„Jelenléti ív” versus munkaidő-nyilvántartás
Az első „klasszikus” hiba, hogy jelenléti ívet vezetünk. Ugyanis nem a munkavállaló jelenlétét, hanem a munkaidejét kell nyilvántartani. Ez azt jelenti, hogy ha a munkavállaló a beosztása szerint pl. nyolc órakor kezdi meg a munkáját, akkor ezt az adatot kell nyilvántartani, és nem azt, hogy mikor ért be a munkahelyére – pl. 7.52-kor.
Ha az érkezés idejét tartjuk nyilván, és mást nem, akkor könnyen előállhat az a helyzet, hogy a hatóság ezt fogja a munkavégzés kezdetének tekinteni – és mivel beosztáson kívüli időről van szó, rendkívüli munkavégzésnek. A másik ezzel kapcsolatos probléma, hogy önmagában a jelenlét nyilvántartása már csak azért sem felel meg a törvényi követelményeknek, mivel abból nem derül ki a munkavégzés jogcíme, azaz hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőben végzi-e a munkát a munkavállaló – hívta fel a figyelmet Dr. Fodor T. Gábor ügyvéd, munkajogász, a HR Portálon megjelent szakértői cikkében.
Idetartozó kérdés, hogy az egyöntetű bírói gyakorlat alapján önmagában a munkahelyen tartózkodás nem minősül munkaidőnek, hiszen a munkavállaló a munkahelyen a munkavégzésen túl számos egyéb tevékenységet is végezhet – pl. csocsózhat, vagy lóghat a közösségi oldalakon.
A másik oldalról munkahelyen kívül is lehet munkát végezni – pl. üzleti találkozót lebonyolítani.
Mindez különösen akkor jelent nagy problémát, ha a munkáltató külön munkaidő-nyilvántartást nem vezet, hanem a munkaidő-nyilvántartást a beléptető rendszer adataira alapozza. Nyilvánvaló, hogy az ilyen gyakorlat nem megfelelő a törvényi előírások szempontjából.
A következő általánosan felmerülő probléma a munkaidő-nyilvántartás naprakészségében van.
A naprakészség, mint a neve is mutatja, azt az elvet jelenti, hogy a munkaidő-nyilvántartásnak az adott napra vonatkozó adatokat tartalmaznia kell – tehát nem jogszerű a munkaidő-nyilvántartás hó végén történő kitöltése. Ugyanakkor a hatóság részéről nemegyszer találkozunk a naprakészség fogalmának túl szigorú értelmezésével – egy esetben a hatóság azért rótta meg a munkáltatót, mert az első munkanapját töltő munkavállaló munkaidejének kezdete 10 perccel munkakezdés után nem volt feltüntetve a munkaidő-nyilvántartáson. Véleményem szerint ez a hatósági jogértelmezés túl szigorú – a nyilvántartásnak napra késznek, és nem percre késznek kell lennie. Ezt a véleményemet a bírói gyakorlat is megerősíti egyébként.
Kinek kell vezetnie a munkaidő-nyilvántartást?
Formailag a munkáltatónak kell a munkaidő-nyilvántartás vezetéséről gondoskodnia. Elvileg olyan előírás sincs, hogy a munkavállalónak a munkaidő-nyilvántartást alá kellene írnia. Azonban a gyakorlatban ez az elvárás mégis érvényesül, figyelemmel arra, hogy a munkaidő-nyilvántartásnak hitelesnek is kell lennie. A hitelesség legegyszerűbben a munkavállaló aláírásával, tehát igazolásával biztosítható. Mivel ugyanakkor nincs formai elvárás a munkaidő-nyilvántartással kapcsolatban, ezért ha a hitelesség más módon biztosítható, a munkavállaló aláírása nem kötelező tartalmi eleme a munkaidő-nyilvántartásnak.
Nincs annak akadálya, hogy a munkaidő elektronikus módon legyen nyilvántartva. Azonban az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is meg kell felelnie a törvényi elvárásoknak, ideértve az ismertetett elvárásokat is. És ez a gyakorlatban problémákat szokott okozni.
Munkaidő-beosztás és munkaidő-nyilvántartás együtt.
Az Mt. 134. § (2) és (3) bekezdése értelmében „A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is”. Azonban az új Mt. alapján, a korábbi gyakorlattól eltérően, a rendes és rendkívüli munkaidő-nyilvántartása „az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető”.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy amikor a munkavállaló a munkaidő-beosztásától eltérően végez munkát, azt a munkáltató külön feljegyzi/rávezeti a munkaidő-nyilvántartásra az adott napon, majd csak a hónap végén íratja alá a munkavállalóval az egész havi munkaidő-nyilvántartást. Itt is fontos kihangsúlyozni, hogy a beosztástól eltérő munkavégzés kezdő és befejező időpontját, valamint a ledolgozott órák számát fel kell tüntetni. Ezzel jelentősen megkönnyebbül a munkáltató adminisztrációs kötelezettsége, mivel elegendő az eltérések feljegyzése, és így is teljesül a naprakészség követelménye, feltéve, hogy a munkáltató a munkaidő-nyilvántartásnak ezt a módját választja.
