Így kezelik gigantikus e-mail-forgalmukat a világsikerű üzletemberek

Van, aki egyáltalán nem engedi a belső levelezést a kollégák között, más a saját munkaóráiban nem foglalkozik velük, van aki néhány évente kitöröl mindent, ha már nagyon el van havazva. Bevált módszerek olyan moguloktól, akik tényleg tudják, miről beszélnek.

NIS2: rohamosan közeleg a határidő, kerülje el a bírságot!
Mit jelent a gyakorlatban a NIS2 a vállalkozások számára?
Hogyan válasszunk szolgáltatót a megfelelőség biztosításához?
Milyen eszközökkel lehet erősíteni a védelmet és mit kell tenni, ha támadás ért minket?

NIS2 újratöltve - IT-biztonság a gyakorlatban

2024. június 18.

Részletek és jelentkezés itt!

Michael Dell az ezredfordulón azt mondta, hogy naponta talán 50 e-mailt kap. Manapság ez már semmiségnek számít, egy üzletember ennek sokszorosával küzd meg naponta, és egyre több irodai dolgozó számára is probléma, hogy szinte elvesznek az e-mailek özönében. Tulajdonképpen a teljes munkaidőt el lehetne tölteni azzal, hogy megfelelően értelmezünk és megválaszolunk mindent. Az üzleti életben a kommunikáció a főtevékenység része, az e-mail-forgalom a munkavégzés alapja. A sikeres üzletemberek több száz beérkező levelet kell, hogy kezeljenek naponta, nem maradhatnak le, különben túl sok üzenet torlódik fel. Vannak trükkjeik a levélhalmaz kezelésére.

Jeff Bezos: továbbítómester

Sok fogyasztói panasz érkezik az ő postaládájába is, ezeket azonban azonnal továbbítja a konkrét területen illetékes menedzsernek. Üzenetként csak ennyit fűz hozzá: ?

A kérdőjel azt jelenti házon belül, hogy egy ilyen e-mailre – illetve a benne lévő problémára – néhány órán belül megoldást kell találni, továbbá arra is magyarázatot vár a főnök, hogy a gikszer hogyan fordulhatott elő. (Ezt sem mindig egyszerű kinyomozni.)

Jeff Bezos
Kép: Charles Tsevis/flickr

Arianna Huffington: a hálószoba e-mail-mentes zóna

A The Huffington Post alapítója régóta hirdeti, hogy éjszaka és lefekvés előtt nem szabad e-maileket olvasni, mert a mobileszközök túl közel vannak a szemünkhöz, és a belőlük áradó úgynevezett "rövidhullámú kék fény" csökkenti a melatoninképződést a szervezetben. Ez olyan hormon, ami elősegíti az alvást, illetve a megfelelő minőségű alvást.

Ennek jegyében a következő szabályokhoz tartja magát, és ezeket ajánlja másoknak is:

1. Fél órával ágyba bújás előtt már nincs e-mailezés. 2. Reggel nem azzal kezdi a napot, hogy rögtön lecsekkolja az üzeneteit. 3. Amikor a gyerekeivel van, szintén tabu az e-mailezgetés.

Arianna felidézte azt a pillanatot, amikor anyja utoljára mérges volt rá a halála előtt. Az asszony azon akadt ki, hogy látta a lányát e-mailt olvasni, és közben a gyerekeivel beszélni. Szerinte a szeretteink ennél többet érdemelnek: tisztességes odafigyelést.

Thrive című könyvében Arianna Huffington azt írja: „Ha felületesen érintkezünk az egész világgal, az megakadályozza azt, hogy mélyen kapcsolódjunk azokhoz, akik a legközelebb állnak hozzánk – beleértve önmagunkat.”

Tony Hsieh: asszisztenseket dolgoztat

A Zappos online ruha- és cipőáruház vezérigazgatója külön stábot foglalkoztat, akiket „e-mail-nindzsáknak” hív. Mármint ez a munkakörük hivatalos neve. A 4-5 fős, teljes munkaidőben foglalkoztatott asszisztensgárdának semmi más dolga nincs, mint hogy kezeljék a főnök e-mailjeit.

Így teremtsünk időt a fontos feladatokra
Sok szó esik az időgazdálkodásról, de az még valójában kevés, ha a naptárunkban időt tudunk szakítani minden szükséges dologra. A kulcs az, hogy képesek legyünk arra a feladatra fókuszálni, amiben éppen benne vagyunk, így hatékonyan be tudjuk fejezni azt. Ez különösen akkor fontos, ha kreatív feladatokkal kéne haladnunk.
Ivanka Trump: feketelistázás

Az amerikai elnök lánya úgy látja, az embernek „muszáj menedzselnie  a postafiókját, különben az fogja menedzselni őt”. Az e-mailek számának csökkentése érdekében ha valaki sokszor küld neki olyan levelet, aminek tárgyát sokkal jobban meg lehetne beszélni szóban egy értekezleten, közli az illetővel, hogy ne zavarja többé írásban. E figyelmeztetés után a szóban forgó személyek csak akkor írhatnak neki, ha valami égetően fontos dolgot kell közölniük, vagy kérdezni akarnak valamit. (Arról nem szól a fáma, hogy mi van, ha ezek a megszeppent menedzserek saját hatáskörben hoznak olyan döntést, amit meg kellett volna konzultálniuk vele, de el lettek kedvetlenítve attól, hogy zavarják őt, és utána Ivanka leszidja őket, hogy miért nem szóltak neki...)

