Az Inbox Zero elmélet kiötlője Merlin Mann volt, a 43 Folders termelékenységnövelő blog atyja. 2007-ben a Google TechTalk konferencián közel egy órás videóelőadást tartott az Inbox Zeroról. Az elmélet lényege nem csak az, hogy olvasottra állítsuk a leveleket a főmappánkban, az a legtöbb levelezőprogramban egy kattintással megoldható. A lényeg, hogy a levelekre valóban reagáljunk, majd helyezzük őket mappákba, archiváljuk vagy töröljük őket, a súlyuknak megfelelően. A Beérkezett üzenetekben egy levél sem maradhat nap végére, ez adja majd este azt a megnyugtató érzést, hogy napközben valóban elvégeztünk minden feladatot és nem csak tologatjuk őket magunk előtt.

Hogyan érjük el az üres mappát?

A Beérkezett üzeneteket kiüríteni nem is olyan nehéz, de archiválni vagy más mappákba száműzni a leveleket nem elég, a lényeg a hatékony reagálás az e-mailekre. Azoknak, akik úgy döntenek, belevágnak, kíváncsiságból vagy mert épp belefulladnak az olvasatlan levelekbe, íme néhány jó tanács:

- Nézzenek bele kevesebbszer naponta a levelesládájukba, akkor viszont foglalkozzanak csak azzal, hogy kiürítsék azt. Ami szemét vagy a nem igényel további reakciót, töröljék vagy archiválják. Ami 30 másodpercnél rövidebb akciót kíván meg, intézzék el azonnal, aztán archiválják. (A Google Mail például fel is ajánl olyan funkciót a beállításokban, amely a válaszküldés után automatikusan archiválja a levelet.)

- Ami 30 másodpercnél hosszabb vagy nem azonnali reakciót kíván, jelölje meg (esetleg állítsa vissza olvasatlanra) és tegye egy megfelelő mappába. A nem szakmai leveleket érdemes külön mappákba tenni, olyan címkékkel, mint "Válaszra vár", "Kellemetlen feladatok" vagy "Jó lesz!" Bármilyen furcsán hangzik, de működik.

- A fenti mappákat rendszeresen nézze át. Egyszerre mindig csak egy feladatot válasszon belőlük, a feladat elvégzése után azonnal archiváljon.

Tényleg csodaszer?

Bár sokan esküsznek rá, mások szerint a módszer korántsem csodaszer. Persze az üres postaládát el lehet érni egy sima törléssel is és valóban csábítóan hangzik a felszabadító, mámorító érzés, hogy valóban minden feladatot lezárva térhetünk haza szeretteink körébe, a valóság azonban nem így működik.

A napokon keresztülívelő feladatok miatt ugyanis minden lesznek el nem végzett feladataink, amelyeket bárhogy igyekszünk is, nem tudunk nap végére lezárni. Bár az Inbox Zero valóban segíthet abban, hogy ne fulladjunk bele az olvasatlan és megválaszolatlan levelekbe, a végső cél, az összes feladat lezárása így is, úgy is elérhetetlennek tűnik. Azonban ez még nem jelenti azt, hogy az elmélet szemétbe való, egyszerűen csak fel kell készülni rá, hogy nem lesz 100%-os a siker, akárhogy is igyekszünk.

Viszont sokat segíthet az Inbox Zero, hogy a kollégák egy cégen belül pontosan tudják, mi a feladatuk és aszerint cselekedjenek. Egyes elméletek szerint a "Muszáj" feladatok megtalálása és megfelelő kommunikálása a munkavállalók felé a siker kulcsa. A pontos feladat- és felelősleírás, valamint az egyértelmű határidő világossá teszi, kinek mi a feladata, a munkavállalót pedig abban segíti az Inbox Zero, hogy ezeket a feladatokat ne veszítse szem elől.