A közelmúltban belefutottam egy tanácsadói megbízásba, amely minden szempontból eltért az eddig tapasztaltaktól. Lassan 20 éve foglalkozom minőségirányítással, ebből 11 évet a saját vállalkozásunk fejlesztésén dolgoztam, jellemzően nagyvállalati környezetben, mindenféle szektor folyamatait javítgatva. A kkv-szegmens minimális szeletet képvisel(t) a mindennapi munkában és ennek az okán többször töprengtünk el a kollégákkal, próbálva feltárni ennek az okait.

Leggyakrabban a tőkehiányos szektor, a kényszervállalkozói tulajdonosi kör és az amatőr (értsd: nem professzionális) vállalatvezetés, illetve a “mindent okosba’ megoldó” magyarországi szemléletet tettük felelőssé, de erről egy külön cikkben lenne érdemes értekezni, megfelelő mélységig leásva.

Nem is tudnék a témáról értekezni, ha nem futottam volna bele, egy barátom felkérésébe, akinek immár 30 éve működik egy sikeres vállalkozása vidéken, közel 80 emberrel, 200 géppel és járművel.  A kérdésemre, miszerint miért érzik úgy, hogy MOST szeretnének elkezdeni javítani a működésükön egy meglehetősen egyenes választ kaptam: „Hamarosan nyugdíjba vonulnának a tulajdonosok, de egyszerűen nem képesek még néhány napra sem távol maradni a napi munkától, a vállalkozásuk minden tevékenységében operatív feladatokat is ellátnak. Amennyiben mégis visszavonulnak, az várhatóan a vállalkozás végét is jelenti majd.”

Adott a feladat, hogy vizsgáljuk meg a jelenlegi folyamatokban vállalt szerepüket, írjuk le pontosan azokat, tisztázzuk a végrehajtáshoz szükséges kompetenciákat és ha lehet automatizáljunk vagy keressük meg a szervezetben azokat a szereplőket, akik rendelkeznek a keresett kompetencia-halmazzal és delegáljuk a feladatot nekik.

Naivitásomnál csak a csalódottságom volt nagyobb, amikor az első találkozáskor (workshop) néhány óra alatt kiderült, hogy egy közel harminc éve változatlan, kézi irányítással működő, minimálisan is dokumentálatlan tevékenységhalmazból kiválogatni egyes elemeket a lehetetlen határát súrolja, legalábbis ésszerű időkereteken belül.

A tulajdonosok, ráadásul a visszavonulásukat tervezgetve, már kevésbé motiválhatóak pl. új tudás megszerzésével, modern vezetési módszertanok bemutatásával. Az egyetlen, amivel irányba lehetett fordítani őket az alapelvárás és annak nemteljesülése. „Ha ezeket a lépéseket nem tesszük meg, életetek hátralévő részét is munkával kell töltenetek…” Ez hatott, komolyan vették a saját maguk által felállított feladatot, rászánták az időt és elkezdtük feldolgozni azokat az üzleti folyamatokat, amelyek cégük legnagyobb bevételeit termelik meg.

Visszatérve az alap LEAN módszertanhoz, elvekhez és technikákhoz, feltérképeztük a jelenlegi működést lépésről-lépésre, az értékteremtő tevékenységeikből kiindulva javítottuk és újjáépítettük a folyamatokat. A szükséges változtatások bevezetése még jelenleg is fut, óriási mennyiségű változást kell a szervezeten keresztülvinni, viszonylag rövid idő alatt, de bízom bennük (és a megbízott projektvezetőben), hogy sikeresen legyűrik a feladatot.

Kép: SXC

Ez a projekt remek lehetőséget adott egy kkv-szegmensbe tartozó, sikeres vállalkozás belső életébe bepillantást nyerni és levonni néhány alap következtetést, ezek közül osztanám meg a legfontosabbakat:

• Ha NEM professzionális (értsd: szakmáját tekintve vezető, menedzser, stb.) vezetés irányítja a céget, egy bizonyos szint után ez inkább már lassítja, visszafogja a növekedést.

