A Bell Research piackutató cég adatai szerint a hazai középvállalatok közel háromnegyedének, a nagyvállalatok felének nincs vállalatirányítási rendszere. A kisvállalkozásoknál ez az arány elenyésző. A rEVOLUTION szerint a kis- és középvállalatok többsége igen keveset költ informatikai fejlesztésekre, holott a döntéseket támogató rendszerek bevezetése ezeknél biztosíthatja a leghatékonyabb megtérülést, és sok esetben az életben maradást. Az ilyen jellegű fejlesztések elmaradásának oka nem csak a forrás, hanem a megfelelő információ hiánya is.

Egy újfajta gondolkodásmóddal, és az annak megvalósítását segítő ERP (Enterprise Resource Planning – vállalatirányítási rendszer) és CRM (Customer Relationship Management, azaz ügyfélkapcsolat-kezelés) szoftverekkel segíthet az informatika abban, hogy a vállalatok ne csak észleljék a kibontakozó problémát, ne csak a piac kiszolgáltatottjaként sodródjanak az árral, hanem válságkezelés-szinten azonnal be is tudjanak avatkozni a vállalkozás életébe, és akár piaci előnyre is szert tehessenek a legnehezebb gazdasági időszakban is. Minden olyan önálló eszköz vagy program a vállalatirányítási rendszer része lehet, amely irányítási, információszerzési célt szolgál. A lényeg az, hogy összefüggő rendszerben, célokat megfogalmazva gondolkodjanak a cégek a tervezés során – mondta előadásában Bódog Norbert, a rEVOLUTION Software ügyvezető igazgatója.

Cégvezetés recesszióban

Egyre többen érezzük saját bőrünkön is: recesszió van kibontakozóban. A kedvezőtlen trend lehetőségének legkisebb jelére a megfontolt cégvezetők kivárnak, döntéseiket – és egyben az ezekkel járó vásárlásokat, megrendeléseket és fejlesztéseket is – elhalasztják. Ahogy egyre többen kezdenek kivárni, a recesszió felerősödik, a spirálhatás begyorsul. A kis-és középvállalati szektor cégeire általában jellemző, hogy a csökkenő bevételek és a mérséklődő profit miatt egyre nehezebben tudják az egyébként is nagyon érzékeny egyensúlyt fenntartani a cég pénzügyi folyamataiban. Néha egy-egy vevő elvesztése is komoly nyomot hagy az eredményeken. Sok cégnél a cash-flow mutat folyamatosan negatív értéket. Ennek finanszírozása nem egyszerű, hiszen a vállatok méretéből adódóan a hitelek elérése és mértéke is korlátozott. Számos kis- és középvállalat irányítása „érzésből” folyik, ami konjunktúra idején látszólag elfogadható, és az eredményekkel igazolható is. Ez azonban csak addig tart, amíg a piaci trend fordultával le nem szűkül az a sáv, amelyen belül „büntetlenül” lehet tévedni. Recessziós környezetben minden egyes vevő megtartása létkérdés, az új vevők megszerzése nem lehet véletlenszerű folyamat, a vállalat reál és pénzügyi folyamatainak tervezése és előrejelzése pedig a fennmaradás záloga lehet.

Milyen informatikai eszközökkel lehet hatást gyakorolni ezekre a folyamatokra, és hogyan lehet ezeket előre jelezni? A gyakran ismételt kulcsszó: integráció. De mit is kell integrálunk? A szervezeteken belül a számos különálló vagy különválasztott szervezeti egység működése során olyan információk keletkeznek, amelyek ismerete, összevetése, elemzése szükségszerű a többi terület hatékony működéséhez. Ez az, amit a szervezet egészéről általános információkkal rendelkező vezető ráérző képességével és tapasztalatával kiegészítve bizonyos határokon belül el tud végezni „fejben”, de nem tud elvégezni olyan helyzetben és környezetben, ahol az apró részletek is fontosak, és egy-két százalékos eltérés, egy-két napos késés, vagy egy-két vevő elvesztése visszafordíthatatlan folyamatokat indíthat el. Ennek megoldására készülnek a vállalat működésének egészét átfogó, az egyes funkcionális területek (pénzügy, számvitel, raktározás, szállítás, kontrolling, emberi erőforrás kezelés, stb.) működéséből származó információkat integráló rendszerek, amelyek az adatok tárolását, rendszerezését és elemzését végzik el, biztos alapot jelentve a megalapozott döntésekhez.

