Egy cég úgynevezett papírmentessé válásának első lépése az ügyviteli folyamatok kihelyezése, szolgáltatás alapú átalakítása - mondja Kis István, a GDL Rt. vezérigazgatója. S ezzel párhuzamosan a meglévő dokumentumok, iratok digitalizálása.
Bár gyakori kifejezés a digitalizálás, azért nem árt tisztázni, mit is takar. A digitalizálás már megjelent művek, iratok és hanganyagok kódolása, amely azután számítógépes megjelenítésre alkalmas hordozón tárolódik. Az elektronikus tároló körébe tartozhat például a személyi számítógép (PC) memóriája, amikor a beviteli eszköz direkt összeköttetésben áll a PC-vel. Napjaink két leggyakrabban használt elektronikus hordozható eszköze a nagyobb kapacitással bíró DVD és a kisebb, de jelentős adat, kép és hang tárolására alkalmas CD-ROM.
Cél a hatékony ügyvitel
A vállalatirányításban egyre nagyobb figyelmet kap az ügyviteli folyamatok gond nélküli, hatékony kezelése.
Az irányításban részt vevők a papírmentes iroda kifejezést megfoghatatlannak, túldimenzionáltnak és kivitelezhetetlennek tartják. Be kell vallani, a kétkedőknek igazuk van, de csak részben. A papíron lévő információ nem (mindig) helyettesíthető elektronikus jelekkel, de a számítástechnika mai vívmányaival és a humán erőforrás szakmai ismereteivel, elérhető közelségbe kerülhet a minimális fizikai irat felhasználásával és mozgatásával járó hatékony ügyvitel, akár a kis- és közép- akár a nagyvállalat szintjén. Teljes egészében „papírmentesített” iroda a honi törvényi előírások miatt sem kivitelezhető, hiszen a hivatalos bizonylatok és iratok még mindig papír alapúak. (Legalábbis egyelőre, de az elektronikus kormányzat fejlesztési lépései e téren is biztatóak– a szerk.) Mindezek ellenére a vállalatok vagy közintézmények hatalmas papíralapú dokumentációja, illetve a mikrofilmen tárolt adatok digitalizálása nagyban megkönnyítheti, gyorsabbá és átláthatóbbá teheti az irodai ügyintézést.
A digitalizálás előnyei
Gyakran milliós veszteséggel mérhető egy elveszett vagy időn túl megtalált számla vagy bizonylat, ami azonban legtöbbször a nem a vállalatra szabott digitális archiválási rendszer miatt fordul elő. Hiszen az ügyviteli értékkel rendelkező iratok digitális másolatának használata már elterjedt Magyarországon, mind a közigazgatásban, mind a vállalati szférában. Például ezt a technikát használják a mobil távközlési, illetve a banki szektoron belül. Segítségével az egymásra épülő, a cég működéséhez szükséges folyamatok gyorsabbá, átláthatóbbá és ellenőrizhetőbbé válnak. A maradandó értékkel bíró dokumentumok (mikrofilm, tervrajz, térkép, fotó, plakát) digitalizálásával lehetővé válik az eredeti dokumentumok védelme, épségének megőrzése, ugyanakkor a bennük rejlő információ - hála az elektronikus változatnak - mindenki számára hozzáférhetővé válhat. A könyvtárak, levéltárak és múzeumok esetében nagyon fontos szempont az állományvédelem: egyrészt azoknak a műveknek a digitalizálása, amelyekre a fokozott érdeklődés miatt van szükség, és amelyek külső elérése nagy segítséget jelentene a diákok és a kutatók számára, másrészt azoknak a féltett dokumentumoknak a számítógépes hordozóra való átvitele, amelyeknek az eredeti példányait már nem adják kézbe. Az sem elhanyagolható szempont, hogy a Föld bármely pontjáról és bármely időpontban egy hálózatba kapcsolt számítógéppel lehívható bármilyen digitalizált dokumentum, amelyek teljes tartalmukban azonnal a felhasználó rendelkezésére állnak. Továbbá a digitalizálált másolatokkal kivédhető lenne a földhivatali dokumentumokért való sorban állás és az állampolgárok egyszerűbben, és gyorsabban hozzájuthatnának a levéltárakban őrzött fontosabb iratokhoz.
Hogy csinálják az EU-ban?
Az Európai Unió kormányzati kötelezettségként fogalmazza meg, hogy mindenki számára demokratikus hozzáférést kell biztosítani a nem hagyományos módon tárolt tudáshoz. Ennek érdekében elektronikus médiatárakat kell létesítenie és fenntartania valamennyi uniós tagország kormányzatának. Az Európai Unió természetesen nemcsak a tartalomszolgáltatást teszi kötelezővé, hanem a következőket is előírja: "Az oktatásügyben, a szakképzésben, a tovább- és felnőttképzésben számolni kell az új szükségletekkel. Az iskolákat, nevelőotthonokat és könyvtárakat a világhálózatra kell csatolni." Így a hagyományos iratkezelés mellett a jövő mindenképpen az elektronikus adattárolásé, még akkor is, ha az teljes egészében, valószínűleg soha nem fogja átvenni a papír alapú dokumentáció szerepét.
Krúdy Emese
