A hétfő reggel, amire sokáig emlékezni fog …

Egy szeles, őszi hétfő reggelen Zoltán, egy másfél milliárdos árbevételű, elektronikai alkatrészeket gyártó cég tulajdonosa az irodájában ülve éppen végzett az emailek megválaszolásával. A vezetői értekezletig volt még néhány perce, addig egy kávé pont belefér, gondolta. A vérnyomását végül nem a koffein emelte meg, hanem egy olyan esemény, amit még egy perccel korábban is elképzelhetetlennek tartott. Rövid, de határozott kopogás után kivágódott az iroda ajtaja és egy csinos, de láthatóan feldúlt negyvenes nő viharzott be rajta, nyomában Zoltán szabadkozó asszisztensével. A nő ismerősnek tűnt számára, de mivel azzal a lendülettel beszélni is kezdett, a második mondat után Zoltán már tudta, hogy kiről van szó és honnan ismeri:

- Ne haragudjon, Főnök úr, hogy így betörök magához, de erről mindenképpen most azonnal tudnia kell! A férjem, az a rohadék, aki itt maguknál a raktárvezető, hónapok óta megcsal engem! Tegnap buktak le a lotyójával! Na, de magának nem is ez a lényeg, hanem ez! – mondta és a kezében tartott mobilon fotókat kezdett mutatni Zoltánnak. Aki nem hitt a szemének. A fotókon, amelyek a raktárvezető családi házának garázsában készültek, a cég termékei voltak láthatók, több sorban egymás mellé felstószolva, az eredeti gyári csomagolásban. (Mint utóbb, a vizsgálat során kiderült, több tízmillió forint értékben.)

A nő változatlan lendülettel beszélt tovább, de Zoltán tudatáig már nem jutottak el a szavai. Ott állt a saját irodája közepén, leforrázva, bénultan és nem akarta elhinni, hogy ez vele történik. Várta, hogy felriadjon ebből a rossz álomból. Sikeres céget vezetett, néhány év alatt egy kis műhelyből valódi gyárat hozott létre, mindig rendesen kifizette a dolgozókat is. Egyszerűen nem fért a fejébe, hogy ez miért történhetett meg vele…

Minden cég érintett

Zoltán is abba a hibába esett, hogy azt hitte: ilyesmi csak másokkal fordulhat elő. A Forbes Interntaional egy 2018-ban készült felmérésében a munkavállalók 75 százaléka ismerte el, hogy lopott már a munkahelyéről.

A munkahelyi lopások általában szinte jelentéktelen értékekkel kezdődnek, egy toll vagy jegyzetfüzet a gyereknek, nyomatópapír otthonra, egy termék csak megmutatni a családnak, vagy kisegíteni vele szomszédot. Amikor ezekre az esetekre nem derül fény, vagy ha ki is derül, nem szankcionálják azt kellő következetességgel, akkor páran felbátorodnak és egyre jelentősebb értékekkel tömik a saját zsebüket, amik összességükben már jelentékeny veszteséget okoznak a vállalkozásnak.

Egy tipikus vállalati belső visszaélés az éves árbevétel 5 százalékát kitevő anyagi veszteséget okoz. (ACFE Report to the Nations, 2020). Rendszeresen erre az eredményre jut a vállalati belső visszaéléssekkel foglalkozó szakemberek nemzetközi szervezte, az ACFE, kétévente elkészített globális felmérésében.

A kisebb lopások után, azok sikerén felbuzdulva, jöhetnek a más dolgozók vagy külsősök segítségével megvalósuló, jelentősebb tervezést és előkészítést igénylő, de lényegesen nagyobb nyereséggel kecsegtető belső visszaélések. Ezek a csalások a munkaadó számára természetesen lényegesen nagyobb veszteséget is okozhatnak, mint amekkora nyereséget a csalók ebből realizálni tudnak, hiszen a feketepiacon jellemzően az érték töredékéért tudnak csak megszerzett árun túladni.

Az ismert esetek felében az elkövető 5 éve vagy régebben dolgozik a cégnél, kifejezetten megbízható kollégaként tartják számon (ACFE Report to the Nations, 2020)

A jelentősebb értékre elkövetett belső visszaélésekhez - a fentiek szerint - szükséges a pontos tervezés és előkészítés, ez pedig szinte elképzelhetetlen kellő helyismeret hiányában, illetve a munkafolyamatok és szokások teljeskörű ismerete nélkül. Mindezen ismeretek megszerzése, a biztonsági rések feltérképezése és a terv végrehajtáshoz szükséges bizalmi pozíció elérése többnyire hosszabb időt vesz igénybe. Így már érthető, hogy miért nem a frissen érkezett dolgozók jelentik a legmagasabb humán kockázati tényezőt a belső csalások esetén.

Miért lesznek a munkavállalókból vállalati szarkák békeidőben?

