A 2013. január 1-jén életbe lépő 2010/45/EU direktíva szerint e-számlának minősül az a számla, amely a kiállítás és a befogadás pillanatában elektronikus. Ezt kiegészítve az említett direktíva és a magyar jogszabály (áfatörvény) kimondja, hogy emellett megbízható módon biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Mind az EU direktíva, mind a magyar áfatörvény az egyéb és új hitelesítési lehetőségek mellett továbbra is az egyik megbízható hitelesítési módnak a digitális aláírást javasolja.
De mi is az?
A digitális aláírás az elektronikus kommunikációban használt titkosítási eljárás, melynek segítségével használója hitelesítheti az általa kiállított dokumentumokat. Amennyiben a digitális aláírás egy minősített szolgáltatótól származik, akkor azt elektronikus aláírásnak hívjuk, és használata egyenértékű a kézzel írott-, vagy közjegyző előtt tett aláírással. Az aláírás létrehozásához a kiállító fél a saját, titkos kulcsát használja, a másik fél pedig a létrehozó nyilvános kulcsával ellenőrzi le a dokumentum hitelességét.
A létrejött, kódolt dokumentum hitelességét annak szerkezete biztosítja, mely elválaszthatatlanul hozzákapcsolódik az aláírt dokumentumhoz. Az aláírás szerkezetéből egyértelműen bizonyítható, hogy ki végezte el annak kódolását, és hogy pontosan mely dokumentumot kódolta (tehát ha valaki több dokumentumot is aláír, akkor az egyes dokumentumokhoz tartozó aláírásai eltérnek egymástól). Abban az esetben, ha valaki átmásolja az elektronikus aláírást egy olyan dokumentumra, melyet az illető nem írt alá, kimutatható lesz, hogy az aláírás nem valódi.
Elég egy email?
Az elektronikus aláírás azonban nem olcsó mulatság. Kisebb cégek számára megoldást jelenthet a bérelt szolgáltatásként való használat. A szolgáltatók közül van, aki számlánként, van aki pedig fix havidíjért teszi elérhetővé az elektronikus aláírást - az átlagosan egy hónapban kibocsátott számlák alapján könnyen kiszámítható, kinek melyik éri meg jobban.
A törvény szerint azonban nem kötelező a számla sértetlenségét technikai megoldással biztosítani - magyarázta Piya Csaba, erre üzleti ellenőrzési megoldást is kidolgozhatunk. Sem a számlázási irányelv, sem az Áfa tv. nem ír elő kötelezően követendő eljárást az elektronikus számlák tekintetében arra vonatkozóan, hogy az adóalany hogyan teljesíti a számla eredetének hitelességére, tartalmának sértetlenségére és olvashatóságának biztosítására vonatkozó kötelezettségét, csak - mintegy lehetőségként - kínálja fel, hogy az elektronikus számla kibocsátása során a minősített elektronikus aláírás alkalmazásával vagy EDI rendszerben történő kibocsátással is meg tud felelni a fenti kötelezettségeknek.
Egy korábbi NAV állásfoglalás szerint, ha nem időbélyegző hitelesíti a számla kézhezvételének időpontját, megfelelő megoldás lehet, ha egyszerűen megőrizzük azt az emailt, amiben érkezett.
Az elektronikus számla több különböző fájl formátumban is készülhet, de az egyik legnépszerűbb a PDF formátum, melyet a legtöbb szolgáltató támogat. Fontos kritérium, hogy a számla minden esetben tartalmazza csatolmányként a számla adatainak algoritmikus feldolgozását elősegítő adatfájlt (TXT).
Az áfatörvény 175.§ (3) bekezdése alapján az elektronikus számla befogadójának beleegyezése szükséges a számára történő e-számla kibocsátásához. Érdemes tudatnunk ügyfeleinkkel, hogy az elektronikus számlák befogadását az APEH 2009-től támogatja, így jogi akadályba nem ütközik az e-számla befogadása. A számlabefogadó beleegyezése nem csak formális – írásos – lehet, megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is. EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása előlegezi meg az e-számlázásra való áttérést. Célszerű felhívni a számlabefogadók figyelmét, hogy számlázó rendszeren keresztül kiküldött elektronikus számlája letöltésével a befogadó automatikusan jóváhagyja az e-számla elfogadását.
A számlabefogadó egyetlen feladata az elektronikus megőrzés, ami lényegesen egyszerűbb, és olcsóbb, mint a papíralapú számláé.
