A Columbus Klíma a hazai klímatechnológiai piac meghatározó vállalkozása, amely országos viszonteladói hálózattal rendelkezik, nagykereskedelmi tevékenységet folytat. Ügyfeleik megfelelő kiszolgálásához elengedhetetlen a megfelelő kapcsolattartás.
A cégvezető filozófiája, hogy az eredményes értékesítés érdekében minden feltételt megad partnereinek. Ő kezeli és finanszírozza a központi marketinget és a megszerzett érdeklődőket szétosztja a partnerek között.
A problémája az volt, hogy nem tudta nyomon követni, hogy végül hogyan alakult az értékesítés, sőt még azt sem, hogy a partnerek felvették-e egyáltalán a kapcsolatot az érdeklődőkkel. Ráadásul a statisztikai adatok is csak a marketing hatékonyságát mutatták ki. Amikor a főszezont követően kiderült, hogy az érdeklődők többségét fel sem keresték a partnerek, eldöntötték, hogy kell egy rendszer, amivel, szemmel tarthatják ezeket a folyamatokat. Az alap elvárás az volt, hogy követhető legyen a partnerek munkája valamint az értékesítési folyamat. CRM-et választottak erre a célra.
A kezdeti szakaszban, az igényfelmérés során kiderült, hogy problémáik többrétűek. Szükségük volt egy olyan rendszerre, amiben mindenki el tudja végezni a saját munkáját, és egységesen koordinálhatják az egyes folyamatokat.
A koncepció az volt, hogy a felelős kolléga egy központi modulban vezeti az érdeklődőkkel kapcsolatos adatokat és a partnerek tevékenységét, akiknek nagy része szintén a CRM-ben dolgozik. Ezen kívül van egy másik modul, amelyhez bizonyos partnerek is hozzáférnek korlátozott felhasználóként. Az ebbe kerülő érdeklődők szétosztásra kerülnek a partnerek között, akik az adatlapon felvett mezőkben beállítják többek között azt, hogy felvették-e a kapcsolatot az érdeklődővel. Az igazán motivált partnerek külön-külön modulban dolgoznak. Itt nem csak a Columbus-tól kapott érdeklődőket, hanem sajátjaikat is kezelhetik.
A CRM bevezetése előtt a cégvezető emailben értesítette egyesével a partnereket arról, ha új érdeklődőt rendelt hozzájuk, ami sok időt vett el. Ezt automatizálták, így egy előre megírt sablont kapnak meg automatikusan a partnerek. Automatikus emlékeztetőket állítottak be arra az esetre, ha az érdeklődőt több napja nem keresték/nem érték el, vagy ha az érdeklődő nem döntött bizonyos ideig.
A nyári főszezon végén a riportokból pontos képet kapnak arról, hogyan alakult a mostani szezon. Így kiderül, hogy milyen hatékony volt a lezárás, ha sikertelen volt, mi volt az oka. Tudják ellenőrizni a partnerek egyéni teljesítményét, és azt is, hogy melyik márka volt a legnépszerűbb.
Leskó Norbert vezérigazgató, MiniCRM Zrt.
