Az előző részben a munkavállalóknak adtunk tanácsokat, mi az az öt csapda, amelyekre ügyelniük kell a munkaköri leírásokban. Most a munkáltatók következnek.

Első csapda: Vezetőként megismerteti az álláskeresőkkel a betölteni tervezett pozíció munkaköri leírását?

Kezdjük azzal, hogy ideális esetben a tényleges feladatokat tartalmazó munkaköri leírással nem a munkaviszony létesítését követően kellene először találkoznia a munkavállalónak. Erre persze azonnal rá lehet vágni, hogy idealisztikus és irreális az elképzelés. Ez nézőpont kérdése, de mindenképpen praktikus és költségkímélő. Márpedig ha vállalati oldalon lehetőség van a költségek csökkentésére, az vezetőként mindenképpen mérlegelést érdemlő szempont.

Míg ugyanis egy álláshirdetés csak nagyvonalakban vázolja, hogy milyen tevékenységre keres a cég új munkatársat, addig a munkaköri leírás teljes körűen kell(ene), hogy tartalmazza a munkavállaló által végzendő, rendszeres feladatokat. Az álláskereső a hangzatosan elnevezett munkakörön túl csak az álláshirdetésben leírtakkal vetheti össze tudását, képességeit, tapasztalatait, és döntheti el, hogy alkalmasnak találja-e magát a feladatra. Persze tudjuk, hogy a munkavállalói optimizmus és önkritika nem ismer határokat, részben ennek is köszönhető, hogy a meghirdetett pozíciók többségére százával érkeznek olyan jelentkezések, amelyek a legalapvetőbb követelményeknek sem felelnek meg.

Munkáltatói oldalon ezeknek az első olvasatra kizárható, egyértelműen alkalmatlan pályázóknak a kiszűrése is jelentős nagyságrendű munkaórát emészt fel feleslegesen a produktivitás teljes hiánya mellett. Akár napokban is mérhető felesleges munkamennyiségtől kímélné meg magát a munkáltató – és egyben az álláskeresés szakaszában lévő munkavállalók helyzetét is megkönnyítené –, ha a megpályázni tervezett munkakörhöz kapcsolódó feladatok már a pályázok számára is ismertek lennének. Az persze érthető, hogy teljes munkaköri leírásokat a vállalatok nem tesznek közszemlére álláshirdetéseken keresztül, ugyanakkor érdemes lenne, és ez mindkét fél érdekét szolgálná, ha az első személyes találkozáskor azt már megosztanák a pályázókkal.

Munkáltatói oldalról ez azért is hasznos, mert a ellátandó feladatok pontos(abb) ismeretében a jelentkezők arra is lehetőséget kapnak, hogy alkalmasságuk megítélése mellett a munkakör iránti motiváltságukat és elkötelezettségüket is mérlegelhessék. Munkáltatóként ugyanis a megfelelő munkavállaló kiválasztásánál a feladatra való alkalmasság mellett legalább annyira fontos szempont a kellő motiváltság megléte is a pályázók részéről.

Kép: SXC

Második csapda: Mennyiben van összhangban cégénél a munkavállalók tudása és tapasztalata a munkaköri leírásokban rögzített feladatokkal?

A munkaköri leírások általában igen részletesen tartalmazzák a munkáltató elvárásait a munkavállaló tevékenységét illetően. Függetlenül attól, hogy ezek napi jelleggel végzett, rendszeres feladatok vagy éppen eseti jelleggel előforduló teendők, a munkavállalónak tudása és tapasztalata alapján képesnek kell lennie azok ellátására. Ez még akkor is jogos munkáltatói elvárás, ha a munkaviszony kezdeti szakasza a betanulás, az át- vagy kiképzés időszakának minősül.

Amennyiben a munkaköri leírást és az abban foglalt konkrét feladatokat a munkavállalóval csak a munkaviszony létesítését követően ismertetik meg, kellemetlen meglepetésként érheti a munkáltatót, hogy a feladatok közt több-kevesebb olyan is szerepel, amelyek a munkavállaló képességét és tapasztalatait meghaladják, vagy éppen attól eltérők. Eltekintve attól a lehetőségtől, hogy elvileg minden feladat megtanulható, ez a helyzet a vállalat szempontjából hatékonysági és lojalitási kérdéseket vet fel. És nem csak az kérdés, hogy a munkavállaló idővel alkalmas lesz-e a feladat elvégzésére, és tudja-e teljesíteni a vele szemben támasztott elvárásokat.

