Így például nem felel meg ennek a célnak egy, a munkahelyi közös konyhában elhelyezett, bárki által kinyitható panaszdoboz, vagy egy olyan e-mail fiók, amelyhez több, a kivizsgálásban részt nem vevő munkavállaló is hozzáférhet. Nem szerencsés tehát, ha például a beérkező panaszok átmennek a recepción, vagy olyan személyek tudomására jutnak, akik nem vesznek részt a kivizsgálás lefolytatásában vagy a visszaélés orvoslásában. Az adatvédelmi szabályok betartására azért is kell fokozottan figyelnie a cégeknek, illetve más rendszerműködtetőknek, mert azok megszegése akár hatósági bírság kiszabásához is vezethet.
…és hogy működik egy bejelentés kivizsgálása?
Egy-egy bejelentést követően a visszaélés-bejelentő rendszer üzemeltetőjénél két határidő is elindul: egy rövid, hétnapos határidő arra, hogy a bejelentő kapjon egy megerősítést arról, hogy a bejelentését a cég megkapta. Ez az írásban tett bejelentésekre vonatkozik, hiszen a szóban tett bejelentésnél ez értelemszerű.
A másik határidő a bejelentés érdemi kivizsgálására vonatkozik, ahol a cégeknek főszabály szerint harminc napjuk van erre. A vizsgálat maga interjúztatást, adatbegyűjtést és adatelemzést jelent. Tényfeltáró vagy konfrontatív interjút általában az érintettekkel, az esetlegesen információval rendelkező személyekkel, illetve magával a bejelentővel érdemes lefolytatni. Itt fontos visszatérni arra, hogy ha a bejelentő anonim volt (és a teljes procedúra alatt is anonim kíván maradni), akkor az esetleges tisztázó kérdéseket is úgy és olyan módon kell feltenni, hogy a bejelentő biztonságérzete ne sérüljön – tette hozzá dr. Bognár Alexandra.
