Rutinfeladatnak tűnik, sokan mégsem csinálják

A legtöbb vállalkozó számára furcsának tűnhet, de sok cégvezető társuk nem, vagy csak ímmel-ámmal végeztet leltárat. A kifogások palettája elég széles: nincs rá időnk, nem IT támogatás (nincs raktár rendszerük), a kollégákat az évvégi hajtás után inkább szabadságra küldjük, nem tudunk napokig leállni stb.

Ezekben a cégekben a leltár csak egy formalitás, pedig óriási kockázat, ha nincs valós kontroll a készletek mennyisége felett. Egy korábbi cikkünkben már szó volt Ervinről, az előzékeny ügyfélreferensről, aki a beszerzéstől a kiszállításig mindent maga intézett. Ezért szerették a vevők is és a főnöke is. Mígnem kiderült, hogy a forgalom egy jelentős részét az időközben alapított saját vállalkozásából számlázta ki, miközben a beszerzések számláit a munkahelye állta. Mindezzel azért nem bukott meg legkésőbb évvégén, mert Imre, a cégtulajdonos az előbb említett kifogásokkal hagyta magát meggyőzni arról, hogy még évvégén sem tudnak leltározni, és egyébként is, az csak felesleges pepecselés.

Az évvégi leltár tehát alapvető fontosságú, a cégek többsége rutinfeladatként el is végzi. De attól, hogy történik valami, legalábbis messziről és hunyorítva leltárnak tűnő tevékenység, még egyáltalán nem biztos, hogy egy kicsit is jobban végiggondolt visszaélés napvilágra kerül. A megszokásból, „eddig is így csináltuk és minden oké volt” alapon végzett leltár csak az eseti vagy nagyon bután végrehajtott lopásokat képes feltárni.

Lássuk, hogy mire érdemes figyelni!

A leltár végrehajtásának legfontosabb szabályai

Hogyan érdemes a leltározást végrehajtani, hogy esélyünk legyen ne csak lúzereket, de a fifikásabb vállalati szarkákat is lefüleni? Nézzük sorban, kezdve az előkészítéssel!

Azt már talán mindenki tudja – de ezzel együtt nem árt nyomatékosítani --, hogy a leltárfelvételi íven nem szerepelhet, hogy az adott cikkből mennyi a nyilvántartás szerinti készlet, mennyit „kell” találni ahhoz, hogy hamar végezzünk és mindenki gyorsan hazamehessen.

A következő, még az előkészítéshez tartozó szabály, hogy a leltározást ne a raktárosok végezzék. Persze kézenfekvő lenne, hogy ők írjanak össze mindent, hiszen otthonosan mozognak a raktárban, ők tudják, hogy mi hol van stb. De pont ezért jelentik a legnagyobb kockázatot a készletekre nézve, hiszen ha még arra is számíthatnak, hogy bármilyen készlet eltérés az évvégi leltárkor sem fog kiderülni, mert ők, ha szükséges, el tudják sikálni, akkor nem sok külső visszatartó erő marad a lopások megakadályozására.

Az alapok után nézzük a haladó trükköket és az azok ellen védekezést.

A készlethiány tudatos „eltüntetésének” egyik legelterjedtebb módja, ha ugyanazt a tényleges készletet, vagy legalábbis egy részét kétszer számolják meg. A sztori ilyenkor az szokott lenni, hogy „találtak még belőle” az üzemben, egy másik raktárban, az udvaron stb. Ehhez esetenként tényleges anyagmozgatás is történik, ezért fontos, hogy a leltár idejére lehetőleg minden készletmozgás, anyagmozgatás legyen megtiltva. Annak érdekében, hogy ennek betartása garantálható legyen, célszerű azt is előírni, hogy a leltárt végzőkön kívül más ne tartózkodjon a telephelyen, vagy legalábbis azokon területeken, ahogy a cikkek megfordulhatnak. Mindezt érdemes azzal is kiegészíteni, hogy a tényleges és felügyelt leltározási műszakon kívül a leltárban egyébként részt vevők se maradjanak a telephelyen.

Ha leltárt papíron veszik fel, akkor az íveket is célszerű elzárva tartani és csak a tényleges számolás és rögzítés idejére a munkatársaknak kiadni. A napokig a raktár különböző pontjain feltűnő és követhetetlen kezekben megforduló leltárívek hitelessége kérdéses lehet.

Biztos, hogy az kerül be a rendszerbe, ami az íven van?

A leltározás következő neuralgikus pontja az ívekre kézzel felírt mennyiségek rögzítése a raktár rendszer vagy modul leltár funkciójába. A visszaélések kockázatát első lépésben azzal lehet csökkenteni, ha itt is alkalmazzuk a szerepkörök szétválasztásának elvét, vagyis ne azok vigyék be az adatokat az ívekről, akik a számolásban részt vettek. A feladatok megosztása akár minden évben sorsolással is történhet: ki jön számolni, ki jön rögzíteni.

A leltár adatok rögzítésénél is fontos kontroll a négy szem elv, tehát hogy jóváhagyás előtt egy másiik (nem a rögzítést végző) kolléga ellenőrizze a bevitt adatok helyességét. Ha sok adatot kell gyorsan, időnyomás alatt rögzíteni, akkor szándékosság nélkül is könnyű hibázni. (Az egyik leggyakoribb adatrögzítési hiba a számjegyek felcserélése.)

A számítógépes rendszerbe történő rögzítésnél a másik kritikus, de a legtöbb esetben teljesen figyelmen kívül hagyott szempont, hogy csak az kerüljön be a rendszerbe, amiről készült leltárfelvételi ív. Mert a pontos leltárhoz nem elég, ha az íven szereplő számok pontosan lesznek berögzítve, az is fontos, hogy – akármilyen ürüggyel – ne lehessen további mennyiségeket berögzíteni. A teljes leltár mennyiségi jóváhagyása előtt nem csak az ív alapján érdemes ellenőrizni a bevitt adatokat, hanem fordítva is: csak azt vitték be a rendszerbe, amit az íveken szerepel.

Ha maga a leltár felvétele valamilyen IT eszköz segítségével történik (vonalkód, tablet), akkor a gyenge pont az rögzített adatok utaztatása, vagyis hogy kinek a kezén mehet át maga a rögzített adatokat tartalmazó állomány, mire bekerül a raktár/készlet modulba. Tehát önmagában az, hogy nem kézzel, leltári ívre történik az adatfelvétel, még nem garancia arra, hogy az adatok érintetlenül érkeznek meg a központi rendszerbe. Az utólagos manuális rögzítés („Ebből találtunk még, Főnök!”) ebben az esetben is előfordulhat.

Miről árulkodik a raktár vagy készlet modul?

A leltár jóváhagyása előtt, illetve röviddel utána érdemes egy pillatást vetni a raktár/készlet modulra, a változatlannak hitt paraméterekre és a raktári mozgásokra.

Amit érdemes keresni: furcsa tranzakciók a leltár előtti és utáni időszakban, amelyekkel a nyilvántartás szerinti készletet a leltár idejére a valódihoz lehet igazítani, majd visszakorrigálni: fiktív beszállítás, selejtezés, áttárolás, visszáru stb.

Leltártól függetlenül is, de ebben az időszakban különösen érdemes feltenni az olyan, elsőre abszurdnak tűnő kérdéseket, hogy például egy fiktív raktár vagy telephely létezése honnan derülne ki? Olyan raktárról vagy telephelyről van szó, amely a valóságban nem létezik, csak a rendszerben. Hogy a cégvezető tudomása szerint kinek lenne jogosultsága egy ilyet létrehozni, arra ilyenkor nem érdemes hagyatkozni: meg kell nézni a rendszerben. Az ilyen fiktív raktárak, telephelyek kiváló lehetőséget adnak arra, hogy a cégből ellopott készletet a leltározás folyamat közben ott felleljék, és akár a teljes leltározási folyamatot megkerülve – hiszen a „II-es raktár” létezésével senki sem számol – a hiányzó mennyiségeket ott szerepeltessék.

Bár a leltározás a legtöbb cégben rutinfeladat, az előzőekben leírt apróságok miatt mégis megéri odafigyelni az apró részletekre, mert tízmilliós veszteségeket lehet megelőzni, ha a legalább évenként egy alkalommal elvégzett leltárt fegyelmezetten és zárt folyamatban végezteti el a cégvezető.

A belső visszaélések megelőzéséről további hasznos információkat itt talál: www.tolvajacegedben.hu

Róth Dénes

A cikksorozat előző részei:

• Tolvaj a cégedben – vállalati szarkák a járvány után
• A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (I. rész) 
• A céges belső lopások árulkodó jelei – a 7 leggyakoribb, leleplező viselkedési forma (II. rész)
• Eső előtt köpönyeg – hogyan lehet már felvétel előtt kiszűrni a potenciálisan enyves kezű leendő alkalmazottakat?