Szinte nincs olyan vezető a világon, aki titkon ne álmodozna arról, hogy egyszer beosztottja minden lépését követni tudja. A digitális forradalom eljövetelével azonban könnyedén megvalósítható e vezetői "hóbort", csupán megfigyelő eszközöket kell telepíteni a munkavállalók gépeire, s máris kiszűrhetők az illegális felhasználások - derült ki a Kelly Services november 4-i szemináriumán. Spiller László, a Kelly Services IT tanácsadója előadásában rámutatott arra, hogy az internet előretörésével megváltoztak az emberi viszonyok. Ma már postai levél helyett e-mailben, chaten vagy fórumokon társalgunk egymással, és nem a fonóban, hanem blogokon, illetve iwiw-szerű oldalakon építünk közösséget. Mindennapjainkban tehát éles érték- és kultúraváltás ment végbe, ahol már nem számít sem idő, sem tér, csak a világgal való minél többszöri - virtuális - érintkezés. Ennek a szabadidőnk mellett rendszerint a munkaidőnk is áldozatául esik, mondván, mi frissíti fel jobban a munkában megfáradt agyat, mint egy jól megérdemelt YouTube videó.
Mint látható, a megfigyelő eszközök rengeteget segíthetnek a hatékonyságnövelésben, ám nem mindenhatóak, kreativitást vagy koordinációt igénylő munkaköröknél (projektmenedzsment) például felesleges bevezetni, hiszen egy újító gondolat, üde ötlet gyakorta az elme - akár interneten való - szabad szárnyalása közben szokott megszületni. Inkább csak bizonyos képzettséget igénylő, de monoton munkakörökben (adminisztráció, call center) érdemes alkalmazni, ahol jól meghatározhatók a munkához szükséges eszközök, alkalmazások. Ha egyes beosztottak ennek ellenére mégis túlságosan sokat (tehát nem tíz-húsz perceket) böngészgetnek, ne csak őket hibáztassuk, hiszen lehet, hogy a vezető nem képes olyan munkát és határidőt adni nekik, amely kellően kitöltené üres óráikat.
Az effajta szabados életmód érthető okokból érzékenyen érinti a munkáltatókat, hiszen rengeteg erőforrás vész így kárba. Jól mutatja ezt a Gallup Intézet amerikai felmérése, amely szerint a pornóoldalak hálózati forgalmának 70 százaléka munkaidőben, reggel 8 és délután 5 óra között zajlik, az ipari kémkedést pedig volt vagy jelenlegi alkalmazottak hajtják végre az esetek 58 százalékában - döbbentette meg közönségét a tanácsadó. További elrettentő adat, hogy 800 megkérdezett dolgozóból 30 százalék vallotta be olyan bizalmas vállalati információk elküldését külsős személyeknek, amelyek pénzügyi vagy termékadatokat tartalmaztak. Ez ráadásul nem is eshetett nehezükre, tekintve, hogy az ezer legnagyobb globális vállalat 46 százaléka használ olyan csevegő programokat, amelyek fájlküldő opcióval is rendelkeznek.
Nem feltétlenül kell azonban minden mögött korrupciót sejteni, rosszindulat nélkül is rengeteg kár okozható, legalábbis az elemzés szerint a nem munkával kapcsolatos internetes barangolás akár 40 százalékos hatékonyságvesztést is eredményezhet a nemzetgazdaság számára. Egy átlagos dolgozó napi egy órás cél nélküli internetezéssel számolva évi ötezer dollár veszteséget termel a vállalatnak, ami kétszáz fős munkaerő-állomány esetén akár az évi egymillió dollárt is elérheti. Anyagilag tehát igencsak megéri felügyelni az alkalmazottak munkavégzését, bár tulajdonképpen a munkaszervezés okán sem mindegy, hogy mely dolgozó tölti el a legtöbb időt böngészéssel, ki folytatja a legtöbb internetes csevegést, ki jár be későn és megy el korán a munkából, illetőleg ki küldi a legtöbb csatolmánnyal ellátott elektronikus levelet, akár privát, akár üzleti, vagy éppen magánüzleti célból (például álláskeresés).
A nemkívánatos tevékenységek felderítését számos módon végezhetjük, sorolta Spiller László, többek közt archivált megfigyeléssel (például kamera, számítógép monitoringozása), szúrópróbákkal (elbocsátások esetén utolsó napok véletlenszerű vizsgálata), szokatlan események (külön kérésre) vagy adott ügy formális kivizsgálásával (ez főként Amerikában gyakorlat szexuális zaklatás gyanúja esetén). A vállalatok általában - már csak a megelőzés kedvéért is - az elsőt szokták alkalmazni, bár míg egyes rendszerek kizárólag megfelelő kulcsszavak előfordulása esetén jeleznek a karbantartónak, illetve a vezetőnek, addig mások folyamatosan monitorozzák a dolgozó tevékenységét másodpercenkénti képernyőfelvételek vagy billentyűzetleütések rögzítésével. Ez utóbbitól különösen összerezzen a Nagy Testvért is megélt magyar ember, mondván, mi köze a vállalatnak ahhoz, hogy milyen honlapokat látogat és milyen e-maileket, jelszavakat (!) irogat napközben. Elfelejti azonban, hogy céges munkaeszközökkel teszi mindezt, így a vállalatnak minden joga megvan ahhoz, hogy felügyelje a munkáját, különösen, hogy ebből később a HR osztály is rengeteget profitálhat: a megfigyelés következtében reálisan értékelheti a teljesítményt, pontosíthatja a munkakört, ellenőrizheti a távmunkásokat, illetőleg rendszerezheti az információkat, melyeket később felhasználhat az oktatási anyagok készítésénél, a szervezeti kultúra megerősítésénél, valamint a szabályzatok kialakításánál.
A dolgozónak örülnie kellene a megfigyelésnek
A beosztott természetesen a hatékonyságnövelést célzó intézkedéseket általában személye elleni támadásnak veszi, pedig egészséges szintű megfigyelés mindenképpen kell, s végső soron ő sem jár rosszul a megfigyelő programokkal - mutatott rá Spiller László. Egyértelműen bizonyítják ugyanis a munka elvégzését, a túlórák számát (ami kellő HR-es odafigyeléssel megelőzheti a túlterheltséget), valamint az egyéni teljesítményt, alapot adva a fizetésemelésre és a jobb munkaeszközök, erősebb számítógép igénylésére. Segít, jobban mondva rákényszerít továbbá az önellenőrzésre és az időbeosztás javítására.
A megfigyelő eszközök telepítése előtt azonban minden esetben tájékoztatni kell az alkalmazottakat, tehát sem a telefonvonalat, sem az internethozzáférést nem lehet a tudtuk nélkül ellenőrizni, ahogy titkon kamerázni vagy flottát GPS-jeladóval követni is illegális tevékenység. A megfigyelés sikere nem az elrettentésen, hanem a magatartás megváltoztatásán múlik, márpedig ezt úgy tudjuk a legkönnyebben elérni, ha kompenzáljuk a dolgozókat az őket ért "sérelmekért", hátrányokért. Ilyen lehet például a privát internetezés törzsidőn kívüli korlátlan engedélyezése, egy terminál privát internetezés céljából való elkülönítése, otthoni korlátlan internet biztosítása vagy otthoni számítógép vásárlásának támogatása. Mindennél többet ér azonban az, ha sikerül egy bizalmi viszonyt kialakítani, ahol a munkatársak és a vezetők számíthatnak egymásra, vagyis a munka mindenkori elvégzésére - mondta a szakember.
Paraszt Imre, HR Portal