Legalább ennyire fontos a belső motiváltság, vagyis a munkavállaló elkötelezettsége a feladatok és ezzel együtt a vállalat iránt, konkrétan, hogy akarja-e egyáltalán napi jelleggel végezni feladatait. Manapság, amikor a munkahelyi közösség építése tudatos és tervezett, amikor „a munkahely a második otthon és a kollégák a második család” nem csak egy üres frázis, a munkáltatónak sem lehet másodrendű az a szempont, hogy a munkavállaló számára mennyire komfortosak és hozzá közel állók a tőle elvárt, napi jelleggel végzett feladatok.

A vállalat szempontjából csak az a munkavállaló lehet tartósan elkötelezett és hatékony, aki tudásának, tapasztalatának és képességeinek megfelelő feladatokat végez. Éppen ezért a munkáltatónak elemi érdeke, hogy munkaviszony csak olyan munkavállalóval kössön, akinél ezt az összhangot biztosítani tudja, illetve akinél biztosítottnak látja.

Harmadik csapda: Mennyiben fedik cégénél a munkavállalók napi feladatai a munkaköri leírásban foglaltakat?

A munkaköri leírásban rögzített elvárások jó része rendszeres, visszatérő feladat, ugyanakkor gyakran tartalmaznak soha vagy csak igen ritkán jelentkező teendőket. Amennyiben az alkalmi feladatokon túl jelentős eltérés tapasztalható a munkavállaló munkaköri leírásában rögzített és a részére napi rendszerességgel kiadott feladatok között, a munkáltatónak elemi érdeke, hogy mihamarabb tisztázza a kialakult helyzetet.

Azon túl, hogy a munkavállalóval olyan feladatokat végeztetnek napi rendszerességgel, amelyekhez nincs meg teljes egészében a megfelelő tudása és tapasztalata, számos kérdés merülhet fel a munkáltatóban a munkaviszonyt illetően. Miért ad olyan feladatokat a munkavállalónak, amelyek nem szerepelnek munkaköri leírásában? Lehet, hogy nem a legalkalmasabb személyt vette fel a feladatra? Talán nem tudta, hogy pontosan milyen feladatok tartoznak ehhez a munkakörhöz? Esetleg nem tudta pontosan, hogy mit várjon el a leendő munkatárstól? Vagy ami a legrosszabb, nem tudta, hogy kire van szüksége?

Bármelyik kérdésre is legyen igen a válasz, az egyértelművé teszi, hogy ebben a munkaviszonyban a munkáltató nem teremtette meg a munkavállaló hatékonyságát biztosítani hivatott összhangot. Hiszen a munkavállaló pontosan annyira hatékony, amint amennyire a vele szemben támasztott elvárások összhangban vannak tudásával, képességeivel, tapasztalatával és motiváltságával. Ennek hiánya alapjaiban befolyásolja a munkavállaló teljesítményét, ezáltal pedig a vállalat hatékonyságát. Ez azért különösen fontos megállapítás, mivel a munkavállaló nagy valószínűséggel elmarad a munkáltató által elképzelt és elvárt szintű teljesítménytől.

Negyedik csapda: Mennyiben követik cégénél a teljesítményértékelések a munkaköri leírásokban foglaltakat?

A teljesítményértékelés, mint a munkáltatói (vezetői) visszajelzések egyik legfontosabb – és egyben hivatalos, írásbeli – eszköze önmagában is fontos és érdekes kérdéskör, ami egy későbbi bejegyzésnek témája is lesz. Szükséges vele foglalkozni, de nem csak azért, mert a munkaköri leírás mellett a munkavállaló teljesítményét és hatékonyságát biztosítani hivatott rendszer másik meghatározó eleme. Azért is, mert a munkaviszonyokban jelenleg alkalmazott teljesítményértékelési rendszerek és módszerek finoman szólva is távol állnak attól, hogy érdemben értékeljék, és ami még fontosabb, valós képet adjanak a munkavállaló tényleges teljesítményéről.

Hogy miért? Leginkább azért, mert szubjektívak, az értékelt időszakból kiragadnak elemeket, az értékelést végző vezető „emlékeire”, pozitív és negatív benyomásaira, élményeire alapoznak. Ebből következően egy hatékony teljesítményértékelési rendszer ismérvei is körvonalazódnak: az értékelést végző személyes élményeitől és benyomásaitól mentes, az értékelt időszakot teljes egészében felölelő, valamint egy objektív, a munkavállalók összességén egységesen alkalmazott mérési módszerre alapozott.