A tulajdonosok, mint vezetők felett már nem áll senki a hierarchiában és őket senki nem számoltatja el az el nem végzett feladatokról. A vállalkozást, mint saját gyereküket kezelik és mint szülők, sokkal megengedőbbek. Ez egy megbízott pl. ügyvezető esetében teljesen másképp fest; az ő számára meghatározott feladatok teljesülését a tulajdonosi kör számon kéri, esetleg a prémiumát teszi attól függővé, ez pedig egy erőteljes hajtóerő minden esetben.

JAVASOLT MEGOLDÁS: Tulajdonosi kör, mint igazgatósági tanács kizárólag stratégiai szintű döntéseket hoz, azok megvalósításával az Ügyvezetőt bízza meg és a teljesülésről számoltatja őt el.

• A folyamatos működési modell dokumentálása elengedhetetlen a további fejlesztésekhez

Hogyan is tudnánk fejleszteni, ha azt sem tudjuk, hogy most mit csinálunk? Enélkül csak találomra javítgatunk, belenyúlunk és még bonyolultabbá tesszük a rendszert.

JAVASOLT MEGOLDÁS: Folyamatok dokumentációjára dedikált, kompetens(!) munkaerő, a folyamatok változásának rögzítése egy kézben tartva.

• Csak azt irányíthatjuk, amit mérünk

Közhelynek tűnhet, de fokozottan igaz – a folyamati mérések (és az eredmények használata) teszi lehetővé a működés naprakész ismeretét, trendek megállapítását, beavatkozási szükségességet. Ezek nélkül megint csak feltételezünk, rosszabb esetben kizárólag a szélsőséges esetekre koncentrálunk és ezekre tervezünk folyamatot.

JAVASOLT MEGOLDÁS: A legfontosabb folyamati mutatók (KPI) vizuális megjelenítése, frissen tartása, rendszeres kiértékelése (whiteboardok, riportok, vizuális eszközök használata).

• Tűzoltásra berendezkedve

Az állandó problémamegoldás elveszi a vezetés erőforrásait a folyamatos, megalapozott tervezéstől és annak megvalósításától. Hiába értékeli egy vezető sikernek egy adott probléma gyors megoldását, ha ugyanaz a probléma holnap és holnapután is felbukkan, ráadásul újra és újra ki kell találjuk hozzá a megoldást

JAVASOLT MEGOLDÁS: Előforduló hibákról adatgyűjtés, azok gyökérokainak feltárása és szisztematikus kezelése (Pareto-elv alkalmazása, folyamatjavító projektek indítása a megoldásokra)

• Digitalizálás jó, papír rossz

A látottak rádöbbentettek arra, hogy egyáltalán nem evidens még cégtulajdonosi körben sem, hogy az adatainkat megfelelően tároljuk és kezeljük. Nagyvállalatok környékén is találkozhatunk anomáliákkal, de az, hogy mindenki „kockásfüzetben” (vagy határidő naplóban) vezeti a beérkezett ügyfélmegrendeléseket, kéréseket, számlázandó tételeket, semmiképpen nem tekinthető optimális megoldásnak. Az esetleg szabadságon lévő dolgozónk folyamatban lévő ügyei megállnak, az ügyfelek várakozni kényszerülnek, rosszabb esetben elveszítjük a megbízásaikat.

JAVASOLT MEGOLDÁS: A használt adatkörök meghatározása, közös adatbázisok felépítése, jogosultsági körök meghatározása, digitalizálás és adattisztítás, papíralapú folyamatok elektronizálása.

A fentiek teljesülése nem garantálja, de mindenképpen elősegíti a tulajdonosi kör azon törekvéseit, hogy végre nyugodtan hátradőljenek és élvezzék a hosszú évek munkájával felépített vállalkozásuk gyümölcsét. A Lean módszertan elveinek betartása pedig hatékonnyá teszi az üzleti folyamatokat, kevesebb veszteséget termelve, elégedettebb ügyfeleket kiszolgálva és nem utolsó sorban boldogabb dolgozókkal megtámogatva.

A folyamatok fejlesztése nem egyszeri feladat, tudatos és felépített stratégia áll mögötte, folyamatos erőfeszítést igényel és előbb-utóbb a hiánya jelentős károkat okoz a vállalatnak és ebben sem szegmens, sem szektor nem jelent különbséget.

Szerző:

Szalai Gergely

alapító

Resultator Kft.