Kép:FreeDigitalPhotos.net/jesadaphorn
Ne az elmédben tárold a dolgokat. Az agyad arra van, hogy új gondolatokat gyártson, nem arra, hogy elraktározza őket” – vallja David Allen,az időmenedzsment nagyágyúja, a Fortune 500-as cégek legfoglalkoztatottabb trénere, aki csaknem másfélmillió követővel bír az egyik közösségi csatornán.
David Allen időmenedzsment módszerét a Wired magazin az információs kor vallásának nevezte. A Getting Things Done című könyve 2 millió példányban kelt el világszerte, több mint 30 nyelvre fordították le. Magyarul Intézz el mindentcímen jelent meg. Noha a coachok általában nem tartoznak a sztárolt személyiségek közé, Allennek 1,22 millió követője van a Twitteren.
„A GTD népszerűségét annak köszönheti, hogy az internet kor tipikus problémáira ad választ. A mai irodai dolgozók napja tele van a koncentrálást megszakító, váratlanul beérkező e-mailekkel, memókkal és feladatlistákkal. Az információs túlterheltség miatt sokan érzik úgy, hogy miközben rengeteget dolgoznak, elvesztik a tájékozódást a sok feladat között, és valahogy nem haladnak semmivel” – mondja Hamar Domonkos a David Allen GTD módszerére épülő tréningek magyarországi szervezője.
„Szabadítsuk fel elménket, papíron vagy megfelelő szoftveren tároljuk, rendszerezzük a rengeteg tennivalót és információt, ami különben bizonytalanságot, sőt idővel bűntudatot is eredményez!” – tanácsolja megoldásként Allen.
Az igazán apró feladatok (mint mondjuk a kávéscsészénk elmosogatása, a szkennelés vagy a jelenléti ívek kitöltése) hatalmas területet foglalnak el a gondolatainkból, pedig a produktivitás szempontjából mellékesek. Ha túl sok időt töltünk ilyen apróságokkal, még elfoglaltabbnak érezzük magunkat, pedig valójában nem haladunk.
Allen módszerének egyik kulcseleme az úgynevezett 2 perces szabály: amit meg lehet csinálni ennyi idő alatt, azt végezzük el azonnal. Ha ugyanis csak a fejünkben gyűjtjük ezeket az igazán apró feladatokat, irreálisan lekötnek majd.
Természetesen a ránk váró feladatok nagyobb részét nem lehet két perc alatt elvégezni. De el lehet kezdeni! A módszer szerint pedig ez is valami! Ha valamit már elkezdtünk, azt könnyebb folytatni. Tehát a lényeg: ne halogassunk!
Négy jó tanács:
1. Csináljunk tervet! Ha lehet, már előző este készüljünk fel arra, hogy mit akarunk végezni a következő napon. Így nem azzal megy el az első óra, hogy azon tanakodunk, mivel is kezdjük. (Hogy hogyan épül fel a tökéletes to-do-list, ahhoz itt adunk tippeket!)
2. Állítsunk fel fontossági sorrendet! És tartsuk is magunkat ahhoz, hogy a legfontosabb dolgokkal kezdjünk! Ezek ugyanis akkor is ott motoszkálnak majd a fejünkben, ha épp lényegtelen emailekre válaszolgatunk. És garantáltan növelik a stressz szintet és csökkentik a hatékonyaságot. (Ugyanakkor a fenti szabály, miszerint ami kevesebb mint 2 perc, azzal végezzünk azonnal, továbbra is igaz! Hogy hogy fér össze a kettő? A kulcs a sorrend! Ha a fontos dolgokkal haladtunk a nap elején, lesz idő a „beeső kétpercesek” beiktatására.)
3. Egyszerre egy dolgot! A fontos feladatokra fontos dedikált időt elkülöníteni. Ha teret és időt adunk magunknak a koncentrációra, hatékonyabban és nyugodtabban végzünk majd a feladattal. Ha lehet, csukjuk magunkra az ajtót, állítsuk be az „elfoglalt” jelzést a chaten, sőt, ha van megosztott naptár a kollégákkal, ott is előre bejelölhetjük elfoglaltságként az erre szánt időt!
4. Legyen rendszer! Jelentősen növeli a hatékonyságot és csökkenti a stresszt, ha a dolgokat nem kell keresgélnünk. Ha egyben vannak a papírok egy projekthez, ha megtaláljuk a rendszerezett mappáinkban az éppen szükséges emailt. A rendszer felállítása persze egyszer időbe telik – ezt érdemes is rászánni, mert egy rossz, vagy túl bonyolult rendszerrel inkább ártunk magunknak – de ha megvan, tényleg nagyon sokat segít. Főként ,ha kiegészítjük azzal, hogy nem akarunk mindent fejben tartani, hanem inkább jegyzetelünk.
