Az intő jelek ellenére a vállalatoknál működő nyomtatók - az összes céget alapul véve – kevesebb mint 2 százaléka nevezhető minden szempontból biztonságosnak – véli Pap Kornél, a Xerox Magyarország szakértője. Hozzátette, hogy a helyzet hazánkban sem jobb. A cégek többsége ugyanis kevés figyelmet fordít a dokumentumkezelő eszközök védelmére, holott ezzel tálcán kínálják a hackereknek a hozzáférést a hálózatra mentett szenzitív adatokhoz, információkhoz. Miközben a biztonsági megoldások elérhetők, és cégmérettől függetlenül alkalmazhatók az eszközökön, a hálózaton, a dokumentumokon egyaránt.
A szakember szerint a nyomtatókhoz, multifunkciós berendezésekhez való hozzáférés és a tárolt adatok védelmének legalapvetőbb módja az alapértelmezett adminisztrátori jelszó megváltoztatása. Már ezzel az egy lépéssel is kellő védelemre tehetünk szert, hiszen nyomtatónk a számítógépen tárolt adatokhoz képest csak akkor értékes információforrás, ha könnyen hozzáférhető.
Ezzel szemben a gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy ezt a tulajdonosok nagy többsége nem végzi el. Ez az aprónak tűnő mulasztás nyitott kaput hagy a behatolóknak arra, hogy a nyomtatóeszközt pillanatok alatt teljeskörűen kontrollálják, vagy akár botnethálózat részévé tegyék. A biztonság fokozásának további lehetőségei közé a háttértár titkosítás és - merevlemez esetén - annak felülírása tartozik.
Az AES 256 bites háttértár titkosítással a nyomtatók különböző beállításai, illetve a nyomtatásra váró dokumentumok helyezhetők biztonságba, míg a merevlemez felülírásával a nyomtató memóriájában tárolt és már szükségtelenné vált adatok – például a kinyomtatott állomány, vagy az emailben küldött képinformációk - írhatóak felül úgy, hogy azok ne legyenek visszaállíthatók.
Az eszközök hackertámadásokkal szembeni ellenállását fokozza még az IP és domain szűrés, a módosított eszközszoftver vagy patch feltöltését megakadályozó szoftver felülvizsgálat (Firmware verification), a fizikai portok (USB, wifi stb.) és a nem használt protokollok tiltása, a hozzáférési jogosultságok csoportba rendezése, szabályozása, illetve akár a smart kártyás hitelesítés használata.
A Xerox ezeken felül beépített szoftvert, és saját, ingyenes fejlesztői készletét ajánlja a kommunikációs kapcsolatok biztonságossá tétele érdekében.
A készülékek, és az azokon keresztül elérhető hálózat védelmének kialakításán túl a nyomtatott vagy szkennelt dokumentumok biztonságossá tételével válik teljessé a vállalati adat-és információbiztonság. Ide tartozik többek közt a titkos nyomtatás, aminek köszönhetően a dokumentum csak akkor nyomtatható ki, ha annak tulajdonosa megadja a dokumentumhoz tartozó PIN kódot a gépnél, így akadályozva meg fizikailag is, hogy rossz kezekbe kerüljenek a bizalmas információk.
Hasonlóképpen védi a szenzitív adatokat tartalmazó dokumentumot a jelszóval védett PDF beállítás, mert így a védendő dokumentumot AES 256 bites titkosítással rendelkező PDF formátumba rendezve lehet továbbítani, megnyitni, nyomtatni és módosítani.