Ahhoz, hogy egy alapvetően rendes emberből a céget megkárosító tolvaj vagy csaló legyen, három feltétel együttes fennállása szükséges. Ezek, a nemzetközi szakirodalomban fraud triangle-nek, vagyis visszaélési háromszögnek nevezett feltételek a következők:

Szükség: anyagi nyomás (amit a leendő elkövető szubjektíve annak érzékel). Példák: szenvedélybetegség vagy a lehetőségeket egyéb okból meghaladó életmód finanszírozása, megváltozott élethelyzet a családon belül; súlyos betegség, állás elvesztése, gyerek tanulmányainak vagy életkezdésének anyagi támogatása. A bevezetőben említett esetben az enyveskezű raktárvezető egyszerűen nagyobb lábon akart élni annál, mint amit a fizetése lehetővé tett.

Lehetőség: „alkalom szüli a tolvajt” – tartja a közmondás; vagyis egy nem zárt, de a cégvezetés által tévesen annak hitt folyamat vagy egy ellenőrzési hiányosság felismerése, amelynek kihasználásával a lebukás alacsony kockázatával kell számolni. A Zoltán által utóbb megrendelt vizsgálat azt állapította meg, hogy a raktárvezető sokszor maradt benn munkaidő után egyedül a cégben (amiről tudott ugyan, de tévesen szorgalomnak és a cég iránti elkötelezettségnek értelmezte). Arra is fény derült, hogy az éjszakás biztonsági őr (akivel félig meddig összehaverkodott) az előírásokkal szemben nem vizsgálta át a raktárvezető autóját, amikor az végül a telephelyről kihajtva hazaindult. Végül pedig a raktárvezetőnek volt megfelelő jogosultsága a raktárnyilvántartó rendszerben arra, hogy a keletkezett hiányt fiktív tranzakciókkal (pl. selejtezéssel, árukiadással) leplezze, mert ezeket utólag senki nem ellenőrizte. Így leltárhiány sem keletkezett.

Önigazolás: a morálisan elítélendő cselekedet és a pozitív önkép („jó ember vagyok”) közötti ellentmondás feloldása. Néhány klasszikus példa: csak kölcsön veszem, én ezt megérdemlem, nekem ez jár, cégnek úgyis rengeteg pénze van, más is ezt tenné helyemben stb. Zoltán fülébe utólag annyi jutott vissza egykori munkatársáról, hogy kevesellte a fizetését és egy idő után már jogosnak érezte, hogy kiszolgálja magát: Zoltánnak úgy is marad pénze bőven, hiszen kétévente vadiúj és nem olcsó céges autót vett magának … és különben is, magára vessen, ha ilyen mamlasz főnök volt, hogy csak így el lehetett vinni ennyi mindent a cégéből!

Miért probléma ez különösen a mostani krízis helyzetben?

Azért, mert mindhárom faktor negatív irányba változik.

A szükség sokak számára kényszerítőbb lett: a járványügyi intézkedések okozta szervezési, munkaügyi változások szinte minden munkavállalót/családot rendkívül negatívan érintenek. Nagyon sok családra nézve komoly változást hozott a gazdasági helyzetükben is. Ezek a változások rendkívül változatos formában, de szinte mindenkit negatívan érintenek, legtöbbjüket pénzügyi szempontból is. Lehet ez a munkahely, és ezzel a jövedelem teljes elvesztése, csökkentett munkaidőben – arányos bérért - történő foglalkoztatás, kényszerszabadság; állásidő; fizetés nélküli szabadság – kényszerből vagy a gyermekek felügyelete miatt -; vagy éppen táppénz.

A jövedelem szerzés szempontjából a közös vonás, hogy a dolgozóknak kifizetett jövedelem drasztikusan csökken, ennek pedig megfelelő tartalékok hiányában már rövidtávon is életszínvonal csökkenés, megélhetési problémák, súlyosabb esetben, illetve hosszabb távon pedig eladósodás a vége.  Ez a fenyegetettség – segítség vagy támogatás híján - a dolgozókat akár elkeseredett lépésre is ösztönözheti.

Ezzel párhuzamosan sokkal több lehetőség adódik a visszaélésekre: a járványügyi intézkedések hatása megváltoztatta munkahelyi környezetünket. A homeoffice-nak nevezett, sok cégnél valójában kényszer távmunka megoldások miatt most a korábban megszokottnál is lazább, illetve körülményesebbé vált az ellenőrzés. A pénzügyi okok miatt sok cégben csökkent a létszám, a termelésben is. Esetleg éppen ellenkezőleg: ahol a járvány időszak alatt kurrenssé vált cikkeket gyártottak vagy forgalmaztak, ott megnövekedett igények teljesítése feszítette szét a korábbi működési kereteket.  A dolgozók egy része közben egyéni szociális, szervezési, pénzügyi problémáinak megoldásán is gyötrődött.

