Az első és legfontosabb szabály, hogy  munkáltató ellenőrzése nem korlátozhatja, sértheti a munkavállaló személyiségi jogait. A szerződésben tájékoztatnunk kell a munkavállalót az adatkezelésre vonatkozó lényeges információkról és arról, hogy aláírásával hozzájárulását adja adatai kezeléséhez. Az adatok kezelője a munkáltató. Adatkezelésünknek, meg kell felelnie egyrészt a célhoz kötöttség elvének, másrészt a szükségesség és arányosság követelményének. Vagyis csak úgy általában, a "biztonság kedvéért" nem lehet adatokat gyűjteni.

Kép:FreeDigitalPhotos.net/ddpavumba

Személyes vagy céges

El kell határolnunk egymástól a munkavállaló személyes használatára adott - esetlegesen nevét vagy nevének töredékét tartalmazó - e-mail címeket (személyes e-mail) és az olyan e-mail címeket, melyek a munkahely ügyeinek intézésre szolgálnak és nem a munkavállalók személyéhez kötöttek (hivatalos e-mail). Kizárólag az utóbbit vagyunk jogosultak ellenőrzésünk alá vonni. Pontosabban dolgozónk hivatalos email címén folytatott levelezésbe vagyunk jogosultak betekinteni, még akkor is, ha ezen keresztül a munkavállaló magánjellegű levelezést folytatott. Ehhez azonban, már az email cím kiadásakor, tudatnunk kell a munkavállalóval, hogy azt bármikor ellenőrizhetjük.

Nem úgy, mint a személyes e-mail postafiókon folytatott levelezést - mely csak az érintett munkavállaló és a rendszergazda számára hozzáférhető. Erre ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint a hagyományos személyes levelezésre vagy telefonálásra. A munkáltató ennek megfelelően nem jogosult a munkavállaló személyes e-mail címére érkező és onnan elküldött levelek tartalmának megismerésére (azok továbbítására és törlésére sem) addig, amíg ahhoz az érintett munkavállaló hozzájárulását nem adja.

Nem leskelődhet!

A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy számos munkáltató ellenőrzi munkavállalói tudta és beleegyezése nélkül elektronikus levelezésüket, megsértve ezzel a törvényi előírásokat. A cégek által biztosított hivatalos e-mail címeken bonyolított magánlevelezésekbe a rendszergazdák bármikor belenézhetnek. Ez csak akkor tekinthető szabályosnak, ha a munkavállaló szerződésében kikötötték, hogy magáncélra nem használhatja a munkahelyi e-mail rendszert, és ezt ellenőrizni is fogják. Ha a munkáltató által kiadott szabályzat tartalmazza a magánlevelezés tilalmát, akkor viszont a kötelezettségszegés ténye fennáll a konkrét levelek vizsgálatától függetlenül is, hiszen e tény alapvetően a címzettek és a tárgysorok alapján – tehát a levél tartalmának megismerése nélkül is megállapítható.

Összefoglalva a munkáltató azon e-mailek tartalmát jogosult megismerni, amelyeket a munkavállaló a munkáltató megbízásából, munkavégzés céljából hivatalos ügyekben ír és fogad. Az ombudsman felhívta a figyelmet arra is, hogy a munkáltató általi közvetlen betekintés még ebben az esetben is korlátozott.