Minél nagyobb a címlistánk, annál nagyobb a valószínűsége, hogy tele lesz „alvó” vagy már nem létező email címekkel, ahonnan visszapattannak az üzeneteink. Ezzel viszont potenciálisan megnő az esélye annak, hogy spam-listára kerülünk. Sorozatunk előző részében bemutattunk néhány technikai megoldást arra nézve, hogy ez minél ritkábban történhessen meg, most pedig a címlista kezeléséhez adunk néhány tanácsot a Direkt és Interaktív Marketing Szövetség E-mail-marketing tagozata által összeállított, hazánkban eddig egyedülálló spam-kisokosának segítségével.
A címlista karbantartása
A lista méretének növekedésével, és az eltelt idővel arányosan nő azon e-mail címek száma, amelyek szerepelnek a listán, de a hozzájuk tartozó e-mail fiók már megszűnt. Ha egy nagyobb címlistára küldünk hírlevelet, akkor a nagy e-mail tárhely szolgáltatók, mint pl. a Gmail figyelik, hogy a hozzájuk tartozó e-mail címekre küldött kampányokban milyen arányban vannak nem létező e-mail fiókok, és ha ez átlép egy kritikus arányt, akkor a létező e-mail fiókokra küldött levelek is a spam mappában landolnak.
A problémát megelőzhetjük, ha karbantartjuk a címlistát, és a nem létező címekről visszapattanó e-mailek alapján letiltjuk a hozzájuk tartozó feliratkozókat. 2-3 ezres címlista esetében ez még akár manuálisan is megoldható, de ha több mint 10 000 címzett van a listán, akkor csak olyan hírlevél rendszert szabad használni, amely automatikusan kezeli a visszapattanó e-maileket és automatikusan karbantartja a címlistát.
Sajnos ez nem feltétlenül egy egyszerű feladat, mivel a visszapattant levelekről nem minden esetben lehet megállapítani, hogy eredetileg melyik e-mail címre kerültek elküldésre. Ennek a problémának a kiküszöbölésére hozták létre az ún. VERP (Variable Envelope Return Path) technológiát, ami minden kiküldött levélhez egyedi visszapattanás (bounce) címet rendel. Másként fogalmazva a „technológiai” feladó minden kiküldött levél esetében más, ezért ha a levél visszapattan, az egyedi feladócím miatt nemcsak a címzett e-mail címe, hanem az adott kampány is pontosan beazonosítható.
„Amennyiben vásárolt címlistával dolgozunk nagyon fontos, hogy az adatbázist megbízható, minőségi forrásból vásároljuk meg. Az interneten sok esetben néhány 10 ezer forintért árult, több százezer email címet tartalmazó listákkal nemcsak hamar spamlistára kerülhetünk, hanem akár a spamtörvény megsértése miatt büntetőjogi intézkedésekbe is ütközhetünk. Ráadásul egy olyan levél, amit célcsoport meghatározás nélkül, válogatás nélkül mindenkinek kiküldünk, cégünk hírnevét is rombolja. Mindig olyan listát válasszunk – legyen szó cég vagy magánszemély adatbázisról – ami igazolható forrásból származik, és lehetőséget biztosít számos szűrőfeltétellel a célcsoport pontos meghatározására.” – hangsúlyozta Keleti József, a Bisnode Magyarország Kft. ügyvezető igazgatója.
Amennyiben ez egy „hagyományos”, láthatóan nem címzettenként eltérő e-mail cím (jellemzően [email protected]), akkor a rendszerünk nem használ VERP-et. Ellenben ha egyedi számsorok vannak benne (a példában +13-1988-....), akkor igen, így nagyobb aránnyal tudja azonosítani a visszapattanó leveleket eredeti címzettjeit, ezzel hosszú távon növelve a szerverünk reputációját és az elért kézbesítési arányt.
Adatvédelmi nyilatkozat mindig kell!
Az adatbázisokat többféleképpen üzemeltethetjük
• a cég saját maga üzemelteti az adatbázisait
• a cég gyűjti az adatokat, de outsource-olja az adatbázis üzemeltetését
• a cég minden adatbázis tevékenységet outsource-ol
Adatvédelmi nyilatkozat készítése minden fenti esetben szükséges, valamint a tevékenységet be kell jelenteni a hatóságoknak, probléma azonban leggyakrabban abban az esetben merül fel, amikor a cég saját maga üzemelteti adatbázisait. Ekkor általában erősebb „IT függő” vállalatokról beszélünk. Nem ritka, hogy ilyen cégek saját e-mail marketing vagy akár CRM szoftverekkel rendelkeznek. Ilyen esetben a vállalat tudatosan felvállalja a szoftverfejlesztő címkét is, s nem hajlandó másképp működtetni a marketing programokat sem.
Azonban egy ilyen rendszer felállítása a fejlesztők számára csak egy újabb projektet jelent, így ritkán veszik figyelembe az alábbi szempontokat, amelyek betartására nekünk viszont érdemes figyelmet fordítanunk:
• felhasználóbarát-e a munkafelület
• mennyire automatizált a hírlevélre való fel-és leiratkozás
• mikor minősítheti a felhasználó levelünket spamnek (lásd lejebb)
• napi kapcsolat szükséges az e-mail szerver üzemeltetővel az esetleges problémák elkerülése/rendbetétele érdekében
• az ilyen szoftverek folyamatos fejlesztést igényelnek, mert az e-mail kliensek és a böngészők, illetve az operációs rendszerek is folyamatosan változnak
