"Ez is az én dolgom? Hol van ez leírva?"

Egy általános munkaköri leírás körülbelül két oldal. Megjelöli a feladatköröket, a munkaterületet, de a mindennapi munkavégzéshez nem ad támpontokat, hiszen nem ez a célja. Nem készítünk 8-10 oldalas munkaköröket minden részfeladat részletezésével. Ez rendben is van, de munkavégzés közben aztán jönnek a kérdések: Ezt is nekem kellett volna megcsinálnom? Az nem valaki máshoz tartozik? Én azt hittem… Nekem nem mondta senki… Hol van ez leírva?!... Itt kerülnek a képbe a szabályzatok, mint az „egyéb apró dolgok” tárhelyei, ahol részletesen megjelenik, hogy az egyes pontokon kinek mi a feladata és felelőssége.

NIS2: rohamosan közeleg a határidő, kerülje el a bírságot!
Mit jelent a gyakorlatban a NIS2 a vállalkozások számára?
Hogyan válasszunk szolgáltatót a megfelelőség biztosításához?
Milyen eszközökkel lehet erősíteni a védelmet és mit kell tenni, ha támadás ért minket?

NIS2 újratöltve - IT-biztonság a gyakorlatban

2024. június 18.

Részletek és jelentkezés itt!

Egy jól menő vállalkozás minden munkatársa pontosan tudja, hogy mi a dolga. Az eredményes működéshez legalábbis ez lenne az egyik legfontosabb alapfeltétel. Ahhoz viszont, hogy minden munkavállalónk tökéletesen képben legyen a saját területével, rengeteg információra van szüksége. Muszáj a konkrét feladatokat és felelősségeket nevén nevezni és részletesen kibontani számunkra.

„Láttam valahol leírva”

A HR-esek igyekeznek a munkaköri leírásba és a munkaszerződésbe minél több lényeges elemet beépíteni. A minőségügyi megbízott pedig a munkafolyamatokat látja, és azoknak megfelelve egészíti ki a szabályzatokat. Vagyis minden fontos információ, ami a munkánkat érinti, megtalálható valahol, valamilyen dokumentumban. A bökkenő ott van, hogy ezek többnyire teljesen külön életet élnek.

Minden fontos információ, ami a munkánkat érinti, megtalálható valamilyen dokumentumban. Csak sajnos ezek többnyire teljesen külön életet élnek
Ha egy vezető közvetlenül maga mellé szeretne valakit felvenni, rendszerint meg is kapja hozzá a lehetőséget, hogy a munkaköri leírást saját maga állítsa össze. Gyakran előfordul azonban, hogy a szabályzatokat, amelyek az adott területhez készültek, nem ismeri elég pontosan. Így aztán a két dokumentum sokszor még köszönőviszonyban sincs egymással.

A munkaköri leírás a legtöbb cégnél teljesen másról szól, mint amiről kellene. Sokszor csak a feladatok ömlesztett felsorolását tartalmazza. Ráadásul a munkavállalónak nincs is igazán beleszólása. Bevett gyakorlat, hogy a dolgozókkal mindenféle ad hoc teendőt végeztetnek, arra hivatkozva, hogy a témához kapcsolódó feladatról van szó. Ugyanez megfordítva is igaz. Ha egy munkatárs nemszeretem feladattal találkozik, ami nincs külön kiemelve a munkakörijében, megtámogathatja a tiltakozását azzal, hogy ez nem az ő dolga, hiszen sehol nincs leírva.

Itiner munkakezdéshez

A munkaköri leírásban valójában nem szükséges az apróbb lépéseket felsorolni. Elég lenne összefoglalóan megnevezni a feladatcsoportokat és további oldalak helyett inkább a kapcsolódó szabályzatokban részletezni az egyes feladatokat.

Egy könyv? Na ne...
Kép:sxc

Annál is inkább, mivel egy vállalkozásnak folyamatosan alkalmazkodnia kell külső és belső változásokhoz. Ha egy folyamatban egy fontos lépés megváltozik, az továbbiakat generál és előfordulhat, hogy akár több ember munkaköri leírását is módosítani kellene emiatt. Túlrészletezett tartalom esetén ez jelentős pluszmunkával jár. Gyakori hiba, hogy szabvány-, törvény-, vagy rendelethivatkozást tesznek a dokumentumba. Így amikor változik a rendelet, vagy már más az irányadó, akkor újra kell gyártani az összes papírt, aminek már a gondolata is rémisztően hat. Míg ha a munkafolyamatok részletezését a szabályzatokban kezeljük, akkor elég csupán a kapcsolódó anyagot átfogalmazni, másutt pedig legfeljebb az utalásokat frissíteni.

A munkaköri leírásból a kolléga látja, a munkaköre hol helyezkedik el a szervezetben, melyek a közvetlen kapcsolódási pontjai, kihez fordulhat, mik a legfontosabb paraméterei a munkavégzésének
A munkaköri leírás célszerűen tehát csak a legfontosabb feladatokra terjed ki. A legjobb megoldás, ha mintegy „itinerként” működik, amit a belépő munkatárs a céghez érkezésekor kézhez kap. Amint végigolvassa, egyértelműen látja, hogy a munkaköre hol helyezkedik el a szervezetben, melyek a közvetlen kapcsolódási pontjai, kihez fordulhat, mik a legfontosabb paraméterei a munkavégzésének. Vagyis egy útmutatót kap, ami segít eligazodni és mankót jelent a munkakörbe helyezkedésben.

