Az üzlet nem állhat le. De mi van, ha a dolgozók fele az irodától távol sütteti a hasát? Vagy ha „pótolhatatlan" a vezető? Megfelelő munkaszervezéssel nincs semmi gond!
Évente legalább egyszer legalább két hét egybefüggő szabadságra lenne szüksége az embernek munkapszichológusok szerint. Vannak országok, ahol ezt kötelezővé is teszik a munkavállalók számára, nálunk viszont sokak számára szinte megoldhatatlan a kéthetes pihenés - bár hamarosan a törvény kötelez majd erre (lásd keretes írásunkat). Mivel a munkavállaló szabadságának nagyobb részével a munkaadó rendelkezik - csak hét munkanapot köteles kiadni a dolgozó igényeinek megfelelően -, így lehetősége van arra, hogy mérlegeljen a szabadságolás kapcsán. A cég érdeke is, hogy a helyettesítés, a feladatok átvétele előre megszabottan, a felelősségek tisztázásával történjék. Egyetlen vállalkozás sem engedheti meg magának azt, hogy ügyfelet veszítsen, mert a helyettes mindössze annyit tud mondani egy megkeresésre, hogy az illetékes szabadságon van.
Az is fontos, hogy a vezető maga is képes legyen felhasználni a neki járó szabadságot. Bár saját bevallásuk szerint a vezetők mintegy 56 százaléka szívesebben osztja meg a döntések felelősségét, mintsem egyedül hozza meg azokat, a kis-és középvállalkozások (kkv) körében ezt az elméletet nem követi a gyakorlat - mutatja a DEVISE Hungary és az RSM DTM Hungary magyarországi döntéshozók körében készített tavalyi kutatása. A hazai kkv-k jelentős részét egy-egy mindent kézben tartó, pótolhatatlan első ember irányítja. Az egyszemélyi vezető, ha figyelembe is veszi beosztottainak véleményét, ötleteit, a szét nem bontott szervezeti struktúra és a feladatok delegálásának hiánya miatt egyedül viseli a döntés súlyát és felelősségét. Vagyis, ha nincs jelen, a cég működése gyakorlatilag leáll. Ha viszont a helyettesítések rendszere átgondolt, a vezető - ahogyan minden más szakember is - átmeneti időre mentesíthető úgy, hogy nem felejtődik el semmilyen fontos dolog, nem marad el egyetlen határidő sem. A szakmai munka mellett a vezető feladata a cégen belüli területek, különböző szakmai érdekek összehangolása, a kapcsolatok ápolása is. A munkának ez az a része, amelyet nem tud igazán átadni másnak, de ez átmeneti időre felfüggeszthető.
Azzal mindenképpen kalkulálni kell, hogy a helyettesítő kisebb hatékonysággal fog dolgozni, mint a feladatba beleszokott kolléga. Ráadásul a kisebb cégeknél gyakori, hogy egy feladatra csak egy szakemberük van, így fel kell készülni arra, hogy a helyettes csak a legszükségesebb feladatok ellátására lesz képes. Persze a komoly szakmai tudást igénylő, nagy horderejű feladatokat nem akkorra kell időzíteni, amikor kisebb létszámmal dolgozik a cég, de egyes munkaterületeken - például a könyvelésben - vannak olyan, a törvény által megszabott határidők, amelyeket nem tudunk befolyásolni. Itt tehát a szabadságok kiadásánál tisztában kell lenni azzal, hogy mely feladatok maradnának a helyettesre.
Ha a helyettesítés nem fér bele a munkát átvevő munkaidejébe, vagy plusz behívásra van szükség, akkor erre az időszakra túlóradíjat kell fizetni. Ha a pótlásra nincs alkalmas ember a cégnél, lehetőség van külső helyettesítésre is kölcsönzött munkaerővel vagy határozott időre szóló alkalmazással. Már ezen a nyáron egyszerűbb szabályokkal lehet alkalmi munkásokat foglalkoztatni egyszerűsített foglalkoztatás keretében, mivel a munkáltatóknak kevesebb adminisztrációval kell számolniuk.
