A munkavállalók már régóta határozottan támogatják a távmunkát – ezt számos felmérés is igazolja. Kutatások szerint ez az atipikus munkavégzés jelentősen növeli a dolgozók motivációját, elégedettségét, míg a vállalkozások jelentős összegeket takaríthatnak meg az irodai eszközök és munkaterületek bérlésén-beszerzésén. A cégek mégis ódzkodnak az otthoni munkavégzés bevezetésétől, részben biztonsági aggályok miatt, részben pedig azért, hogy egy helyen tudhassák a munkavállalóikat, így megőrizve hatékonyságukat. (Pedig aki kipróbálta a távmunkát, az támogatja.) Csakhogy egy friss kutatás most azt is alátámasztotta, hogy nem csakhogy motiváltabbak lettek a dolgozók a „home office” bevezetésével, de a hatékonyságuk, termelékenységük is jelentősen nőtt.
Ez egyértelműen kiderült a Ctrip kínai online utazásszervező esetében elvégzett kutatásból. A cég jelentős sikereket ért el a kínai turisztikai piacon, a további terjeszkedéshez azonban nem kívántak jelentős befektetéseket tenni új irodahelyiség bérlésével, viszont a távmunkában sem bíztak kellőképpen. Ezért érdekes kísérletbe kezdtek: ügyfélszolgálati munkatársaik felének engedélyezték az otthoni munkát. Az otthon dolgozók sem követelményrendszerükben, sem felszerelésükben nem különböztek „benti” társaiktól, mégis átlagosan 13,5 százalékkal nőtt az általuk fogadott hívások száma, azaz egy hét alatt csaknem egy teljes munkanapot nyert a cég a távmunka bevezetésével. Közben pedig a kísérlet kilenc hónapja alatt a Ctrip dolgozónként 1900 dollárt takarított meg az irodai eszközök, illetve az irodaterület csökkentésével.
Csakhogy a távmunka nem minden vállalkozásnak megfelelő: a szakemberek éppen a kevésbé kreatív, alapvetőn rutinszerű feladatok elvégézésénél tartják követendő példának, hiszen a kreatívitást igénylő feladatokhoz sok esetben csapatmunkára van szükség, ennek pedig a távmunka a rovására mehet. (Hiszen egyes esetekben éppen hogy felerősíti a munkatársak közötti konfliktusokat.) Más hibákat is el lehet követni a távmunka bevezetése során, ezekből mutatunk be most néhányat.
A távmunkára azok a munkakörök és azok a munkavállalók alkalmasak, akik, és amelyek valóban képesek a feladatok mobil ellátására - figyelmeztet Neil Patel online marketing specialista az Entrepeneur weboldalán. A szakember véleménye szerint ugyanis ehhez magas szintű jártasság szükséges az online eszközök és szoftverek kezelésében, és komoly problémamegoldó képesség, hiszen ha bármi gond merül fel, nem szaladgálhat ki egy informatikus az otthoni géphez. A távmunka tapasztalattal nem rendelkező munkavállaló toborzása olyan munkakörbe, amely távmunka kompatibilis, kétszer is meggondolandó a szakértő szerint.
A teljesítményt jutalmazó rendszert kell kidolgozni
Olyan bérezési rendszert kell kidolgozni, amely az elvégzett munkateljesítményen alapul és nem a ledolgozott munkaidőn. A távmunka bérezésének ugyanis a valóban teljesített munkát kell tükröznie és nem a jelenlétet. Így tartható fent a dolgozók magas teljesítménykényszere és nem kell többet aggódni a betegszabik és a vakációk miatt, a munkáért fizessen, ne pedig azért, mikor végzik el.
Kerüljük a meetingeket
Lehetőleg olyan munkarendet teremtsünk, ahol az elképzelhető minimumra szorítjuk a megbeszélések mennyiségét és hosszát. Habár sok esetben egyszerűen nem lehet hatékony döntést hozni egy-egy meeting nélkül, szigorúan meg kell szabnunk, hogy mennyi időt és milyen témákban engedélyezzük a megbeszélést. (Még rosszabb, ha a sürgősségiről jelentkezik be a meetingre valaki!) Ráadásul ezt is végezhetjük online: hatékony programok, mint a Join.me, vagy a Skype, ingyen a rendelkezésünkre állnak a valós idejű kommunikációhoz.
Papír nélkül az igazi
Sok vállalkozás valóban egyre nagyobb mértékben korlátozza a papírhasználatot, azonban ahhoz, hogy a rendszer valóban iroda nélkül működjön, minden lehetséges iratot digitálisan kell tárolnunk – méghozzá úgy, hogy akinek kell, bárhonnan elérhesse. Erre jelenleg a felhőmegoldások alkalmasak, igaz itt roppant elővigyázatosan kell eljárni a jogosultságok kiosztásával. Természetesen minden vállalkozásnak szüksége van (most még) valós papír alapú dokumentumokra, de amit lehet inkább digitalizált formában tároljunk.
