A túlterheltségen is segít a költség-haszon elemzés

2015. május 27. szerda - 18:30 / Sipa
  •    

A legtöbb vállalkozó folyamatosan túlterhelt, ráadásul a sok „nemszeretem” feladat között könnyű úgy elveszni, hogy végül még arra is csak összecsapva legyen időnk, ami igazán fontos nekünk. Ebben a káoszban pedig a haszon is kétséges.

Tudja mi fontosabb az üzleti életben a jó kapcsolatoknál és a dörzsöltségnél? A hatékony munkaszervezés. A viszonylag egyszerűnek tűnő feladat kihívás elé képes állítani évtizedek óta kisvállalkozóként élő embereket is. Ha Ön is érezte már úgy, hogy rendszeresen túlvállalja magát és anyagilag valahogy mégse éri meg az egész nem biztos, hogy a vállalkozás alapköveivel van a baj. Sok problémán segít az is, ha csak újragondoljuk a napi rutint.

Nem éri meg, ha a sok apró feladat elviszi minden idejét
Kép:sxc

Az, aki korán reggel már azon gondolkodik, hogyan tudja a nap számos megbeszélése mellet a legsürgetőbb feladatokat még bezsúfolni, és még este 8-kor is a gép előtt ül nem feltétlen munkamániás. Úgy érzi, hogy rengeteg munkaórát tölt olyan feladatokkal, amelyektől a hideg is kirázza, ugyanakkor a hónap végén a vállalkozás bevételén mégsem látszik, hogy mennyi önfeláldozó munkát tett bele? Ha változtatni tudunk a prioritásokon, sokkal jobban érezhetjük magunkat úgy, hogy jó esetben még a bevételünk is nőni fog.

Előbb a jót!
Általában a munkanap a rutinfeladatokkal kezdődik, és folyamatosan toljuk magunk előtt a legnehezebb munkákat. Pedig a sok rutinfeladat csak feléli az energiákat és koncentrálóképességet. Egy órával munkakezdés után már sokkal kevesebb feladatot vagyunk csak képesek elvégezni, mint rögtön a rajtkor. Minden egyes döntés fárasztja az agyat.
Ahhoz, hogy eredményesebb legyen, fordítsa meg a folyamatot! A reggeli ébredés után már igyekezzen listát készíteni feladatairól, a legkreatívabbakat, legnehezebbeket vegye előre, és fokozatosan haladjon az egyre könnyebb teendők felé.

A kezdeti tervezéshez vegyen elő egy nagyobb méretű lapot – vagy használja a legtöbb tárgyalóban előforduló filccel írható táblát – de ez esetben gondoskodjon róla, hogy olyankor áll neki a magán munkarend tervezésnek, amikor a kollégák nem zavarják meg. Ami most következik, ahhoz ugyanis Önön kívül senkinek semmi köze.

Írja össze kik az állandó megrendelői, nekik milyen feladatok vannak aktuálisan folyamatban, azok mennyi munkaórát vesznek igénybe és mennyit tud ezért számlázni a hónap végén. Ezt követően másik színnel – vagy bármilyen más módon elkülönítve – írja össze a többi megbízását és azok határidőit, valamint az értük járó fizetséget. Ezután priorizálja a feladatokat a határidő, a szükséges munkamennyiség és a várható haszon alapján. A haszonnál érdemes nem csak forintokban, de kapcsolatokban – tehát esetleges későbbi megrendelésekben, együttműködési lehetőségekben is gondolkodni.

De ez még nem minden. A fenti táblázatnál tegyen egy ikszet, vagy szívet, ami épp az eszébe jut azon feladat mellé, ami jellegénél fogva legközelebb áll önhöz. Ez adja meg a rendszer harmadik dimenzióját: az idő és a haszon mellett azt az irányt, aminek köszönhetően Ön hosszú távon is élvezetesnek fogja találni a vállalkozásban végzett munkát.

Ha a három dimenziót együttesen szemléljük, világosan kitűnik, hogy melyek azok az ügyfelek és feladatok, amelyekkel valóban megéri foglalkozni – hisz szeretjük őket és hasznot hoznak. Hosszabb távon ez a hármas halmaz lesz az, mi felé el kellene tolni a vállalkozását, hogy több olyan jól fizető megrendelése legyen, amiből egyrészt meg tud élni, másrészt abban mélyülhet el, amit igazán szeret.

Mikor már a teljes lista színekkel jelekkel áttekinthetővé vált árazza be az egészet újra az így láthatóvá vált szempontok szerint. Meg fog lepődni, de nagyon sok olyan feladattal fog találkozni, amit túl olcsón vállalt el, vagy az elvállalt összeghez képest aránytalanul sok munkával jár. Ezeket utólag természetesen már nem mondhatjuk vissza – nem is kéne. És persze azt sem állítjuk, hogy megoldható, hogy mostantól kizárólag a legjobb kategóriába tartozó feladatokkal kell majd foglalkoznia. De a továbbiakban már a szemünk előtt lebeghet a táblázatunk, hogy mi az, amit ennyiért ilyen feltételekkel nem szabad elvállalni. Másik oldalon pedig azt is egyértelműen tudni fogja mi az, amit viszont gyakrabban kellene vállalnia, mert arányosan kevés munkával van jó, vagy könnyen elérhető bevétele.

Néhány tipp, ami minden feladatnál hasznos lehet:

  • Tegyünk különbséget a feladatok között! Mennyire fontosak, mennyire hosszúak, egyedül is el tudjuk-e végezni őket, vagy másokkal kell egyeztetnünk hozzá, mennyire igényelnek komoly agymunkát, és mennyi az általuk termelt nyereség? A kialakult mátrix kijelöli egyes feladatok nem mozdítható időpontját.
  • Az azonos tevékenységtípusoknak hozzunk létre egységes elintézési szisztémát. A sablon feladat a legjobb feladat, mert nagyon gyorsan fogunk tudni haladni vele.
  • A legjobb projekt a befejezett projekt. Ezért azokat a feladatokat, amelyek jellegükből adódóan „egy ülésben” elvégezhetők, ne osszuk több részre! Csak az agyunkat terheljük feleslegesen, ha kilépünk, majd vissza kell rázódnunk.
Öt tipp, hogy ne borítsa el a munka!
Ne keményebben, hanem okosabban dolgozzon. Persze könnyű kifogásokat találni, miért nem lehet okosabban dolgozni, amikor a Beérkezett üzenetek tele van új levelekkel, az asztalon hegyekben állnak a papírok, és a telefon folyamatosan csöng. De az igazság az, hogy ebben a helyzetben van szükség igazán a fifikára. Van pár bevált tanácsunk, amivel ösvényt vághatunk a káoszban.