Jeff Weiner: kevés e-mailt küld

A LinkedIn vezérigazgatójának aranyszabálya: ha kevés e-mailt akarsz, küldj kevesebbet. Akkor kevés lesz a válasz is, illetve a folyamatos oda-vissza válaszolgatás. Erre még az előző munkahelyén jött rá, ahol két munkatársa kilépése után 30 százalékkal csökkent az inboxa forgalma. (Ez is igazolja Ivanka vélekedését: leginkább néhány ember növeli az e-mail-forgalmunkat.)

Weiner rájött, hogy nem csupán a két kolléga üzenetei, de a leveleikre adott válaszaik együttesen tettek ki nagy mennyiséget. Ráadásul ha mások cc-zve vannak az e-mailre, az ő hozzászólásaik is növelik a levélfolyamot. A menedzser tehát úgy döntött, hogy kísérletet tesz: csak akkor ír levelet, ha feltétlenül szükséges. A módszer bevált, sokkal menedzselhetőbb lett az e-mail-forgalma.

Katiaa Beuchamp: határidő

A kozmetikai szerek csomagküldő szolgálataként működő Birchbox vezetője mindig kiköti a munkatársainak, hogy jelezzék levelükben, legkésőbb mikorra kell válasz rá. Ez megkönnyíti a prioritások felállítását.

Jason Dooris: belső e-mailezés betiltva

Az Atomic 212 ausztrál médiaügynökség vezetője cégen belül egyszerűen betiltotta az e-mailezést. Mindent megbeszélnek az intercomon vagy személyesen. (Vannak kétségeink, hogy ez mennyivel kevesebb idő...) Ha doksikat kell egymásnak átadni, a Dropboxon keresztül tehetik, az elvégzendő feladatok listáját pedig a Wunderlisten keresztül csekkolhatják. Csakis a különféle online naptárakban bejegyzett meghívásokat e-mailezhetik el egymásnak.

Tom Patterson: zéró e-mail a munkaidőben

Legalábbis a hivatalos munkaidőt nem erre fordítja a Tommy John férfi alsónemű-márka első embere. Beállított egy olyan automatikus válaszüzenetet, amely közli a levél feladójával, hogy Patterson csak 9 óra előtt és délután 5 után nézi meg az e-mailjeit. Patterson szerint a módszere jó arra, hogy a cégvezető másoknak is átadjon felelősségeket, hiszen így csak akkor zavarják, ha tényleg muszáj.

Hogyan? Telefonon vagy cseten – ez az előírás. Ezeket az alkalmazásokat a vezetők is éppúgy használják már, mint a kamaszok.

Kevésbé drasztikus megoldást keres? Olyat is tudunk ajánlani!

Forrás: Business Insider, ABC, Lifehacker, LinkedIn

Véleményvezér

Több száz pedagógust vert át a Belügyminisztérium

Több száz pedagógust vert át a Belügyminisztérium 

A pórul járt pedagógusok minden bizonnyal beperlik a Belügyminisztériumot.
Magyar Péter szerint választási csalás történt a külföldön élő magyarok szavazataival

Magyar Péter szerint választási csalás történt a külföldön élő magyarok szavazataival 

Valami bűzlik Dániában mondaná Shakespeare.
Orbán Viktor kormányzása óta nagyot zuhantak a magyar nyugdíjak GDP arányosan nézve

Orbán Viktor kormányzása óta nagyot zuhantak a magyar nyugdíjak GDP arányosan nézve 

Mennyire becsüljük meg nyugdíjasainkat?
Megbukott a lombkorona nélküli lombkoronasétányt építő polgármester

Megbukott a lombkorona nélküli lombkoronasétányt építő polgármester 

A vidéket még mindig a Fidesz uralja.
Hatalmas adóemelésre készül Putyin

Hatalmas adóemelésre készül Putyin 

Fogy Moszkva pénze, jön tehát a hadisarc.
A Brexit rajongók azt ígérték, csökkentik a bevándorlást, ehhez képest fordítva történt

A Brexit rajongók azt ígérték, csökkentik a bevándorlást, ehhez képest fordítva történt 

Az Egyesült Királyság gazdasága mindig is a világ egyik legliberálisabb területe volt, úgy akartak szigorítani, hogy ezen az elven nem változtattak. Meg is lett az eredmény.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo