Az adómentes értékesítés egyik feltétele, hogy a termék feladása belföldről más tagállamba kerüljön, vagyis a termék az értékesítés következményeként – igazoltan – más tagállamba jusson el. (A többi feltételről itt olvashat.) Ha az eladó nem tudja hitelt érdemlő módon igazolni a másik tagállamba való elfuvarozás tényét, a NAV az ügylet adómentességét megtagadhatja, és az értékesítést adóköteles belföldi értékesítésnek minősítheti, ami az (általános áfakulcs szerint 27 százalék mértékű) adóhiány megállapításán felül további szankciókat (mulasztási bírság és késedelmi pótlék) von maga után.
Ennek megoldására az eladó a vevővel történő szerződéskötés során egyik szerződési feltételként rögzíti a fuvar- és/vagy egyéb okmányok visszajuttatását illetve, az általános forgalmi adó összegének megfelelő óvadékot kérhet a vevőjétől arra az esetre, ha az okmányokat nem kapja vissza időben. Hasonlóképpen célszerű eljárni más, a vevőtől, illetve harmadik személytől származó igazolás esetén is. A kérdéskört érintően megjegyzendő, hogy az Európai Unió más tagállamainak adóhatóságai is hasonló gyakorlatot alakítottak ki, ez a tájékoztatás más tagállamok adóhatóságai részéről közzétett - mindenki által hozzáférhető - állásfoglalások, tájékoztatók alapulvételével született.
A kiegészítő kereskedelmi és egyéb igazolások elősegítik a kiléptetés tényének igazolását, de nem helyettesítik a hitelt érdemlő bizonyítékokat. A kiegészítő kereskedelmi és egyéb igazolások önmagukban csak különösen indokolt esetben szolgálhatnak a kivitelt hitelt érdemlő módon igazoló dokumentumnak.
A kiegészítő igazolások az alábbiak lehetnek:
a) a vevő megrendelése (melyen a célállomás is szerepel), illetve a vevő által érkeztetett szállítólevél, esetenként a vevő továbbértékesítési bizonylata,
b) a felek közötti szerződések,
c) az adóalanyok közötti levelezés,
d) a számla másolata,
e) a teljesítési igazolás,
f) a vevő átvételi nyilatkozata,g) a rakományjegyzék,
h) amennyiben a kereskedelmi gyakorlatban normális körülmények között ez szokásos, a szállítmány biztosítása,
i) a pénzügyi teljesítés igazolása (banki bizonylatok),
j) amennyiben az adott szektorban közismerten előforduló adócsalási kockázatok miatt ez indokolt (pl. számítástechnikai alkatrész-kereskedelem), a vevő megbízhatóságának,
teljesítőképességének valószínűsítésére irányuló dokumentáció,
k) ha közúton viszik az árut, a gépjármű rendszáma,
l) ha konténerben szállítják, a konténer száma,
m) ha az eladó saját fuvareszközével viszi ki a terméket:
- saját menetlevele,
- az eladó cégen belüli írásbeli felszólítása a szállításra,
- a vevő által kiállított átvételi elismervény,
- útnyilvántartás,
- külföldi tankolás bizonylata, autópálya- illetve autóút-díj megfizetését igazoló számla, kompjegy
- írásbeli megrendelés a vevőtől, amelyen a vevő neve, címe, adószáma és a célállomás is szerepel,
- a gépjármű rendszáma.
- a független fuvarozó cégek menetlevelei
- a fuvarozást végző gépkocsivezető nyilatkozata az áru kiszállítására vonatkozóan
- a TIR engedéllyel rendelkező kamion GPS rendszerben rögzített, internetről letöltött és kinyomtatott (az adóhatóság által is letölthető és kinyomtatható) útvonala
- másik tagállam adóhatóságának a szállító eszközre kivetett különféle (a magyar súlyadóval azonos tartalmú) adó megfizetését igazoló iratai
- külföldi tankolás bizonylata, autópálya- illetve autóút-díj megfizetését igazoló számla, kompjegy
- a határátlépésnél a Magyar Közút Kht. tengelysúly mérő állomás hatósági mérlegelési jegye
- vasúton történő szállítás esetén MÁV által kiállított bizonylat
- postai vagy csomagküldő szolgáltatók által kiállított bizonylat
