A kérdés nem az, hogy miért, hanem az, hogy mikor élnek a vállalatok és szolgáltatók a komplex megoldásokat nyújtó rendszerek kínálta lehetőségekkel. A kérdésfeltevést még inkább indokolja az a törvényjavaslat-összefoglaló, melyet 2012. október 12-én adott ki a nemzetgazdasági miniszter. A kiemelt cél az elektronikus számlázási gyakorlat egyszerűsítése - olvasható az R&R Software FusionR EDM közleményében.

Egy egyszerű e-mail is lehet e-számla - Kép: SXC

A számlák elektronikus úton történő kibocsátására vonatkozó alapvető követelményeket jelenleg a 2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény 175§-a definiálja. A kormány 2013-ra vonatkozó T/8750. számú törvénymódosító javaslata fontos információkat tartalmaz az elektronikus számlázásra vonatkozóan. ”Az új számlázási irányelv alapvető célja az elektronikus számlázás és a számlázással kapcsolatos egyéb szabályok egyszerűsítése, EU szinten történő egységesítése az egységes piac működésének fejlesztése érdekében” – olvasható ki a kormany.hu oldalon elérhető dokumentumból.

A törvényjavaslat újradefiniálja az elektronikus számlát, s pontos előírásokat fogalmaz meg az e-számlázás – vagyis a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül történő egyszerűsített fizetés, a hozzáférés, a kézbesítés, a rendelkezésre bocsátás, az ellenőrzés és nem utolsósorban a megőrzés gyakorlatára vonatkozóan. A változás hátterében a törvényjavaslat szövegéből is jól kivehető uniós direktíva áll, amely előírja a tagországokban alkalmazott számlázási gyakorlat, azon belül is az elektronikus számlák kezelésére vonatkozó szabályok harmonizációját. Kiemelt cél, hogy megszűnjön a papíralapú és elektronikus számlák közötti különbség, könnyebb legyen az elektronikus számlák használatára való átállás, 2020-ra pedig legalább 20 százalékosra emelkedjen az e-számla penetráció.

A jövőben elektronikus számlának minősül majd minden dokumentum, amely tartalmazza az áfa-szabályozásban kötelezően előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki. Számlának minősülhet egy egyszerű PDF vagy Excel állomány, vagy akár egy email is, amely a jelenlegi, pontos műszaki feltételeket is állító szabályozáshoz képest jelentős könnyítésnek minősül. A számlák kibocsátásának könnyítése mellett azonban fontos figyelembe venni, hogy a 8 évig tartó megőrzésre vonatkozó kötelezettség továbbra is érvényes. Ezen időszakban biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, a számla adattartalmának sértetlenségét, valamint olvashatóságát.

Tonnányit spórolhat egy vállalkozás

Egy átlagos közepes méretű vállalat évente több tonna papírral kevesebbet használhat, ha elektronikus dokumentumkezelő rendszert használ. A csökkenő papírfelhasználás nem csak helyet takarít meg és az  iroda-ellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos.

Napjaink infokommunikációs változásai mind arra mutatnak, hogy egyre inkább valósággá válik az olyan irodai munkavégzés, ahol a  papírfelhasználás minimálisra csökken. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, ettől kezdve lehet elektronikus számlát kiállítani. Az ügyintézés során keletkező papírmennyiség csökkenését azonban a jogszabályok már nem csak lehetővé teszik, meg  is követelik.

Vállalati szokások: eljött az e-számlázás ideje

Az e-számlázás tekintetében a vállalkozások körében biztató eredmények születtek egy korábbi felmérésben, bár az európai országok között természetesen hatalmas különbségek mutatkoznak. Az Itella kutatásának éllovasa az Egyesült Királyság lett, ahol a megkérdezett cégek 89%-a nyilatkozott úgy, hogy eladásaikat már ma is legalább részben elektronikus számlával bizonylatolják és beszerzéseik terén is 76%-uk él az elektronikus számlabefogadás lehetőségével. További előkelő helyezést értek el Észtország és Dánia vállalatai is, ahol meghaladja a 80%-ot azon cégek aránya, amelyek kimenő és/vagy bejövő számláik esetében digitális csatornákat is igénybe vesznek. Ugyanez az arány a vizsgált 16 ország átlagában 50-52%-ot mutat. A magyarországi 25-26%-os szint azt mutatja, hogy hazánkban a vállalatok e-számlázási tapasztalata jelenleg még az európai átlag felét sem éri el. De ezzel még mindig a középmezőnybe tartozunk, figyelembe véve, hogy e-számlázásban sereghajtóként a lengyel cégek végeztek, amelyeknek mindössze 11%-a szokott elektronikusan is számlát küldeni és 18%-uk szokott ilyet befogadni.