Pontos eszközleltár – folyamatosan frissítve!

Az első és egyik legfontosabb pontja a folyamatnak, hogy készüljön egy pontos eszközleltár és ez a lista folyamatosan karban legyen tartva. Amint kap a vállalkozás egy egységes képet az eszközparkról, a költségek jóval tervezhetőbbé válnak: pontosan látni fogja a vezetés, hogy az adott évre mekkora kiadást jelent az eszközök karbantartása, javítása, újak vásárlása.  

„Elsőre talán furcsának tűnhet, hogy az informatikai menedzsmentben az eszközparkkal foglalkozzunk. Az informatika azonban egy eszközalapú ágazat és valójában a költségek nagy hányadát ezek beszerzése, karbantartása, javítása teszi ki. Ezen futnak a szoftverek, és ha nincs egy biztos alap, akkor akadozik a működés és többletköltségekkel is számolni kell” – hangsúlyozza Juhász Viktor.

Általánosan elmondható, hogy egy számítógépet például 3 évente biztosan át kell vizsgálni. Sokan 5-6 évig is húzzák ezt a folyamatot, ilyenkor azonban a legtöbb gép már cserére szorul. Nem mindegy, hogy egyszerre lecserél egy cég 20 számítógépet, gépenként 300 ezer forintért, vagy folyamatosan ellenőrzi, szinten tartja a gépek állapotát, elvégi a szükséges frissítéseket. Ebben az esetben erre évente el tud különíteni egy összeget, amit rászán a karbantartásra, az esetleges gépcserékre. Ugyanígy a céges mobiletelefonokról is érdemes listát vezetni és ellenőrizni az állapotukat.

Valóban annyi felhasználóm van, mint e-mail címem?

A következő lépés egy általános felhasználói menedzsment ellenőrzés. Ez elsősorban biztonsági szempontból fontos, de költségek tekintetében is érhetik meglepetések a cégeket. Elsőként meg kell nézni, hogy azoknak a korábbi munkatársaknak, akik már elmentek a cégtől, töröltük-e minden hozzáférésüket. Az iSolutions szakértője kiemeli: gyakran tapasztalható egy ilyen átvilágításnál, hogy egy 25 fős cégnél akár 35-40 embernek van céges e-mail címe, belépési engedélye a rendszerbe. Ez rendkívül veszélyes lehet adatvédelmi szempontból. Emellett gyakori, hogy a már kilépett dolgozó után is fizeti a cég a felhőalapú szolgáltatásokat, vagy bizonyos szoftvereket, kibervédelmi programokat, vírusírtókat. Sok cégvezető nem nézi meg az erről szóló számlákat, hanem automatikusan fizet. Ez pedig éves szinten akár több százezer forint kidobott pénzt is jelenthet a vállalkozás számára.