Először is, ne legyen szívbajos, kérdezzen rá, hány ellenőrzésen van túl és azok milyen megállapítással zárultak. A válaszok sokszor tanulságosak lehetnek. Általános jó tanács, hogy kérdezzen sokat! Ugyan azt mondják, „sok beszédnek sok az alja”, de ez jelen esetben nem feltétlenül igaz. Önnek információkra van szüksége egy ismeretlen területről, ami a cége szempontjából kiemelten fontos lesz.

Kép:FreeDigitalPhotos.net/pakorn

Legalább ilyen fontos, hogy milyen cégek, hány éve ügyfelei a leendő könyvelőnknek és milyen színvonalú szolgáltatást nyújt részükre. Ha egy mód van, rá, járja körbe, kérdezzen az ügyfeleitől. Gyanús jel egy több éve működő cégnél, ha folyton változnak a megrendelői, hiszen egy cég csak indokolt esetben cserél könyvelőt.

A vállalkozásért teljes mértékben az ügyvezető felel. Azt senki át nem vállalhatja. Az, hogy a könyvelő ügyfélkapuján keresztül történik a bevallások feladása, az nem jelenti azt, hogy a könyvelőé a felelősség. Vagyis hiába kérik, emiatt nem érdemes emelt könyvelési díjat fizetni. Megjegyzendő, hogy ma már minden bevalláson egyébként is fel kell tüntetni a könyvelő nevét és telefonszámát.(2012-től megszűnt annak lehetősége, hogy bevallási késedelem, vagy hiányosság miatt a könyvelőt büntessék. Az 500 ezer forintig terjedhető mulasztási bírságot közvetlenül a vállalkozás kapja. Kivétel, ha az adóbevallást adótanácsadó, adószakértő ellen jegyzi.)

Érdemes megtudakolni, hogy a könyvelésen túl segít-e a kiadások és bevételek optimalizálásában. Pontosan mi az, amit vállal.A szerződés határozza meg, hogy pontosan mi is a könyvelő feladata, mi az, amit a későbbiekben elvárhatunk tőle, ezért nagyon fontos, hogy a szerződés pontosan mit tartalmaz. Fontos hangsúlyozni, hogy a könyvelés nem egyenlő az adótanácsadással. Vannak persze szakemberek, akik mindkettőhöz értenek, de ez nem alapvető. Ha mindkét tevékenységet elvárnánk a szakembertől akivel szerződést kötünk, fontos, hogy mindkettő külön rögzítve legyen a szerződésben.

Sokat elmond a könyvelőről az iratok tárolásának módja is, érdemes körülnézni. Egy precíz könyvelő, pontos nyilvántartást vezet ügyfeleiről és azok dokumentumairól, amit bármikor meg tud mutatni az ügyfél vagy a hatóság kérésére.

Fontos szempont lehet, az ügyfélfogadás módja, az első beszélgetés is. Figyelje meg, van-e türelme, szívesen beszél-e a szakmájáról, szereti-e. Ez banálisnak tűnhet, pedig csak az tud jó munkát végezni, aki szereti azt. (Ez persze minden szakmára igaz.)

Döntő szempont lehet, hogy meg tudja mondani, hogy mennyi adót kell befizetni a bevételek után, milyen határidőkkel kell számolnia, esetleg milyen kedvezmények vonatkoznak Önre, mint vállalkozóra. A könyvelőnek igazolható képesítéssel és  erkölcsi bizonyítvánnyal kell rendelkeznie, hiszen ügyelnie kell arra, hogy semmilyen törvénytelenség ne történhessen. Utána lehet nézni, hogy a kiválasztott szolgáltató szerepel-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben? Ha nem, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre.

Nem mindegy az sem, hogyan képzi az árakat. Egy hiteles és korrekt szakembernek van egy úgynevezett ártáblája, amely a könyvelési díjakat tartalmazza. Az árképzésnél az alábbi szempontokat veszik leggyakrabban figyelembe a könyvelők:

- vállalkozási forma, ami lehet egyéni vállalkozás, vagy gazdasági társaság - adózási forma (EVA, KATA stb.) - a bizonylatok száma (kimenő, bejövő számlák száma, banki tételek) - az alakulás éve - a vállalkozás tevékenységi köre vagy körei - előző évi illetve, tárgyévi nettó árbevétel - a munkavállalók száma - a bevallások gyakorisága - folytat-e a cég export, import tevékenységet (más pénznemű számlák)

Általában katás, evás cégek esetén kedvezőbb árakon tudunk szolgáltatni. Az alapárak közzététele nagyban segíti a tájékozódást, ám sok könyvelőcég esetében ez az információ nem érhető el a honlapról. Mindenképpen korrekt, ha az alapárak láthatóak az adott weboldalon. Természetesen a valós és vállalkozásra szabott díj kialakításához elengedhetetlen a személyes egyeztetés. Az is fontos, hogy tisztázva legyen, hogy az ár egész pontosan milyen szolgáltatásokra terjed ki. Ezt a kérdést a későbbiekben, a cégre szabott díj kialakításakor is konkretizálni kell. Sok esetben ugyanis az árlista után (esetleg apróbb betűvel) találhatóak a feláras szolgáltatások vagy akár az áfatartalom, amelyek megtévesztőek lehetnek.

Még mindig bizonytalan? Adunk 10 konkrét kérdést, amit érdemes feltennie a jövendő könyvelőnek.