Egy jól menő vállalkozás minden munkatársa pontosan tudja, hogy mi a dolga. Az eredményes működéshez legalábbis ez lenne az egyik legfontosabb alapfeltétel. Ahhoz viszont, hogy minden munkavállalónk tökéletesen képben legyen a saját területével, rengeteg információra van szüksége. Muszáj a konkrét feladatokat és felelősségeket nevén nevezni és részletesen kibontani számunkra.
„Láttam valahol leírva”
A HR-esek igyekeznek a munkaköri leírásba és a munkaszerződésbe minél több lényeges elemet beépíteni. A minőségügyi megbízott pedig a munkafolyamatokat látja, és azoknak megfelelve egészíti ki a szabályzatokat. Vagyis minden fontos információ, ami a munkánkat érinti, megtalálható valahol, valamilyen dokumentumban. A bökkenő ott van, hogy ezek többnyire teljesen külön életet élnek.
A munkaköri leírás a legtöbb cégnél teljesen másról szól, mint amiről kellene. Sokszor csak a feladatok ömlesztett felsorolását tartalmazza. Ráadásul a munkavállalónak nincs is igazán beleszólása. Bevett gyakorlat, hogy a dolgozókkal mindenféle ad hoc teendőt végeztetnek, arra hivatkozva, hogy a témához kapcsolódó feladatról van szó. Ugyanez megfordítva is igaz. Ha egy munkatárs nemszeretem feladattal találkozik, ami nincs külön kiemelve a munkakörijében, megtámogathatja a tiltakozását azzal, hogy ez nem az ő dolga, hiszen sehol nincs leírva.
Itiner munkakezdéshez
A munkaköri leírásban valójában nem szükséges az apróbb lépéseket felsorolni. Elég lenne összefoglalóan megnevezni a feladatcsoportokat és további oldalak helyett inkább a kapcsolódó szabályzatokban részletezni az egyes feladatokat.
Kép:sxc
Annál is inkább, mivel egy vállalkozásnak folyamatosan alkalmazkodnia kell külső és belső változásokhoz. Ha egy folyamatban egy fontos lépés megváltozik, az továbbiakat generál és előfordulhat, hogy akár több ember munkaköri leírását is módosítani kellene emiatt. Túlrészletezett tartalom esetén ez jelentős pluszmunkával jár. Gyakori hiba, hogy szabvány-, törvény-, vagy rendelethivatkozást tesznek a dokumentumba. Így amikor változik a rendelet, vagy már más az irányadó, akkor újra kell gyártani az összes papírt, aminek már a gondolata is rémisztően hat. Míg ha a munkafolyamatok részletezését a szabályzatokban kezeljük, akkor elég csupán a kapcsolódó anyagot átfogalmazni, másutt pedig legfeljebb az utalásokat frissíteni.
Itt találja jogász szakértőnk tippjeit, mit az, amit ne hagyjunk ki a munkaköri leírásból.
Ahány ház, annyi munkaköri?
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján a szerződésnek a munkába állás első napjára el kell készülnie. A munkáltató pedig legkésőbb a munkaviszony kezdetétől számított tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról. Tartalmilag és formailag viszont semmilyen előírás nincs. Ezért is fordulhat elő, hogy ahány ház, annyiféle papírral találkozunk.
Legkésőbb tehát a 15. napon a munkatárs kézhez kapja a munkakörijét. Viszont sokszor még hetekig bolyong az útvesztőben, mert nem ismeri a szervezetet. Arról nem is beszélve, ha több vállalkozás dolgozik együtt, mert akkor még több idő, mire kideríti, ki hová kapcsolódik. Ráadásul nagyon sokszor a munkaszerződésben megjelölt és a munkaköri leírásban részletezett pozíció nem is ugyanazt takarja. Elcsúszások vannak, néha még a megnevezés sem stimmel.
Gyakran találkozunk a következő utalással is: „egyéb kapcsolódó feladatok, amellyel a feletteses vezető megbízza”. Ezt válthatják ki a szabályzatok, amelyek pontosan körülhatárolják, mi az a terület, ahol az adott munkatárs egyéb feladatot végezhet. A munkavállaló számára egyfajta biztonság, hogy nem kaphat olyan feladatot, ami nem tartozik a munkaköréhez. Azokat viszont köteles elvégezni, amelyeket a megállapodás aláírásával elvállalt.
A konkrétumok tárhelye
A szabályzatok tehát lehetővé teszik, hogy a részletezést itt tegyük meg, ezáltal a munkaköri elkészítése és naprakészen tartása lényegesen egyszerűbbé válik. A folyamatábrák legnagyobb értéke, hogy konkrétan megmutatják az egyes lépéseket. Egyértelművé teszik az egyes folyamatok célját. Sorra veszik a feladatokat, hatásköröket, döntési pontokat és jogköröket, a különböző fázisok adminisztrációs kötelezettségeit. Mindez megkönnyíti, hogy az adott személy a megfelelő kontextusba helyezze saját munkáját.
A munkavállalók azonban sok esetben nem tudják, hogy milyen szabályzat vonatkozik rájuk. Ezért is lenne nagy szükség a rendszeres tréningre, oktatásra. A leghatékonyabb megoldás, ha évente legalább egyszer megtörténik a munkaterületekhez kapcsolódó célzott oktatás.
Fordítsuk meg!
Ha a működés irányításához szabályzatokat alkalmaz a vállalkozás, célszerű ezeket a dokumentumokat venni a munkaköri leírások alapjául. Ideálisan tehát nem munkaköri leírásból indulunk, hanem éppen az lesz a kivonat, a többi dokumentum összefoglalása, vagyis az eredmény.
Ha a munkaköri leírást nem csupán formaságként kezeljük, amit letudunk a belépésnél, hanem a tényleges működésre épülő, valódi munkaeszközként, segédletként alkalmazzuk, akkor két legyet ütünk egy csapásra. A munkavállaló képbe kerül, hol van, mit fog csinálni, hol helyezkedik el az egész működésben, illetve a munkavégzésével hogyan járul hozzá a vállalat eredményességéhez. A munkáltató pedig egyértelműen kezelhető, átlátható folyamatokat, letisztázott képet kap.
Maros Krisztina tanácsadó, p2m Consulting
