A napokban számolt be róla a Fortune, hogy a Google és a Facebook is bedőlt egy hatalmas szélhámosságnak, aminek következtében összesen 100 millió dollárt csaltak ki tőlük. A folyamatkezelő rendszerek szakértői szerint az eset jelentős problémákra hívja fel a figyelmet, mert bármely céggel előfordulhat hasonló, ha nem körültekintően kiépített, zárt rendszerben kezeli irodai folyamatait.
"Az eset kapcsán azt javasoljuk, hogy csak a partneri szerződésekben szereplő bankszámlaszámokra lehessen utalni, így az ilyen jellegű csalások ellehetetlenülnek. Ezért érdemes a szerződéses adatokat, számlák befogadását, a teljesítés ellenőrzését és az utókövetéseket is rendszerbe foglalni, jogosultságokat és „riasztókat” illeszteni a folyamatokba. Ekkor kiderül többek között, hogy a beérkező átutalási kérelem feladójának e-mail címe korrekt-e, ki ellenőrizte és hagyta jóvá a számlákat, ki volt a felelős a teljesítés ellenőrzéséért (például volt-e megrendelés, beérkezett-e egyáltalán a termék), és az átutalást követően érkezett-e visszajelzés a partnertől az összeg beérkezéséről.” – mondta Szederkényi Zsolt, az xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője.
Véleményük szerint a számla jóváhagyási folyamat szigorú betartása és betartatása kulcskérdés volt a hírben szereplő ügyben is. „Amerikai partnereink is megerősítettek minket azon feltételezésünkben, miszerint ma az ilyen jellegű csalások komoly problémát jelentenek a tengerentúlon; de ugyanez saját tapasztalatunk Európában is.” – tette hozzá az ügyvezető.
Az ilyen jellegű támadásokat egy jól működő folyamatkezelő (workflow) rendszer nagy eséllyel megakadályozhatja. Hazánkban az ilyen rendszerek elterjedtsége sajnos globális és európai viszonylatban is rendkívül alacsony. Több ügyfelüknél előfordult, hogy a workflow mentette meg hasonló csalásoktól a céget – ugyanis teljesítési igazolás nélkül akartak számlákat kifizettetni a beszállítók, de a mindenre kiterjedő rendszer azonnal jelezte a megrendelés és a teljesítés hiányát.
A workflow folyamatábra példa szemlélteti a kritikus fázisokat, ahol még megakadályozható a visszaélés.
Néhány okos tipp, hogyan előzzük meg az ilyen eseteket – például a pénzügyi tranzakciók során:
- Pontosan meg kell határozni a szervezet felépítését és a jogosultságokat (pl. ki, mit, milyen költséghelyen és értékhatárig hagyhat jóvá).
- Fontos a beszállítói nyilvántartás folyamatos frissítése (pl. kitől, milyen elérhetőségekről érkezhet, milyen tartalmú kérés, követelés).
- A teljes beszerzési folyamatot figyelembe kell venni és kezelni! (Az igényléstől kezdve a megrendelésen, a teljesítés ellenőrzésén, a munkalapok kezelésén és a számla jóváhagyásán át a kifizetésig, majd a partner visszajelzések beérkezéséig.)
Szederkényi szerint cégmérettől függetlenül szükséges munkafolyamatokat kidolgozni és lehetőleg informatikai rendszerben kezelni – kis cégeknél az alulszervezettség, míg nagyvállalatoknál az automatizáltság miatt. Így megelőzhetők a hasonló jellegű csalások, egyrészt az emberi hibák, másrészt a túlzott automatizáció kiküszöbölésével.