A különböző válságkezelési technikákkal járó problémák mindösszesen abba irányba hatottak és hatnak még most is, hogy kevesebb figyelem jut a folyamatokba épített és az egyéb szokásos ellenőrzések elvégzésére. Egyes kontrollok akár teljességgel ki is maradhatnak – akár tudatosan, akár anélkül. Ez párosulhat még azzal is, hogy az ellenőrző pontok korábban sem voltak kellően átgondoltak, vagy nem is léteztek. Összességében a cég kizökkentett működése számtalan új visszaélési lehetőséget kínál azoknak, akik nem tudnak ellenállni a kísértésnek.

Végül pedig, részben a már korábban is felsorolt okokból az önigazolás is egyszerűbb: méltánytalannak vélt bánásmód, nem megfelelően kommunikált vezetői döntések, általános bizonytalanság a cég jövőjével kapcsolatban. A gondolatsor lényege a következő: én rendes dolgozó vagyok, tisztességgel dolgozom, mindent megtettem a cégért, a főnökért, tulajdonosért és most mégis rajtam csattan az ostor. Itt állok pénz nélkül (vagy fele fizetésért), és cserébe az erőfeszítéseimért ezt kapom. Bár most még nem volt leépítés, de ki tudja, melyik nap fogok arra bejönni, hogy felmondanak nekem, nem engem tart meg a főnök. Nem törődnek velem, nem vagyok fontos nekik. Akkor én sem leszek hozzá lojális, más is ezt tenné a helyemben…

Hol lehetnek a gyengeségeink? Milyen kérdéseket tegyek fel magamnak?

Cégvezetőként jogosan merülhet fel Önben a kérdés, hogy mik azok a kérdéskörök, amelyekkel „békeidőben” is érdemes foglalkozni, de most – az előzőekben tárgyalt okokra tekintettel – különös hangsúlyt kaptak, és ezért célszerű azokat kiemelten szem előtt tartani.

A cég működésének hét fő területét érdemes végignézni ebből a szempontból: gyártás és logisztika, informatika, HR, beszerzés és pénzügy, értékesítés és ügyfélszolgálat, fizikai biztonság.

A fenti területek közül ebben a cikkben az egyik legfontosabbat, a gyártás és logisztika területét van lehetőségünk kicsit jobban körüljárni. Ebben a témában – a teljesség igénye nélkül – a következő kérdéseket érdemes feltenni:

Mikor fordulhat elő, hogy nem határozható meg egyértelműen, hogy hol van az anyag/áru, és kinek a felelőssége?

Ha az udvaron találok egy terméket, hogyan deríthetem ki, hogy honnan, hogyan kerülhetett oda? Honnan tudhatom meg, hogy feltűnt-e a felelősnek, hogy hiányzik? Mikor és hogyan derülne ki, ha egy, a telephelyen ismerősen mozgó külsős (ügyfél, beszállító, ételfutár stb.) megtalálta és elvitte volna?

Ki és hogyan ellenőrzi a készlet mozgásokat? Miből derülne ki, ha szokatlan, indokolatlan készlet tranzakciókat rögzítenének? Honnan derülne ki, ha olyan személynek is lenne jogosultsága pl. selejtezési tranzakciót rögzíteni, akinek egyébként nincs ilyen hatásköre a munkaköre alapján?

Mikor volt az utolsó leltár? Miből, mennyi hiányzott? Mi okozta a hiányt? Ki okozta, ki felelős hiányért? Mit tettünk azért, hogy máskor ne legyen hiány?

Mi garantálja a leltár hitelességét? Honnan derülne ki, ha (egy hiányt leplezendő) olyan tételek is berögzítésre kerültek a leltárfelvétel után, amelyek nem szerepeltek a leltárfelvételi íveken?

Hogyan változott az anyagfelhasználásunk? Ha növekedett, akkor hogyan tudjuk megállapítani, hogy a növekedés indokolt-e? Ha nem indokolt a növekedés, akkor honnan tudhatjuk, hogy mi volt a valódi oka? Miből derül ki, ha esetleg szezonalitás a termelés növekedés oka?

Hogyan változott a selejt mennyisége, aránya? Ha számottevően, akkor mi az oka? Elmaradt nagyjavítás? Új, képzetlen vagy gyakorlatlan dolgozó?

Hogyan lehet jövedelmet, előnyt elérni a szándékos „selejt termeléssel”?  Hogyan nyerhet azon valaki, hogy a dolgozók megvehetik a selejtet, vagy esetleg ingyen elvihetik?

Cégvezetőként hasonló kérdéseket a másik hat területen is érdemes feltennie magának!

A belső visszaélések megelőzéséről további hasznos információkat itt talál.

Róth Dénes