Céges e-mail cím mint személyes adat
Személyes adatnak azok az információk, ismeretek minősülnek, amelyek azonosítható természetes személyre – azaz emberre – vonatkoznak. Az azonosítás, illetve azonosíthatóság egyik leggyakoribb esete természetesen a név. Azonban sok más tényező is azonosíthat egy személyt, például a képmása, egyéb testi jellemzője vagy valamely azonosító száma.
Előfordul, hogy egy cég munkavállalója vagy a más alkalmazottja olyan céges e-mail címet kap, amelynek azonosítójában szerepel az érintett személy vezetékneve és utóneve. Ebben az esetben, mivel a név alkalmas az e-mail cím használójának azonosítására, a céges e-mail cím személyes adatnak minősül.
Nem tekintendő személyes adatnak viszont az olyan céges e-mail cím, amely például „info”, „iroda” vagy más hasonló azonosítóval kezdődik. Ilyenkor nem lehet a címet meghatározott személyhez kötni, még akkor sem, ha azt ténylegesen egy adott személy használja.
Az új uniós adatvédelmi rendelet, a GDPR kapcsán gyakran felmerülő kérdésekre itt talál válaszokat!
Elektronikus reklámlevelek
Magánszemély részére e-mailben direkt marketing célú levelet akkor lehet küldeni, ha ahhoz a személy előzetesen egyértelműen és kifejezetten hozzájárult. Ez ugyanúgy vonatkozik azokra a céges e-mail címekre is, amelyekben a címet használó személy neve szerepel. Ilyen céges e-mail címekre marketinglevelek csak akkor küldhetők, ha ehhez az érintett személy hozzájárult. Olyan céges címre, amelyben nem szerepel a használó neve, hanem valamely általános azonosítóval kezdődik, hozzájárulás nélkül is küldhető elektronikus reklámlevél.
Előfordulhat, hogy a munkáltató által biztosított e-mail címet a munkavállalók időnként saját magánlevelezésükre használják. Ez egyrészt azzal jár, hogy a munkáltató személyes adatok kezelőjévé válhat, mivel a dolgozó magánlevelezése személyes adatnak számít. További problémát jelenthet ilyen esetben, ha a munkáltató ellenőrizni kívánja a céges e-mail fiókot, amelyben magánlevelek, azaz személyes adatok is találhatóak.
A legkézenfekvőbb, ha a munkáltató nem engedélyezi a céges e-mail cím magáncélú használatát, és a céges e-mail fiók használatára is kiterjedő szabályzatot alkot. Ennek ellenére is előfordulhat, hogy a munkavállalók magánlevelezést bonyolítanak a céges e-mail címükön, így az e-mail fiók ellenőrzésekor a munkáltatónak tekintettel kell lenni az adatvédelmi követelményekre. Az e-mail fiók ellenőrzésére a munkavállaló tájékoztatását követően kerülhet sor. A tájékoztatásnak többek között ki kell terjednie az ellenőrzés céljának, a munkáltató ellenőrzéséhez fűződő érdekeinek ismertetésére. Ismertetni kell a munkavállalóval az ellenőrzés menetét, illetve a jogorvoslati jogairól is tájékoztatni kell.
A munkavállaló e-mail fiókjának ellenőrzésekor be kell tartani a célhoz kötöttség, valamint a szükségesség és arányosság követelményét. Az ellenőrzés nem járhat a munkavállaló adatvédelmi jogainak és magánszférájának szükségtelen és aránytalan sérelmével. Így például, ha egy levél feladójából vagy tárgyából is kitűnik, hogy magánlevélről van szó, már nem indokolt a levél tartalmának megismerése.
Szerző:
Dr. Szabó Gergely
ügyvéd
