A Munka Törvénykönyve szerint a munkáltató köteles a munkavállalót a munkaszerződés és a munkaviszonyra vonatkozó szabályok szerint foglalkoztatni, továbbá - a felek eltérő megállapodása hiányában - a munkavégzéshez szükséges feltételeket biztosítani. A munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, amely a munkaviszony teljesítésével indokoltan merült fel. Ebbe a tárgykörbe tartoznak a dolgozó kiküldetésével kapcsolatos költségek is.
A napidíj kétféle módon, számlával, egyszerűsített számlával igazolt összegként, vagy költségátalányként számolható el. A rendszeresen kiküldetést teljesítő munkavállalónak a munkáltató havi átalányt állapíthat meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíj-átalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni.
2016-tól a hat órát meghaladó kiküldetés esetén a belföldi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemély részére adható napidíj-átalány háromezer forint, feltéve, hogy a munkáltató a kiküldetésre nem alkalmazza az 500 forintos átalányt, és a kiküldetés többletköltségeire tekintettel más juttatást nem ad.
Úgy adózik, mint a munkabér
Főszabályként a napidíj adóköteles, mint a munkabér. Vállalkozói jogviszonyban nincs napidíj a személyesen közreműködő tag számára sem. Kizárólag munkaviszonyban alkalmazható a költségek napidíj formájában történő megtérítése. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a megbízási szerződésben nem állapodhatnak meg a felek a kiküldetési költségek megtérítéséről. Ilyen esetben azonban a teljes összeg a magánszemély bevétele, mellyel szemben az igazolt költségeket a saját bevallásában számolja el.
