A time management tervezési folyamat, amelynek célja, hogy a rendelkezésre álló időt a lehető leghatékonyabban ossza be, hogy a lehető legtöbb feladatot a lehető legjobb minőségben végezzük el. A hangsúly a „rendelkezésre álló” és a „lehető legtöbb” szavakon van! Ugyanis az időgazdálkodás sem csodaszer, a nap nem lesz több huszonnégy óránál, és a teljesítőképességünk határai sem válnak végtelenné. Tehát elsősorban nem mennyiségi, hanem minőségi változást kell elérni. Hogy folyamatosan megfelelő legyen a minőség, figyelni kell az egyensúlyra az eredmény és az ember között, azaz a termelés és a termelőerő karbantartására.
- Csak az kerüljön a listára, ami tényleg oda való. Az ember olykor igyekszik növelni a tételek számát, hogy látszódjék (magunk és mások számára), milyen elfoglaltak is vagyunk. Pedig ezzel csak értékes időt veszünk el a tényleg fontos feladatoktól.
- Napi szintre bontsuk le a tennivalókat. Egy olyan lista, amelyen az szerepel, hogy „valamikor el kell mennem a tisztítóba”, nem segít semmit.
- Határozzuk meg, hogy hány tétel szerepelhet a napi listánkon.
- Határozzuk meg, hogy egy feladat meddig tolódhat. Ha egy hét alatt sem tudjuk elvégezni, amit hétfőre beterveztünk, gondoljuk át azt a tételt.
- A lista legyen konkrét. A „tető alá hozom a szerződést X. Y.-nal” nem az, az „átküldöm az ajánlatunkat X. Y.-nak ” már kezelhető.
A technológia is segíthet a hatékony időgazdálkodásban, akár ki is iktathatunk néhány feladatot a segítségével. Egy ERP-rendszer képes automatikusan riportokat készíteni, de már azzal is rengeteg időt spórol meg, hogy átláthatóbbá teszi a működést. A leghatékonyabb, ha időgazdálkodásunkat „egy kézben” tartjuk, vagyis olyan szoftvert választunk, amely képes szinkronizálni a több helyről származó információt. Ha a naptár, a to-do-list és a fontos határidőket kezelő dokumentum közösen kezelhető, az nagy segítség. Több (mind fizetős, mind ingyenes) rendszer lehetővé is teszi. A mobil eszközökkel tágabb teret kapunk bizonyos feladatok elvégzésére, de ne gondoljuk, hogy önmagukban segítik a hatékony időgazdálkodást. Sokszor inkább nehezítik, hogy tényleg csak egy dologra koncentráljunk egyszerre.
● Tegyünk különbséget a feladatok között! Mennyire fontosak, mennyire hosszúak, egyedül is el tudjuk-e végezni őket, vagy másokkal kell egyeztetnünk hozzá, mennyire igényelnek komoly agymunkát, és mennyi az általuk termelt nyereség? A kialakult mátrix kijelöli egyes feladatok nem mozdítható időpontját.
● A nagyobb feladatokat osszuk kisebb, átlátható részekre!
● Ha tudjuk, hogy reggel aktívabbak vagyunk, ebéd után viszont legszívesebben bóbiskolnánk, szervezzük ennek megfelelően a napot! Délelőtt jöhet az agymunka oroszlánrésze, későbbre hagyjuk a rutindolgokat. Utóbbiakat két nagyobb elmélyülést igénylő dolog közé is beiktathatjuk. Kellemes felüdülésnek fogjuk érezni egyiket a másik után.
● Igyekezzünk mindig változatosan szervezni a feladatokat, ne csináljuk egész nap ugyanazt! Ne hagyjunk ki olyan napi munkákat (például az e-mailek elolvasását), amelyek másnap pluszterhelést okoznak!
● Jutalmazzuk meg magunkat! Érdemes például pipálni az elvégzett feladatokat a listánkon, jó érzés lesz végignézni rajta! Vagy határozzuk el, hogy ha végeztünk az adott dologgal, tartunk tíz perc szünetet. De nem előbb!
● A legjobb projekt a befejezett projekt. Ezért azokat a feladatokat, amelyek jellegükből adódóan „egy ülésben” elvégezhetők, ne osszuk több részre! Csak az agyunkat terheljük feleslegesen, ha kilépünk, majd vissza kell rázódnunk.
● Egyszerre egy dologra koncentráljunk! Ha már a következő tétel jár a fejünkben a teendők listájáról, vagy közben „fél szemmel” beleolvasunk valamibe, minden kétszer annyi ideig fog tartani. A koncentrálást nagyban segíti a rendezett munkakörnyezet. Érdemes lehet kikapcsolni a felugró értesítéseket és hasonlókat a gépünkön. Majd megnézzük az új levelet, ha eljön az ideje.
● Ha valamit azonnal ki tudnánk pipálni, ne töltsünk vele több időt csak azért, mert még nem járt le a határidő! Tűzzünk ki saját időkeretet az egyes feladatokra. Ha valamiről tudjuk, hogy egy óra alatt megvan és 9-re ütemeztük, 10-re végeznünk kell. Ha nem sikerül, akkor is ugorjunk a következő feladatra. Ha ezt szigorúan csináljuk, sokkal hatékonyabban dolgozunk majd.
