Tonnányit spórolhat

2012. február 15. szerda - 11:23 / piacesprofit.hu
  •    

Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az  iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos.

Napjaink infokommunikációs változásai mind arra mutatnak, hogy egyre inkább valósággá válik az olyan irodai munkavégzés, ahol a  papírfelhasználás minimálisra csökken. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani. Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg  is követelik. Az e-számlázás tekintetében a vállalkozások körében biztatóbb eredmények születtek, bár az európai országok között természetesen hatalmas különbségek mutatkoznak.

Kép:sxc
Kép:sxc
Pénz és Föld kímélő
A környezetvédelem és a társadalmi felelősségvállalás egyre inkább a vállalati működés és kommunikáció szerves és kiemelkedő részét képezi hazánkban is. Az egyre fogyatkozó természeti erőforrásokkal meggondoltan és tervezetten kell bánni, a pazarlás nem megengedhető. A dokumentumok és számlák digitális tárolásával kevesebb papírt használunk fel, hiszen nem kell a szükségesnél több példányban kinyomtatnunk a különböző dokumentumokat – ideális esetben pedig akár teljesen el is tekinthetünk ettől, például ha a fogadó fél is rendelkezik a mienkhez hasonló, elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel. Ha kevesebbet kell nyomtatni, fénymásolni, jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit az alkalmazottak az iratok előkeresésével töltenek.

Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható – a visszaélések elkerülése érdekében természetesen kontrollált, digitálisan aláírt módon. Rozenberszki Zsolt, az R&R Software Zrt. értékesítési vezetője elmondta, hogy az elektronikus dokumentumkezelés nem csak gazdasági, fenntarthatósági előnyökkel is jár. Felhasználói oldalról mindösszesen web-böngészőt, illetve a kezelt dokumentumképek megnyitásához szükséges alkalmazást igényel (.pdf-hez például Adobe Reader-t). Ily módon a rendszer bevezetése sem az IT támogató infrastruktúra fejlesztését, sem plusz karbantartási feladatok felvételét nem igényli.

Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hosszú távon megéri áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: eszerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. Kevesebb papírhasználattal nem csak a környezetet óvják a vállalkozások, de időt, pénzt és helyet is spórolnak. Az elektronikus számlázás bevezetése nem csak jelentős költségmegtakarítást jelent, de a fizetési fegyelem javításához is hozzájárul. Az elektronikus számlázás bevezetése akár hatvan-kilencven százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Becslések szerint az e-számlázás révén elérhető költségmegtakarítás kimenő számlánként öt euróra, bejövő számlánként akár húsz euróra is tehető-a megtakarítás mértéke függ a számlák mennyiségétől. A csökkenés többek között a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításából, illetve az egyes dokumentumkezelési folyamatok felgyorsulásából adódik. A vállalkozások akár teljes éves forgalmuk egy-két százalékának megfelelő megtakarítást is elérhetnek az átállással és a számlázáshoz kapcsolódó folyamatok, például az archiválás optimalizálásával. A bevezetés költségei ráadásul a KKV-k esetében minimálisra szoríthatók. Az elektronikus ellenőrzésnek köszönhetően mindemellett radikálisan csökken a hibás számlák száma, és a rendszer lehetővé teszi a kintlévőségek automatikus és naprakész követelését is.

Akinek bejött
„A tavalyi évben a Central – Drinks Kft, a CBA franchise tagja, tízmilliárd forintos nagyságrendű forgalmat bonyolított, melyhez 1 milliónál is több számlát bocsátott ki. Az általunk fejlesztett dokumentumkezelő software segítségével, melyet a már meglévő vállalatirányítási informatikai rendszerbe integráltunk, üzembe helyezése óta 600 000 számla dokumentum másodpéldányának előállítási és tárolási erőforrásigényét spórolták meg. Ügyvitelük gyorsabbá vált, továbbá kímélve a környezetet, több mint 3,5 tonna papírral kevesebbet használtak” – mondta Rozenberszki Zsolt példaként.

Az E-számla kibocsátás két típusa

Az E-számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni. A számla ily módon egy elektronikus adathalmaz, ami igazolja a dokumentum tartalmát, valamint azt, hogy az adott időpillanatban valóban létezett. Az e-aláírást, és az annak az alapját képező tanúsítványt az erre engedéllyel rendelkező szolgáltatóknál lehet beszerezni. A másik lehetőség az e-számla kibocsátására egy elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazása, melyhez előzetesen szerződést kell kötni a számlakibocsátó és termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője – azaz a számla befogadója – között, az EDI használatáról. Emellett a számlakibocsátó köteles havonta az adott hónapban kibocsátott számlákról papíron kiegészítő jelentést készíteni, s továbbítani azt a számla befogadója felé. Az E-számla formátuma tekintetében nincs megkötés, de azt az Adóhatóság részére az APEH által meghatározott módon kell átadni. Lehetőség van arra, hogy az E-számlát csak az APEH által elfogadott formátumban, vagy már eleve két formátumban állítsák ki, átkonvertálva a számlákat az APEH által előírt formátumra.  

Az elektronikus számlázás bevezetésének a sárga csekkek visszaszorításában, a készpénzigény csökkentésében is fontos szerpe lehetne. A magyar gazdaságban az összes fizetési tranzakció több mint 80 százaléka készpénzben történik – a Magyar Nemzeti Bank (MNB) adatai szerint. Ha Magyarország elérné a fizetések lebonyolítása terén a fejlett európai országok hatékonyságának szintjét, az évi 100 milliárd forint körüli költségmegtakarítást eredményezne.

Vonatkozó jogszabályok
Az elektronikus számlázás bevezetésének lehetőségét, azaz az e-számlák kiállításához szükséges törvényi szabályozást először a 20/2004 (IV.21) PM rendelet valósította meg, melyet 2008. január 1-el hatályon kívül helyeztek. A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja. Az elektronikus számla formai, tartalmi és egyéb követelményeit meghatározó hazai rendeletek és törvények az Európai Uniós direktíva (2001/115/EC) alapján készültek, vagyis azzal harmonikusak, így a magyar jogszabályok alapján kiállított e-számla megfelel az Uniós követelményeknek. Az egyelőre fennálló adminisztrációs akadályok megszüntetése érdekében a 2005.08.31-i APEH közlemény visszavonását és új állásfoglalás kiadását javasolja a MeH az elektronikus számla könyvelésével, kontírozásával kapcsolatos és a könyvelésre vonatkozó információknak a számlához csatolásával kapcsolatos problémák megoldására. Ellentmondások vannak a papíralapú számláról készített hiteles elektronikus másolattal kapcsolatos jogszabályban is, ennek feloldására a Polgári Perrendtartásról szóló törvény és a 13/2005. IHM rendelet összhangba hozását javasolja a friss MeH tanulmány. E munkához illeszkedik, és ugyanezt a célt szolgálja az is, hogy 2009. október 26-án megjelent az új, hatályos szabályozáshoz kapcsolódó, korszerű APEH tájékoztató az elektronikus számlázásról.
(forrás: Miniszterelnöki Hivatal, digitdoc.hu)