A szabi alatt sem állhat le a munka – legalábbis nem teljesen, még akkor sem, ha kétségtelen, hogy nyáron a legtöbb cégnél kissé kevésbé pörögnek a dolgok. De hiába lassul kissé a munkatempó a szabadságok miatt, ez nem jelenti azt, hogy ne tudnának a dolgok villámgyorsan összeomlani, ha elfelejtkezünk néhány fontos dologról.
Ezzel persze egyáltalán nem azt akarjuk sugallni, hogy mondjunk le a szabadságolásról, hiszen pihenésre mindenkinek szüksége van. Ha végkimerülésbe kergetjük magunkat és a dolgozókat, az a cégnek sem fog kedvezni hosszú távon. Ha viszont felkészülünk a szabadságokra, nem csak a gördülékeny üzletmenetet könnyebb fenntartani, de nyugodtabbak is leszünk, amíg távol vagyunk. És talán tényleg kibírjuk majd, hogy ne nézzünk rá a céges e-mailekre a vízparton…
(Ha ugyanis magunk döntünk úgy, hogy dolgozunk a szabi alatt, senki nem írja jóvá nekünk.)
Legyen elég pénz!
Az első és legfontosabb dolog, hogy nézzünk szembe vele: ha nem kifejezetten szezonális bizniszben utazunk, nyáron nagy eséllyel jócskán kevesebb bevételre számíthatunk. Az állandó költségeink viszont továbbra is fennállnak majd, akkor is, ha a vevők is nyaralnak ahelyett, hogy nálunk költenének.
Muszáj előre terveznünk és felkészülnünk erre az időszakra némi „spájzolással”, hogy elkerüljük a kifizetetlen számlákat, vagy, hogy ne tudjunk rendelni valamit, amire szükség lenne az őszi rajthoz. Ha késni kezdünk a fizetéssel, elveszíthetjük a vállalat nagy nehezen kiépített jó hírnevét, de akár egy későbbi bankkölcsön esetén is gond lehet, a most nem voltunk elég előrelátók.
A számlákat határidőre be kell fizetni akkor is, ha mi éppen a lábunkat lógatjuk az irodától távol. Ugyanígy nem várhatnak az esetleges adminisztrációs teendők, adózási határidők sem. Az, hogy ezekre van elég pénz a cég kasszájában (ld. előző pont), csak az első lépés. Az is fontos, hogy mindezt elrendezzük, mielőtt szabadságra mennénk. Nézzük át, milyen fontos határidők lesznek addig, míg távol vagyunk és rendezzünk el minden velük kapcsolatos teendőt előre. Így elkerülhetjük, hogy késedelmi bírsággal vagy más módon súlyosbított terhekkel várjanak, amikor visszaérünk.
Adjuk át a jogosultságokat!
Mindenképpen nagy bosszúságot, de akár komolyabb károkat is okozhat a cégnek, ha hirtelen nincs senki, aki hozzáférne a bankszámlához, engedélyezhetne egy átutalást, vagy épp aláírhatna egy szerződést. Fontos, hogy minden területnek legyen olyan helyettes felelőse, aki át tudja venni az ottani feladatokat, amíg a másik szabadságon van. Persze nem elég, ha írunk egy meghatalmazást. Ahhoz, hogy nehogy galiba legyen az is fontos, hogy a felhatalmazott kollégát megfelelően felkészítsük a várható feladatokra és arra, hogy mit szeretnénk, ha az adott esetben döntene.
Ugyanilyen fontos, hogy az ügyfelek ne érezzék elhagyatva magukat csak azért, mert a kapcsolattartójuk éppen szabadságon van. Ha egy tárgyalási folyamat közben csak úgy eltűnik valaki két hétre, nem valószínű, hogy mindent ott lehet folytatni, ahol abbahagytuk, ahogy egy probléma esetén sem fogja kivárni az ügyfél, amíg kipihenten hazaérünk. A fontos ügyfelekkel kapcsolatban külön is érdemes felkészíteni a helyettesítő kollégát. (Vagy használhatunk CRM rendszert, amelynek alapján gyakorlatilag bárki ott tudja folytatni a feladatot, ahol mi abbahagytuk.) Így lehetünk biztosak benne, hogy a cégünk nem kanyarodik rossz irányba, amíg távol vagyunk.
Teremtsünk kapcsolatot!
Győződjünk meg róla, hogy legalább egy, az irodában maradó felelős személy számára elérhető minden, a cég működése szempontjából fontos kontaktszemély a rendszergazdától a takarítócégig vagy a karbantartóig. Lehet, hogy apróságnak tűnik, de ha elmegy az áram az irodában és senki nincs, aki tudná, hogy kinek kell szólni, sok-sok munkaóra veszhet kárba.
Végül pedig azt ajánljuk, hagyja meg a kollégáknak, hogy vészhelyzet esetén hol lehet Önt mégis elérni. Még a megzavart pihenés is jobb, mint egy összeomlott vállalkozásra hazaérni...
