Kép: SXC

Magyarországon egy sor formai szabály létezik a számla kibocsátására, és ezeket további tévhitek (pl. a számla aláírása) súlyosbítják, amelyeket az adóhatóság gyakran érthetetlen túlírásai, jogi bikkfanyelvű magyarázatai se hagynak megváltozni. Az elektronikus számlázással is ez a helyet. Az adóhatóság 2005-ben egy rémisztő kontírozási irányelvvel vágta haza (ezt 2009-ben korrigálták), majd 2013-ban igyekezett finoman akadályozni a digitális aláírás nélküli e-számlák terjedését, azzal, hogy összekombinálta a szabályozást az eredet hitelességének elveivel és más nem adózási előírásokkal – írja partnerünk, a Vállalkozás Okosan blog.

Ugyanakkor a NAV Ügyfélkapcsolati és Tájékoztatási Főosztálya a 2007/1-es iránymutatásával szemben már évek óta beismerte, hogy papír alapon létező számláknál „útközben” lehet egy PDF állomány is. Ez azt is jelenti, hogy a PDF formátumban létező számla egy e-mailben továbbítható, vagy egy felületről a letöltése engedélyezhető. A számla ebben a formátumban is hiteles, az nem igényli, hogy elektronikus aláírással ellátva tárolják. Ennek két oka van. Az első igencsak prózai: az elektronikus formában létező PDF számla bármikor kinyomtatható, és így papír alapon is hiteles dokumentuma a teljesítésnek.

A másik indok már jóval bonyolultabb. Létezik egy még hatályos 114/2007-es GKM rendelet, amely előírja az elektronikus dokumentumok „tárolási” szabályait. A rendelethez kapcsolódó jogértelmezések abból indulnak ki, hogy akár egyetlen elektronikusan megőrzött „sima” PDF számla kapcsán a GKM rendelet előírásai szerint „akkreditált szervezet” tanúsítványa szükséges. Rejtélyes, hogy az adózás és a megőrzés ezen a téren hogyan függ össze. Ráadásul a GKM rendeletre nem az áfatörvény adott felhatalmazást, így a közösségi irányelvben nem is szereplő előírásokat összemossa az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó más irányú iratmegőrzés szabályaival. A Nemzetgazdasági Minisztérium is többször kifejtette, hogy kizárólag az adójogi előírások bírnak relevanciával adózási szakkérdésekben, így a GKM rendelet nem játszhat szerepet. Az EU szakértői továbbra se engedik meg, hogy a megőrzésre olyan szabályozást hozhasson létre a tagállam, ami meghaladja a kibocsátáskori elvárásokat. Mégis makacsul tartja magát az a trend, hogy egy számlázószoftverből származó PDF állomány nem lehet számla, amíg azt nem látják el legalább egy fokozott biztonságú elektronikus aláírással. Mindez természetesen nem kis hasznot jelentő üzletet is takar.

Van itt egy másik idejétmúlt rendelet is, a 46/2007-es PM rendelet. A probléma ezzel a rendelettel ott van, hogy a tagállam előírhatja (és Magyarország hát persze, hogy előírta!), hogy a számlákat – akár hitelességét és tartalmának sértetlenségét biztosító adatokat is – abban a formájukban őrizzék meg, amelyben küldték vagy rendelkezésre bocsátották azokat, de a magyar szabályozásban a 46/2007 PM rendelet egészen másról szól! A rendelet 2. számú mellékletében ugyanis az szerepel, hogy mik az „elektronikus számlakibocsátás esetén az adóhatóság által elfogadott formátumok”. Az EU szakértői szerint a számla elektronikus formátumának típusa nem is lényeges, csak az, hogy a számla a kibocsátáskor és a megérkezéskor elektronikus formátumú legyen. Ez lehetővé teszi, hogy az elektronikus számlákat egy adott formátumban küldjék el és kapják meg, majd azokat más formátumba konvertálják. Méghozzá szabadon! Így nem is lehetne szó „formátumokról”, mégis a NAV jelenleg úgy fog eljárni, hogy csak a rendeletben szereplő formátumokat fogadja el, amit viszont jogalap nélkül meghozott, EU irányelvvel ütköző alacsonyabb rendű jogszabályra alapozza.

A NAV legutóbbi állásfoglalása szerint valóban nem elvárás az e-számlát használóktól az elektronikus aláírás, de nincs jobb, ha az archiválási törvénynek is meg akar felelni a vállalkozás. Ha a szállító nem így küldi a számlát, jobb ha papíron is elkérik a cégek.