Ám mindezek önmagukban mit sem érnek, hogy ha az ebben a pontban vizsgált kérdésre nem adható megnyugtató válasz. Ugyanis a teljesítményértékelés kizárólag abban az esetben lehet korrekt, valós és érdemi, amennyiben ahhoz azokat a munkaköri leírásban rögzített és ténylegesen végzett feladatokat veszik alapul, amelyek végzésére a munkavállalót, mint a legalkalmasabb jelöltet korábban kiválasztották.

A teljesítményértékelés során a munkáltató elsősorban a munkavállaló tényleges tevékenységét, elvégzett munkáját értékeli. Ennek alapjául pedig azok a feladatok szolgálnak, amelyeket az értékelési időszak során a munkavállalóra bízott, részére kiadott. Ideális esetben az értékelést végző személye azonos azzal a közvetlen vezetőjével, aki a munkavállaló részére a feladatokat meghatározza. Amikor értékelésre kerül sor, az értékelő a kiadott feladatok munkavállaló által teljesített minőségét veti össze az általa előzetesen elvárt teljesítendő minőséggel. Vagyis az elvárás és a tényleges teljesítmény egymáshoz mért viszonya figyelembevételével történik az értékelés.

Induljunk ki abból, hogy a munkavállaló képes ellátni a munkaköri leírásban rögzített és ténylegesen is rábízott feladatokat, így amennyiben ezek értékelésére kerül sor, akkor valóban, ebből a szempontból érdemi lehet az értékelés. Amennyiben viszont olyan feladatok is érzékelésre kerülnek, amelyek nem szerepelnek a munkaköri leírásban, és a munkavállaló valamilyen okból – tudás vagy tapasztalat hiánya miatt – nem kellően felkészült a feladat elvégzésére, akkor beláthatjuk, hogy az értékelés semmiképpen sem tekinthető korrektnek.

A munkáltató szempontjából egyértelműen káros és félrevezető, ha a munkavállalók tevékenységét tükrözni hivatott adatok tévesek vagy torzultak, hiszen azok közvetve a vállalat hatékonyságáról is egyfajta képet adnak. A vezetőnek ezért alapvető érdeke, hogy a teljesítményértékelések objektívek és hitelesek legyenek.

Ötödik csapda: Ki írja cégénél a munkaköri leírásokat?

A munkaköri leírásnak a munkáltató által elvárt, a munkavállaló által ténylegesen végzett feladatokat kell tartalmaznia. Amennyiben eltérés mutatkozik a leírt és ténylegesen végzett feladatok között, felmerül a kérdés, hogy mi ennek az oka, illetve hogyan fordulhat ez elő. A munkavállalótól ugyanis csak úgy várható el maximális teljesítmény, hogy a munkaköri leírásban foglaltak és a napi szinten elvárt feladatok összhangja, mint a munkaviszony egyik alapkövetelménye biztosított.

Jogos lehet a kérdés, hogy a munkaköri leírás elkészítésével megbízott személy – legyen az egy HR-es vagy éppen a közvetlen vezető – miért nem tudta összehangolni a munkáltató elképzelésit és a munkavállalótól ténylegesen elvárt feladatokat. Bárki is legyen felelős a kialakult helyzetért, azt önkéntelenül is egyértelművé tette, hogy munkáltató részéről nincs összhang az elképzelés és az elvárás között, ami nagy valószínűséggel vállalati oldalon hatékonyságcsökkenést eredményez, még ha egyetlen munkavállaló optimálistól elmaradó teljesítménye vállalati szinten önmagában nem is kimutatható.

Mindezek miatt különösen fontos, hogy a vállalat részéről mindenkor olyan személyek legyenek felelősek a munkaköri leírások elkészítéséért, akik pontosan ismerik az adott munkakörhöz tartozó feladatokat. Ennek viszont feltétele, hogy ezek a személyek információval rendelkezzenek mind a pozíció megpályáztatásakor elvárt követelményekről, mind pedig a munkaviszony során ténylegesen kiosztott napi feladatokról.

Szerző:

Dr. Tomka Barnabás

www.humaneroforrasoptimalizalas.hu