A kis- és középvállalatok vezetését elsősorban az ERP és a CRM szoftverek segíthetik. Az ERP a vállalatirányítási rendszereket takarja, amelyek a már említett módon a cég egészében keletkező adatokat használva segítik az operatív és a stratégiai döntések meghozatalát. A CRM az ügyfelekkel kapcsolatos információk rögzítésével és elemzésével a vásárlók megtartását és az új ügyfelek megszerzését könnyíti meg.

Hogyan működik az ERP?

Egy ERP rendszer elsősorban összefüggéseket tár fel, amelyek nem csak a jelen és a közelmúlt főbb adataira, hanem a működése óta bevitt összes részadatra támaszkodik. Bármilyen folyamat komolyabb kiértékeléséhez legalább egy-két év folyamatos adatrögzítésére van szükség, ezek elemzése és értékelése ilyen eszközök nélkül nem valósítható meg. Az ERP használata számos alapvető kérdésre ad választ. Fény derülhet például arra, hogy kik „ülnek” a cég pénzén, azaz hogy milyen határidővel fizetnek a vevők, milyen határidővel fizet a vállalat, és hogy ki finanszírozza a kettő közti különbséget. Jól tervezhetővé válik a cash-flow, a munkaerő hatékony felhasználása, a szezonális tevékenységek időzítése. Kiderül, hogy melyik részleg milyen költségekkel dolgozik, és emelet mekkora bevételt termel. Meghatározható, hogy melyek azok a területek, ahol a bevételkiesés veszélye nélkül lehet költséget csökkenteni. A feltehető, és megválaszolható kérdések sora igen hosszú. ERP alkalmazásával jelentősen javul a munkaidő kihasználtsága is, mert a törzsadatokat elég egyszer, egy helyen rögzíteni. Csökken továbbá a hibázási lehetőség, mert az összekapcsolt modulok között a rendszer valamely pontján rögzített adat vagy tranzakció előre paraméterezett szabályok szerint áramlik tovább az őt hasznosító egyéb modulokba.

Mire jó a CRM?

Felmérések szerint a vállalatok ügyfeleinek 20%-a termeli a profit 80%-át, míg a profit 20%-át adó ügyfelek veszik igénybe az erőforrások 60-80%-át. Egy cégnek tehát tisztában kell lenni azzal, hogy ügyfelei tételesen melyik „kategóriába” tartoznak, melyeket kell kiemelt figyelemmel kísérni, és melyek azok, amelyek akár nem is termelnek profitot a cég számára.

Fontos továbbá tudni, hogy ha az ügyfelek elégedettek vagy elégedetlenek, akkor miért azok. E nélkül nem lehet tudatosan megtartani a vásárlókat. Ez vonatkozhat a cég termékére, szolgáltatására, az alkalmazottak munkájára, az ügyfélszolgálatra, stb. Meg kell vizsgálni azt is, hogy a cég milyen reakcióidőkkel dolgozik. Az iparági szinten átlagos reakcióidő is sokszor az ügyfelek elvesztését jelenti. A CRM az ügyfelekkel folytatott munka során rögzíti az adatokat, és a fenti kérdések megválaszolásával segít a megfelelő döntés meghozatalához.

A megfelelő rendszer kiválasztása

Bármilyen CRM és ERP rendszer bevezetését azonban csak gondos tervezést követően ajánlott megkezdeni. Mindenkor a vállalkozás életciklusának, fejlődési szakaszának megfelelő rendszert kell megkeresnünk – figyelmeztet Bódog. Ehhez mindenképp érdemes szakember, tanácsadó segítségét igénybe vennünk. Gyakori oka a rendszerbevezetések kudarcának ugyanis, hogy az üzleti folyamatokat a cégek nem gondolják át kellően, nem szervezik újra.

Vigyázni kell arra is, hogy egy cég ne válasszon erőn felül rendszert. Minél nagyobb egy rendszer, annál gondosabb tervezést igényel a kialakítása, annál több időt vesz igénybe a bevezetése, és annál több erőforrást követel meg az üzemeltetése. Mindig a legszükségesebb modulokat kell kiválasztani, s azokat fokozatosan, fontossági sorrendben beindítani. A meglévő információs rendszereinket is érdemes rendszeresen, legalább évente felülvizsgálni, hogy azok a legfontosabb elemzési igényeinket ki tudják-e elégíteni.

Tudjuk, hogy a recessziónak mindig vannak nyertesei is. Vannak, akik megerősödve, versenytársaik elébe lépve kerülnek ki belőle. Ők azok, akik recesszió idején is mernek beruházni. Költségcsökkentéseiket megfontoltan hajtják végre. Ők tehermentesítés címén nem az energiaforrást dobják ki a süllyedő léghajóból.