Nagyon fontos tudni, hogy a pénzkezelési szabályzat létrehozása minden vállalkozás számára kötelező, méretétől vagy alkalmazottainak számától függetlenül a számviteli törvény vonatkozó rendelkezése (Szt. 14.§. (3)–(5) bek.) szerint. (Hogy pontosan mely szervezetek tartoznak a törvény hatálya alá, azt itt megtalálja.) A szabályok kialakításakor azonban figyelembe kell venni a cég valódi adottságait.
Ha egy induló vállalkozás nem fogalmazza meg a követendő alapelveket, akkor nem lesz mi alapján működni. A munkavállalóknak nem tudja bemutatni azt a követelményt, amit be kell tartani. Így szankcionálni sem tud. Például, ha nincs pénzkezelési szabályzat, akkor a pénztáros milyen elven vezeti a házipénztárat? Mi alapján határozza meg, hogy mennyi pénz lehet a pénztárban? Ki vehet fel pénzt a bankból? Kinek az engedélye szükséges egy kifizetéshez? Az itt leírt alapelvek alapján készül az éves beszámoló, ez alapján kezeljük a pénztárakat, itt döntjük el, hogy milyen értékelési elveket követünk, és milyen szabályok alapján leltározunk. Ezek mind fontos szabályok. Ezek megléte nélkül biztosan nem működhet jól egy vállalkozás. A számviteli szabályzat egyenesen a cég bibliája lehet.
Az egyszemélyes cégek esetében például kötelező körülhatárolni a magán- és a céges vagyon elemeit, mert bár erre egyéb vállalkozások esetében is szükség lehet, a leggyakrabban a legkisebb vállalkozásoknál folyik össze e két dolog. A legkisebb cégek esetében is fontos, hogy a szabályzat megfeleljen a mindenkori számviteli fegyelem és bizonylatolási elv előírásainak, de alkalmazkodhat a valódi működési rendhez, vagyis azokat a folyamatokat és eseményeket kell rögzítenie, amelyek a cég életében valójában előfordulhatnak.
Mérettől függetlenül
Nagyon pontosan meg kell határoznia azt is, hogy a pénztárhelyiségben legfeljebb mennyi készpénzt lehet tartani, mert egy esetleges sikkasztás, betörés, tűzvész esetén a tulajdonos felel a pénzkezelési szabályzatban meghatározott érték felett a készpénz eltűnéséért. A pénzkezelési szabályzatban kötelezően rögzíteni kell a pénztári pénzkezelés szabályait, ki kell térni a bizonylatok kezelésére és a különböző pénzügyi és gazdasági események dokumentálására is.
A pénzkezelési szabályzatban bevételnek számít a céges számláról felvett készpénz, a korábban kölcsönadott, azóta visszafizetett összeg, továbbá minden olyan összeg, amely az értékesítésből származik. Ezeket a befizetéseket minden esetben írásban kell rögzíteni a banki bizonylatok és a pénztárgép adatai alapján.
Amennyiben pénzt fizet ki valaki a pénztárból, akkor ennek a pontos összegét és okát, sorszámmal ellátott bizonylaton kell igazolnia. Ezt a pénzt felvevőnek és a pénzt átadónak is alá kell írnia. A pénztárba befizetett vagy onnan kifizetett összegekről csupán egyetlen esetben nem kell bevételi vagy kiadási pénztárbizonylatot kiállítanunk: ha ezeket az összegeket más, hitelt érdemlő módon, például készpénzes számlával tudjuk igazolni.
Mit, hogyan?
A pénzkezelési szabályzat része kell, hogy legyen az az eljárási rend, mely alapján heti vagy havi rendszerességgel lezárjuk a kiadásokat és a bevételeket, illetve megállapítjuk a készpénzállományt. A céges bankkártya, illetve a bankszámla használatának külön fejezetet kell szentelnünk. Döntenünk kell a felelősségi körökről, vagyis arról, hogy ki használhatja azt milyen keretek között és milyen összeghatárig. (Az általános tartalmi elemekről itt találja a részletes NAV-állásfoglalást.)
Miután a készpénz és a pénztár kezelése a kisvállalkozásoknál általában az ügyvezető reszortja, nincs külön pénztáros, a könyvelőre csupán a bizonylatok megléte és alaki ellenőrzése hárul, szabálytalanság esetén pedig jegyzőkönyv-készítési kötelezettsége is van. A kötelező pénzkezelési szabályzatot sokan könnyelműen kezelik, pedig a szabályzat meg nem léte esetén egy NAV-vizsgálat során a büntetés mértéke akár az 500 ezer forintot is elérheti.
