A vállalkozói lét egyik nagy előnye, hogy magunk oszthatjuk be az időnket és mi határozhatjuk meg azt is, hogy hol, honnan akarunk dolgozni. Ma már egyre több szó esik arról, hogy mennyire inspiráló és hatékony tud lenni néhány olyan nap, amikor otthonról (vagy egy hangulatos kávézóból, esetleg egy teraszról) dolgozhatunk. (Pláne, hogy évente egy teljes hónapnyi munkaórát veszítünk az ingázással.)
Cégtulajdonosként – profiltól függetlenül is – vannak olyan feladatink, amik papírrendezést vagy éppen számítógépes munkát igényelnek, amit kétségtelenül kellemesebb az otthoni fotelből egy kedvünkre elkészített kávé mellett intézni. A munkavállalóinkat is „honorálhatjuk” ezzel a lehetőséggel, és az sem mellékes szempont, hogy – amennyiben ezt a tevékenységi körünk lehetővé teszi – az alkalmazottaink esetleg otthonról dolgozzanak. Utóbbi esetben elég lehet, ha csak egy kisebb irodát bérlünk és hetente egyszer megbeszélést tartunk – ezzel nem kevés pénzt (bérleti díj, rezsi stb.) megspórolva magunknak.
A távmunka tényleg nagyon hatékony, de azért van pár közkeletű tévhit, amivel jobb lesz leszámolni.
Időmenedzsment
Az egyik legfontosabb dolog, ha nem irodában, „felügyelet” mellett dolgozunk a jó időgazdálkodás. A rendelkezésünkre álló idő beosztása, a feladatok rendszerbe helyezése azért különösen fontos, mert az otthoni munka egyik komoly veszélye, hogy „szétfolyik” a napunk. Ahhoz, hogy hatékonyan tudjunk dolgozni, célszerű sorra venni egy napra, hétre (kinek melyik a kézenfekvőbb), hogy milyen feladatokat kell megoldanunk, melyek a rendszeres feladatok, melyek, amelyek alkalmanként adódnak. Azzal is kalkuláljunk, hogy vannak-e olyan időszakok, amikor mindenképpen gép előtt vagy telefon közelben kell lennünk. Ha mindezt végig gondoltunk, készíthetünk magunknak egy napi vagy heti beosztást. Ami komoly előny lehet ilyenkor, hogy egy ebéd vagy vacsora elkészítése, esetleg egy kora délutáni futás is bekalkulálható, így a saját ritmusunknak és programjainknak megfelelően tudjuk beosztani a napot és teljesíteni a céges és privát feladatainkat – mindezt úgy, hogy az egyik ne menjen a másik rovására.
Amennyiben az alkalmazottainknak is lehetővé tesszük, hogy így dolgozzanak, célszerű tisztázni, milyen elvárásaink vannak velük szemben. Hánytól hányig szeretnénk őket elérni, hol, milyen módon szeretnénk követni az elvégzett feladatokat, milyen határidőkkel kell dolgozniuk. Ha a szabályokat tisztáztuk – akár magunkkal, akár a munkatársainkkal – akkor az otthonról végzett munka nagyon hatékony lehet és remek motivációs eszköz is. Ne feledkezzünk el persze arról sem, hogy nem mindenki tud, akar így dolgozni. Van, aki sokkal hatékonyabb, ha egy megszabott helyen, meghatározott keretek között kell elvégeznie a feladatát.
- Mérlegeljünk! A rugalmas munkavégzést csak akkor érdemes bevezetni, ha mind a cégvezetés, mind pedig a dolgozók elkötelezettek és hisznek abban, hogy az eseti otthonról történő munkavégzés javítja a hatékonyságot.
- Bízzunk! Az otthoni munkavégzés rendszerének alapja a bizalom. A dolgozó nem lóg majd azon a napon sem, amikor nem az irodában dolgozik.
- Teszteljünk! Először csak néhány olyan dolgozót válasszunk ki, akik nyitottak az újdonságokra, könnyen alkalmazkodnak, és velük teszteljük az otthoni munkavégzés lehetőségét.