Itt találja jogász szakértőnk tippjeit, mit az, amit ne hagyjunk ki a munkaköri leírásból.

Ahány ház, annyi munkaköri?

A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján a szerződésnek a munkába állás első napjára el kell készülnie. A munkáltató pedig legkésőbb a munkaviszony kezdetétől számított tizenöt napon belül írásban tájékoztatja a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról. Tartalmilag és formailag viszont semmilyen előírás nincs. Ezért is fordulhat elő, hogy ahány ház, annyiféle papírral találkozunk.

Legkésőbb tehát a 15. napon a munkatárs kézhez kapja a munkakörijét. Viszont sokszor még hetekig bolyong az útvesztőben, mert nem ismeri a szervezetet. Arról nem is beszélve, ha több vállalkozás dolgozik együtt, mert akkor még több idő, mire kideríti, ki hová kapcsolódik. Ráadásul nagyon sokszor a munkaszerződésben megjelölt és a munkaköri leírásban részletezett pozíció nem is ugyanazt takarja. Elcsúszások vannak, néha még a megnevezés sem stimmel.

Gyakran találkozunk a következő utalással is: „egyéb kapcsolódó feladatok, amellyel a feletteses vezető megbízza”. Ezt válthatják ki a szabályzatok, amelyek pontosan körülhatárolják, mi az a terület, ahol az adott munkatárs egyéb feladatot végezhet. A munkavállaló számára egyfajta biztonság, hogy nem kaphat olyan feladatot, ami nem tartozik a munkaköréhez. Azokat viszont köteles elvégezni, amelyeket a megállapodás aláírásával elvállalt.

A konkrétumok tárhelye

A szabályzatok tehát lehetővé teszik, hogy a részletezést itt tegyük meg, ezáltal a munkaköri elkészítése és naprakészen tartása lényegesen egyszerűbbé válik. A folyamatábrák legnagyobb értéke, hogy konkrétan megmutatják az egyes lépéseket. Egyértelművé teszik az egyes folyamatok célját. Sorra veszik a feladatokat, hatásköröket, döntési pontokat és jogköröket, a különböző fázisok adminisztrációs kötelezettségeit. Mindez megkönnyíti, hogy az adott személy a megfelelő kontextusba helyezze saját munkáját.

A munkavállalók azonban sok esetben nem tudják, hogy milyen szabályzat vonatkozik rájuk. Ezért is lenne nagy szükség a rendszeres tréningre, oktatásra. A leghatékonyabb megoldás, ha évente legalább egyszer megtörténik a munkaterületekhez kapcsolódó célzott oktatás.

Fordítsuk meg!

Ha a működés irányításához szabályzatokat alkalmaz a vállalkozás, célszerű ezeket a dokumentumokat venni a munkaköri leírások alapjául. Ideálisan tehát nem munkaköri leírásból indulunk, hanem éppen az lesz a kivonat, a többi dokumentum összefoglalása, vagyis az eredmény.

Ha a munkaköri leírást nem csupán formaságként kezeljük, amit letudunk a belépésnél, hanem a tényleges működésre épülő, valódi munkaeszközként, segédletként alkalmazzuk, akkor két legyet ütünk egy csapásra. A munkavállaló képbe kerül, hol van, mit fog csinálni, hol helyezkedik el az egész működésben, illetve a munkavégzésével hogyan járul hozzá a vállalat eredményességéhez. A munkáltató pedig egyértelműen kezelhető, átlátható folyamatokat, letisztázott képet kap.

Maros Krisztina tanácsadó, p2m Consulting

Véleményvezér

Magyar Péter szerint választási csalás történt a külföldön élő magyarok szavazataival

Magyar Péter szerint választási csalás történt a külföldön élő magyarok szavazataival 

Valami bűzlik Dániában mondaná Shakespeare.
Orbán Viktor kormányzása óta nagyot zuhantak a magyar nyugdíjak GDP arányosan nézve

Orbán Viktor kormányzása óta nagyot zuhantak a magyar nyugdíjak GDP arányosan nézve 

Mennyire becsüljük meg nyugdíjasainkat?
Megbukott a lombkorona nélküli lombkoronasétányt építő polgármester

Megbukott a lombkorona nélküli lombkoronasétányt építő polgármester 

A vidéket még mindig a Fidesz uralja.
Hatalmas adóemelésre készül Putyin

Hatalmas adóemelésre készül Putyin 

Fogy Moszkva pénze, jön tehát a hadisarc.
A Brexit rajongók azt ígérték, csökkentik a bevándorlást, ehhez képest fordítva történt

A Brexit rajongók azt ígérték, csökkentik a bevándorlást, ehhez képest fordítva történt 

Az Egyesült Királyság gazdasága mindig is a világ egyik legliberálisabb területe volt, úgy akartak szigorítani, hogy ezen az elven nem változtattak. Meg is lett az eredmény.
Háromszoros áron vettük meg a repteret a görögökhöz képest

Háromszoros áron vettük meg a repteret a görögökhöz képest 

Ez a vásárlás nem vonul be a magyar államosítások aranykönyvébe.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo