Ez a napi jelentés. Minden adminisztratív munkakörben dolgozó munkatárs a nap végén küldjön a felettesének egy napi jelentést az aznap elvégzett feladatairól. A kontrolling módszer lényege, hogy a nap végén minden dolgozóról tudja a főnöke, mit csinált aznap. (Ez pedig, bár alapvetően fontos lenne, a cégek nagy részénél nem működik. A tapasztalatok szerint a vállalkozók többsége vakon vezet.)
Hogyan készül a napi jelentés?
Semmi túlbonyolítás, csak egy egyszerű e-mail kell hozzá. Érdemes úgy megírni, hogy minden egyes elvégzett feladat, minden egyes aznapi eredmény külön bekezdésben legyen.
- Egy értékesítő le tudja írni, hogy aznap hány találkozója volt, mennyi szerződést kötött, hány időpontot egyeztetett. Plusz, amit még fontosnak tart az ügyfelekkel kapcsolatban aznap történtekből.
- Egy boltvezető megírja az aznapi forgalmat, vevőszámot, kosárátlagot, mire van szüksége stb...
- Egy irodavezető − akinek rengeteg apró feladata van −, jó, ha napközben folyamatosan írja egy külön dokumentumban vagy e-mailben, amiket csinált.
- Egy termelési vezető megírja, hogy aznap miből mennyit és milyen értékben termeltek. Milyen problémák merültek fel, és hogyan orvosolták őket. Ebben a napi jelentésben tudja átadni a fontos információkat is a következő műszaknak.
Nagyon fontos, hogy minden napi jelentésre válaszolnia kell a címzettnek, illetve válaszolnia kell annak a felettesnek, aki kapja. Ez egy jó alkalom arra, hogy megdicsérje az embereit. Reggel, amikor az alkalmazott leül a gépéhez, ott van a felettese levele, és ott van pár biztató, kedves szó, személyesen neki.
Jól indul a napja!
Figyelni kell arra, hogy a kolléga a napi jelentésében ne írjon Önnek problémát, ne tegyen fel kérdéseket, ne nyisson meg a feladatokat! Minden ilyent egy-egy külön e-mailben írjon meg! Így lesz követhető a feladatok sora.
A napi jelentés nemcsak arra való, hogy Ön tudja kontrollálni az embereit. A munkatársnak is egy jó visszajelzés arra, hogy mit csinált, mit termelt aznap. Tud büszke lenni a munkájára. Vagy azt is látja, hogy aznap nem sok mindent végzett el.
A kulcs a rendszeresség
Mikor bevezeti a napi jelentést, figyelnie kell rá, hogy mindenkitől megkapta-e az aznapit! Hiszen az eredményes kontrolling nem ad-hoc jellegű, hanem következetes és rendszeres. Lehet, hogy a sok e-mail között nem veszi észre, hogy valamelyik kolléga elsunnyogta az egyiket. Mert az elején sokszor elsunnyogják. Később viszont már ők maguk ragaszkodnak hozzá.
Persze a napi jelentés eléri azt is, hogy úgy általában se tudjanak sunnyogni a munkatársak, hiszen feketén-fehéren le kell írniuk, mi van kész és mi nincs.
Használja a Napi jelentést, és tisztán fogja látni, mi történik a cégben.
Piroska Gyula www.piroskagyulatrening.hu
