„Számos cég számára nem világos, hogy pontosan milyen visszaélés-bejelentési rendszert kell kiépíteni, illetve működtetni. Ezzel kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy nem kötelező elektronikus (online) rendszert működésbe helyezni. Akár egy klasszikus panaszdoboz is megfelelhet a célnak, hiszen a lényeg, hogy a szervezet biztosítani tudja a bejelentő személyének anonimitását. Nem kötelező továbbá rögíztett telefonvonalat (telefonközpontot) sem biztosítani a bejelentések fogadására, ebben az esetben a bejelentővédelmi-megbízottnak írásos jegyzőkönyvet kell felvennie a szóbeli bejelentésekről, amelyek személyes kapcsolatfelvétel útján is megvalósulhatnak” – folytatta a jogszabály gyakorlati értelmezését dr. Kreiniker-Barna Eszter.

Ha anonim a bejelentés, nem kötelező kivizsgálni

Sok érintett cég számára lehet fontos felhívni a figyelmet arra, hogy amennyiben anonim módon érkezik a bejelentés – erre a bejelentőnek a törvény szerint lehetőséget kell biztosítani – akkor nem kötelező kivizsgálni az ügyet. Ha viszont a bejelentő vállalja a nevét, akkor az ügy státuszáról, előrehaladásáról, ügymenetről, esetleges hiánypótlásról stb. tájékoztatni kell.

Nagyon vegyes tehát egyelőre a kép, hogy az érintett vállalkozások hogyan boldogulnak a panasztörvény által rájuk rótt feladatokkal. Hiszen nem elég kialakítani a jogszabályoknak megfelelő „etikai forródrótot”, ha a cég nem szervezi ki az ezzel kapcsolatos feladatokat, akkor belső szabályzatot és etikai kódexet is kell készítenie, amivel keretet ad a folyamatainak.

A panasztörvény előírásait a GDPR szabályozás kapcsán is figyelembe kell venni, hiszen a jogszabály megfogalmaz adatkezelésre vonatkozó előírást is. Így a meglévő adatkezelési tájékoztatókat mindenképpen érdemes áttekinteni és frissíteni, hogy megfeleljenek az új törvénynek.