- Képezzünk! Az új munkastílus elsajátításához szervezzünk tréninget, ahol a megvalósítás részletei mellett érdemes tisztázni az elvárásokat, a megvalósítás kereteit.
- Kategorizáljunk! Csoportosítsuk és jelöljük ki azokat a feladattípusokat, melyek elvégezhetők otthonról, és amelyekhez az irodában kell lenni, és eszerint készítsük el az időbeosztást is.
- Hagyjunk időt! A rugalmas munkavégzés kultúrájához is hozzá kell szokniuk a dolgozóknak. Ezért például a kezdeti időszakban még nem érdemes videokonferenciát tartani az otthonról dolgozó kollégával, míg otthonát nem alakította valóban inspiráló munkakörnyezetté.
- A visszajelzés otthon se maradjon el! A hatékonyság növelésének kulcsa, hogy mind a munkavállaló, mind pedig a munkaadó adjon visszajelzést az otthoni munkavégzéssel kapcsolatban, például, hogy melyek azok a feladatok, amelyek a tapasztalatok szerint mégsem végezhetők el eredményesen otthonról, vagy melyek azok, amelyek az otthoni megnyugtató környezet hatására lényegesen nagyobb sikerrel oldhatók meg.
- Tájékoztassunk minden kollégát! Ha egy szervezeten belül nincs minden dolgozónak lehetősége az otthoni munkavégzésre, fontos tájékoztatni azokat is az új munkaszervezésről, akik az irodában maradnak. fontos, hogy ők is ismerjék ezt a megoldást és megértsék, hogy csak bizonyos munkakörökben oldható meg.
Az idő mellett a hely is kíván némi előkészítést. A munkavégzéshez kialakíthatunk otthon egy kellemes sarkot, ahol szívesen töltjük az időnket, de nem annyira szívesen persze, hogy a munka helyett más dolgokra koncentráljunk. Figyeljünk arra, hogy kényelmes körülmények között dolgozhassunk, jó legyen a szék, megfelelő magasságú asztal.
Persze ki is mozdulhatunk a négy fal közül. Ha van olyan kellemes kávézó vagy park, ahol szívesen töltjük az időnket és úgy tudunk dolgozni, hogy a zaj vagy az emberek nem zavarnak ebben, akkor választhatjuk ezt is a munkavégzés helyszínéül.
Bárhogy is döntünk, ugyanaz a szabály itt is igaz, mint az időnél. Legyünk strukturáltak! Vegyük figyelembe az igényeinket, hiszen a munkával töltjük életünk nagy részét, így fontos, hogy – amennyire lehetséges – kellemes körülmények között történjen, ugyanakkor figyeljünk arra is, hogy az elsődleges feladatunk a munkavégzés, vagyis csak annyira legyen vonzó és kellemes a környezetünk, hogy a fókuszunkat az előttünk álló feladatokon tudjuk tartani.
Mit mondanak a számok?
A megkérdezett cégvezetők 57 százaléka támogatja a távmunkát és ismeri az azzal járó előnyöket is, mégis számos munkakörben megoldhatatlannak tartja ezt a megoldást - derült ki a Profession tavaly nyáron közzétett felméréséből. Gyakori ellenérv a munkavállalók feletti kontroll csökkenése, a magánélet és a munka összemosódása, a dolgozók elszigetelődése, az adatbiztonság kérdése és a vállalati kultúra hiánya. Azok közül a döntéshozók közül, akik már dolgoztak így, 10-ből 8 kiáll az otthoni munkavégzés mellett. Az eredmények alapján tehát egyértelmű: van létjogosultsága az otthoni munkavégzésnek, de a munka jellege, a cég profilja és a munkaadó ezzel kapcsolatos elképzelései szabják meg azokat a határokat, amik egy adott cégnél eldöntik, hogy akár tulajdonosként, akár az alkalmazottaink számára lehetőség van-e a távmunkára.
