák meg az elképzelésüket.
  • Fektessük le a szabályokat! Ez nemcsak keretet ad az ötletelésnek, hanem a biztonságnak is eszköze. A legnagyobb probléma az ötletekkel, hogy könnyű azokat lelőni. Hozzunk olyan szabályokat, amelyek védik és segítik a csapattagok munkáját!
  • Ne vitassuk meg az ötleteket! Ha még az ötletelőértekezlet előtt megvitatjuk bárkivel az adott probléma megoldását célzó elképzelésünket, előfordulhat, hogy máris döntést hozunk anélkül, hogy széles körben beszélgettünk volna a megoldási javaslatról. Csak amikor az összes csapattag együtt van a virtuális térben, beszélgessünk konkrétumokról.
  • Így kezdjünk minden ötletet: „Mi lenne ha…” Ezzel éreztetjük, hogy ez csak egy felvetés, nem konkrét javaslat. Így tét nélkül, a kudarc veszélye nélkül több és merészebb ötletekre számíthatunk, és az ötletgazda sem érzi úgy, hogy védekeznie kellene, hiszen ő nem megoldást mondott, csupán javaslatot tett.

2. A virtuális ötletbörze alatt

  • Ha az előkészítésen túl vagyunk, indulhat a konferenciabeszélgetés. De ezalatt is van néhány szabály, amelyet érdemes betartani, hogy hatékonyabbak legyünk.
  • Jelöljünk ki moderátort! Ahogy a fizikai meetingek hatékonyságának kulcsa a moderátor, a virtuális világban is elengedhetetlen, hogy valaki kézben tartsa a megbeszélést. Máskülönben könnyen előfordulhat, hogy számtalan dolgot megvitatunk, csak épp a konferenciabeszélgetés apropóját adó probléma nem kerül elő. Vagy hogy a konferenciabeszélgetés szereplői egymás szavába vágva akarnak érvényesülni, így végül elsikkadnak egyes gondolatok. Csakúgy, mint amikor a szobában ült a csapat moderátor nélküli megbeszélésen.
  • Öt ötlet, hogyan kommunikáljon hatékonyabban!
    Vannak emberek, akikből úgy kell kihúzni minden szót, mások órákig csacsognak, mégsem derül ki, mit is akarnak mondani valójában. Megint mások cégen belüli hatalmi játszmákat erőltetnek a többiekre, mások pedig zavarukban inkább hallgatnak. A legtöbb vállalkozásban a kommunikáció távolról sem tökéletes, márpedig a zavarok e téren óriási visszaesésekhez vezetnek a hatékonyságban. Van 5 tippünk, hogy javítsunk ezen!

    A jó moderátor mindenkit bevon a brainstormingba, garantálja, hogy minden ötlet elhangzik, a csapat megvitatja azokat, és döntés is születik a felvetés további életéről.

  • Bemelegítéssel kezdjünk! Ha két ember beszél telefonon, a beszélgetés első néhány percében igyekeznek felvenni a fonalat. Ha többen vannak vonalban, ez az „összerázódási idő” sokkal tovább tart. Ezt kalkuláljuk bele, és adjunk időt egymás üdvözlésére.
  • Kezdjük a legtetején! Ha túl vagyunk a bemelegítésen, térjünk az üzletre. A moderátor és a csoportvezető döntése, hogy a korábban feltöltött ötleteket milyen módon dolgozzák fel. A struktúrát mindenkivel közölni kell, aztán jöhet az első ötlet.
  • Határozzunk meg időkorlátot! A konferenciahívások – induljanak bármilyen okból – órákig is tarthatnak. A parttalan beszélgetés helyett ösztönzőbb, ha korlátozzuk az időtartamot, még akkor is, ha esetleg kimarad egy-egy ötlet. Kijelenthetjük, hogy legkésőbb 2 óra után a csapat eldönti, hogy mi lesz a következő lépés.
  • Ha mégis kiderül, hogy egy kimaradt ötlet működik, összehívhatunk újabb ötletelőértekezletet. Ekkor már nincs szükség a bemelegítésre, azonnal a témára térhetünk.

3. A virtuális ötletbörze után

  • Az ilyen megbeszéléseken a csapatnak egy dolga van: a meeting végére el kell dönteniük, hogy mely ötletekkel fognak továbbdolgozni a konferenciahívás után. A moderátor vagy a csapatvezető küldjön ki egy memót a megbeszélésen elhangzottakról. Legyen egy ellenőrzőlista az összes megvitatott ötletről, írjuk le, hogy kire milyen feladatot osztottunk ki, és minden mást, ami a konferenciabeszélgetésen elhangzott és fontos.

Ha eljutottunk idáig, a csapat virtuális ötletbörzéje sikeres volt. Folytatódhat a munka!

A cikk az alábbi bejegyzés alapján készült.

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek