Mit jelent, milyen változásokat hoz egy cég életében az informatikai fejlesztés, a vállalatirányítási rendszer bevezetése? Milyen előnyei, hátrányai mutatkoznak? Sorozatunk első részében a Budapesti Közlekedési Vállalat szakemberei számoltak be saját tapasztalataikról a Piac és Profitnak.

A BKV Rt. számítástechnikai fejlődése az 1996-ban elindított reorganizációs programhoz köthető. A vállalat – miként azt Kiss Józseftől, a cég informatikai osztályának vezetőjétől megtudtuk – ekkor szüntette meg azokat a területeket, amelyek nem kötődnek a fő profilhoz: például a járműjavító üzletágakat, a saját építőipari kapacitást és az informatikai tevékenységeket.

Ám mielőtt az informatikai leválasztásra sor került, korszerűsítették a rendszert. A cég tendert írt – ki a tulajdonos fővárosi önkormányzat támogatásával –, aminek eredményeképpen 1997 és 2000 között bevezették az SAP bázisra épült vállaltirányítási rendszert. A tendert a német tulajdonú EDVg-debis cég nyerte meg – ő később leányvállalatával, a Debis IT Unisoftware Kft.-vel képviseltette magát Magyarországon –, s alvállalkozóként megbízást kapott többek között a Synergon SAP üzletága (akkor még Quality Kft.) is a TransIT integrált rendszer kivitelezésére.

Az új vállalatirányítási rendszert 2000. január 1-jén adták át. Az öt – pénzügyi, kontrolling, anyaggazdálkodási, karbantartási és HR – SAP modult három Uniface környezetben fejlesztett egység egészít ki: a forgalmi folyamatok felügyelete, a menetdíjbevételek kezelése és a belső dokumentumkezelő és levelezőrendszert összefoglaló csomag.

A projekt célja az üzleti folyamatok informatikai támogatása, így a változások – érthetően – elsősorban a pénzügyi rendszerben figyelhetők meg. A korábbi, Batch-feldolgozáshoz képest most szinte valós időben követhető a vállalat pénzügyi helyzetének alakulása.

Az integrált rendszer persze semmilyen terület működését nem hagyta érintetlenül. – Korábban nem volt karbantartási rendszerünk – mond egy példát Kiss József. – A járműveket manuálisan tartottuk nyilván, és ezekre a kartonokra írtuk fel az egyedi karbantartási feladatokat és a rendszeres ellenőrző munkákat. Most az SAP adatbázisból az is kiderül, hogy milyen alkatrészekre van szükség egy munka elvégzéséhez, és a rendszer arra is képes, hogy a szükséges alkatrészeket lekérje a raktárból, és elindítsa a kivitelezést. Így az egész folyamat nemcsak felgyorsul, hanem sokkal biztonságosabb is, hiszen nem az emberi odafigyelésre hagyatkozunk.

Ahogyan ez az utóbbi állítás is sejteti, az átszervezés jelentős létszámcsökkentéssel járt. A reorganizáció előtt a BKV Rt.-nél 24 ezren dolgoztak, mára 12 ezer 400 fő maradt. Az átstrukturálás az informatikai főosztályt is érintette: az eredeti 45 főből 35 munkatárs átkerült a külső üzemeltetőhöz, az anyavállalatnál maradtak feladata pedig az ellenőrzés és a folyamatok összehangolása.

– Az informatikai rendszer is élő rendszer, különböző területeken felmerülő bővítési, fejlesztési igényekkel. Ezeket nekünk kell koordinálni. A körültekintés nélkül végrehajtott változás ugyanis súlyos károkat okozhat egy jól integrált rendszerben – hangsúlyozza Kiss József.

Az átalakítás új infrastruktúra kiépítését is maga után vonta. Míg korábban a központi számítógépek sem voltak hálózatba kapcsolva, a mai vállalatirányítási rendszer az összes, több mint 100 – Budapesten lévő és a főváros környékére is kiterjedő – telephelyet összeköti. Ehhez persze komoly központi szerverparkot is létre kellett hozni, nagy és közepes teljesítményű gépekkel felszerelve.

A kérdésre, hogy a BKV Rt. mögötti információs technológiai háttér érzékelhető-e az utasok számára, azt a választ kaptuk: a leglátványosabban ez abban mutatkozik meg, hogy a BKV – a folyamatosan felmerülő nehézségek ellenére – megszakítás nélkül működik, és a járatok menetrendszerűen közlekednek.