A digitalizáció nemcsak új lehetőségeket teremt az adózás területén, hanem új feladatokkal is együtt ját – emelik ki a PWC szakemberei. Kiss Benjámin a PwC tanácsadója ennek kapcsán arra hívja fel a figyelmet, hogy a jogszabályi környezet folyamatos változása komoly kockázatot jelenthet az alkalmazott és már jól megszokott technológiák további használhatóságára. Megemlítve, hogy miközben például az Európai Unió fokozatosan tervezi az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomagban foglalt javaslatok bevezetését, vannak olyan változások, amelyek már 2024-ben hatályba lépnek: például az elektronikus számla fogalma a tervek szerint 2024. január 1.-étől teljesen megváltozik.

Így, miközben az adóhatóság jelenlegi gyakorlata szerint az elektronikusan kiállított és elektronikus úton továbbított, elektronikusan tárolt PDF számla tekinthető elektronikus számlának, az e-számla fogalmának megváltozása miatt a továbbiakban ez már nem lesz elegendő. 2024 januárjától ugyanis az elektronikus számlát előre meghatározott struktúrában kell kiállítani úgy, hogy az az automatikus feldolgozásra is alkalmas legyen. Emellett, amennyiben a társaságok vevői szerepkörben járnak el, akkor egy tranzakció keretében minden B2B ügylet keretében, az új típusú elektronikus számlákat lesznek kötelesek befogadni. Ehhez pedig a gazdasági társaságok által használt vállalatirányítási rendszereket is minél előbb fel kell készíteni az e-számlák automatikus befogadására és kezelésére.

Hozzátéve: ez a digitalizációs változás kezdetben akár jelentős adminisztratív és materiális terhet is jelenthet, ami azonban némi tervezéssel, megfelelő szakértelemmel és előre gondolkodással minimalizálható. A másik viszont oldalon hosszútávon, mind a számlaadminisztrációra, mind az automatizálható könyvelési feladatokra fordítandó munkaidő jelentősen csökkenthető, ami az adott területen dolgozó munkavállalók tehermentesítéséhez is hozzájárulhat. A digitalizáció által nyújtott lehetőségekből és az ennek kapcsán rendelkezésre álló hatalmas adatmennyiségből eredő megtakarítási lehetőségek feltárása és kiaknázása azonban nem egyszerű feladat, mert több olyan digitális megoldással találkozni a piacon, amelyek nem alkalmasak a célul tűzött feladatok teljeskörű elvégzésére, vagy a remélt megtakarítások helyett végül további kiadásokat is generálnak. A szakember szerint ezért ha egy gazdasági társaság olyan komplex adózási és technológiai vonatkozású probléma előtt áll, amely megoldása már az előzetes becslések alapján is jelentős kiadással és szellemi erőforrás ráfordítással jár, az összetett technológiai feladat megoldását célzó beruházás előtt mindenképpen hasznos egy adózás területén jártas szakember véleményét kikérni.

Már csak azért is, mert a digitalizáció a többféle előny mellett az üzleti partnerek ellenőrzésének automatizálására is kiváló lehetőséget teremt: jelentős mértékben leegyszerűsíti például a kintlévőségek kezelését is. Ha a létrejött nagy adatbázisok jól strukturáltak, szakszerű felhasználásuk még a KKV-ék számára is lehetőséget teremt az emberi hibából, szubjektív alapokon nyugvó döntéshozatalból származó kockázatot minimalizáló adatalapú döntéshozatalra.

A napi gyakorlat például azt mutatja, hogy a gazdasági társaságok számára még mai is komoly kihívást jelent a beszállítók és a vevők ellenőrzése. Mivel az ehhez kapcsolódó ellenőrzések kifejezetten időigényesek, a PWC szakemberei azt látják, hogy a cégek mindennapi működése során könnyen a háttérbe szorulhat ez a feladat. Ezáltal viszont, még a legkörültekintőbb gazdasági társaságok is olyan vevőkkel, beszállítókkal kerülhetnek üzleti, partneri kapcsolatba, akiknek vagy a jogszabályok teljeskörű követése jelent nehézséget, vagy a felelőtlen üzleti működésük okozhat akár az adott kapcsolaton átnyúló – akár a teljes ellátási láncra is kiterjedő - problémát.

Amikor egy gazdasági társaság az eladó szerepkörében jár el, a vevő megítélése során érthetően a pontos és időben történő pénzügyi elszámolást tartja az egyik legfontosabb értékelési szempontnak. Amihez nélkülözhetetlen a vevő likviditási, szolvenciális - a fizetőképesség fenntartásához kapcsolódó kockázatok mérlegelése - és rentábilis szempontok alapján történő vizsgálata. Amennyiben viszont az adott cég vevőként vesz részt egy tranzakcióban, az esetleges áfacsalások, áfaelkerülések kiszűrése az egyik elsődleges szempont az üzleti partner megítélésénél. Már csak azért is, mert az adóhatóság akár a lánc végén résztvevő gazdasági társaságtól is megtagadhatja a beszerzéséhez kapcsolódó áfa levonásának jogát, ha az egy olyan értékesítési lánc keretében vásárol, amelynek egyik tagjával szemben az áfacsalás/ áfaelkerülés esetköre merül fel. Fontos azonban, hogy a Nemzeti Adó- és Vámhivatal általános gyakorlata alapján a „kellő körültekintés” bizonyítása enyhítő körülmény lehet egy ilyen helyzetben felmerülő áfa levonási jogosultság megítélésében.

Mindez azt jelenti, hogy ha megállapítható, hogy a beszerző adóalany előzetesen ellenőrizte a beszállítóit, és annak eredményét igazolni is tudja, mégis jogosult lehet a kapcsolódó áfa levonására. Az ilyen jellegű ellenőrzésre az adóalanyok több, a piacon elérhető szoftver közül választhatnak, amelyek számos kockázati szempont szerint értékelik a gazdasági társaságokat. Az ilyen technológiai megoldások a vizsgálat eredményeként általában valamilyen – például időbélyegzővel ellátott -, dokumentumot bocsátanak a szoftvert használó gazdasági társaságok részére. Abban az esetben pedig, ha az alkalmazott technológia a kockázati faktormodell alapján nem ítélte kockázatosnak a vizsgált partnert, de az később mégis annak bizonyult, viszont a megfelelő körültekintéssel történt eljárás igazolható, akkor a beszerzéshez kapcsolódó áfa levonására továbbra is jogosult lehet a tranzakciót lebonyolító gazdasági társaság. Ezért a szakemberek szerint, miközben a beszállítóknak és a vevőknek egyaránt ajánlott a partnerek folyamatos és átfogó ellenőrzése, ehhez célszerű olyan technológiai megoldást használni, ami a NAV ellenőrzési követelményei szerint, igazolható módon, automatizált formában teszi lehetővé a leendő és a már meglévő beszállítók folyamatos, bizonyíthatóan elvégzett ellenőrzését.

Ráadásul egy megfelelően alkalmazott technológia nem csak a döntések meghozatalában segíthet a cégeknek. A kötelező adatszolgáltatásra kifejlesztett és alkalmazott szoftver ugyanis közvetlen és közvetett módon is biztosíthat megtakarítást a felhasználónak. A közvetlen megtakarításra például kiváló példa a valós idejű számlaadatszolgáltatásban rejlő lehetőségek kiaknázása a számla adminisztráció, a könyvelés előkészítés, valamint a bevallási, riportálási kötelezettség automatikus teljesítése terén.

Ehhez kötődően dr. Ablonczy Zsuzsanna a PwC menedzsere azt is kiemeli, hogy az elmúlt években a Nemzeti Adó- és Vámhivatal jelentős átalakulásának fókuszában a digitalizáció ált, ami a riportálási és jelentési kötelezettségek kibővítésével, valamint az új információ szolgáltatási kötelezettségek bevezetésével is együtt járt. Ami egyrészt komoly kihívást és jelentős adminisztratív terhet jelenthet a vállalkozások számára, másrészt viszont számtalan lehetőség is rejlik az adóhatóság dedikált felületén, jól strukturált, rendezett formában elérhető adatmennyiség megfelelő hasznosításában. Ezek közé tartozik például a riportált számlaadat összehasonlítás, az úgynevezett rekonsziliáció. Az adóhatóság által az adóalanyok valós idejű számlaadat szolgáltatás keretében riportált adatainak összegyűjtésével és rendezésével született hatalmas adatmennyiségből generált adatbázis bizonyos részeihez ugyanis az adóalanyok is hozzáférhetnek. Így pedig mind az általuk jelentett, mind a részükre kiállított számlák adattartalmát lekérdezhetik az adóhatóság dedikált felületéről és ezt maguk is összevethetik a beszállítóiktól kapott, vagy éppen az általuk kiállított számlák vállalatirányítási rendszerbe rögzített adattartalmával.

Ezután pedig - amennyiben az óvatosság elvét követik -, csak azokat a számlákat helyezik levonásba, amelyek tartalmát a beszállítóik lejelentették az adóhatóság felé. Ezen túl pedig olyan beszerzésekhez kapcsolódó áfát is levonásba helyezhetnek, amelyeket például adminisztrációs nehézségekből adódó probléma miatt eddig nem tettek meg. Ami tehát egy egyszerű lekérdezéssel akár jelentős pénzügyi megtakarítást is biztosíthat.

A digitalizáció által teremtett lehetőségek révén az adóalanyok a papír alapú számlák adatait az optikai karakterfelismerés - Optical Character Recognition (OCR) - segítségével is automatikusan rögzíthetik a könyvelési rendszerükbe. Az automatizációval pedig ezen felül a különböző bevallási kötelezettségek (például áfabevallás, közösségi összesítő nyilatkozat) automatikus kitöltése is könnyedén kivitelezhető. De az információ strukturált, rendezett megszerzése és felhasználása közvetett megtakarítást is jelenthet a társaságoknak, amivel elsősorban időt és energiát spórolhatnak meg. A szakértő szerint erre az egyik legjobb példa az ellátási láncban rejlő digitalizációs lehetőségek kiaknázása, ami a kiszállítás igazolás digitalizációját és az integrált ellátási lánc menedzsmentet is magába foglalhatja.

Ablonczy Zsuzsanna szerint azok a társaságok, amelyek már értékesítettek az Európai Unió másik tagállamában letelepedett adóalany részére valamit, biztosan ismerik a Közösségen belüli áfa mentes értékesítéshez szükséges dokumentáció típusait és az azokkal szemben támasztott követelményeket. Mivel az adóhatóság általánosságban elismeri a kiszállítás megtörténtét és ezért alkalmazható is az áfamentesség esetköre, ha legalább két, független fél által, egymásnak nem ellentmondó dokumentum rendelkezésre áll az ügylet vonatkozásában. Ennek a szabályozásnak a lekövetése azonban jelentős materiális és adminisztratív terhet jelenthet a társaságok számára. De mivel egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ez a terület kiemelt figyelmet élvez, az adóalanyoknak különösen érdekükben áll egy olyan jól strukturált, könnyen kereshető rendszer kialakítása, a lehető legjobban támogatja ennek a folyamatnak a zavartalan lebonyolítását.

Megítélése szerint erre a problémára kifejezetten jó megoldást jelenthet a napjaink egyik legformabontóbb technológiai újdonságának számító blokklánc technológia alapját is adó megosztott főkönyvi technológia (DLT) alkalmazása. A szállítási mozzanathoz és a kapcsolódó dokumentációhoz az alkalmazott rendszer ilyenkor egy úgynevezett hash értéket rendel, amely rögzíti az adattartalom pillanatnyi állapotát, majd ezt eltárolhatja, ezáltal biztosítva a tartalom sérthetetlenségének kritériumát. Az ilyen, decentralizált alapú rendszer kialakítása, jelentős idő- és költségmegtakarítást biztosítva, szállítási mozzanatonként tartalmazza a kiszállításhoz kapcsolódó dokumentációt és az ahhoz tartozó információkat. Megoldással szolgálva a tartalom megőrzésére, a dokumentumok visszakereshetőségére és az adattartalom sérthetetlenségének problémakörre is. Ezáltal is igazolva, hogy a megfelelő technológia és tudás birtokában a digitalizáció az adózás terén is járhat előnyökkel. (Meichl Frida)