Minden gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően kell rögzíteni, hiszen a főkönyvi könyvelés év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. A leltárnyilvántartás tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozás mérlegforduló napon meglévő eszközeit és forrásait, a valóságnak megfelelő mennyiségben és értékben. A leltározást a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként, de legalább háromévente mennyiségi felvétellel illetve minden üzleti év mérlegforduló napjára vonatkozóan a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt eszközöknél egyeztetéssel kell elvégezni. A vállalkozó, amely megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, évente köteles a mennyiségi leltározást elvégezni – figyelmeztet Héhn Miklós, az RSM-DTM számviteli üzletág vezetője legfrissebb blogbejegyzésében.
Kétféle leltárkészítési mód létezik:
Teljes leltár: Erről akkor beszélünk, ha az a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a leltárfelvétel időpontjában a birtokában levő idegen (kölcsönbe vagy javításra átvett) eszközöket is.
Évközi, és évzáró leltár: Az év közben készült (vagyonmérleg, záró mérleg), illetve az éves beszámolók valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja.
– egyeztetéses (helyességi és összevetési vizsgálat), vagy
– mennyiségi felvétel (tételes kimutatás, pl. vagyonleltár).
időpontja szerint lehet:
– folyamatos, vagy
– alkalmi (fordulónapi).
A leltározás előkészítése az ütemterv összeállításával kezdődik. A leltározási ütemterv az éves leltározás munkaprogramja.
A leltározás ütemtervét az alábbiak szerint érdemes kialakítani:
Első lépésben elrendeljük a leltározást. Ekkor meghatározzuk a leltár fordulónapját, a leltározás időpontját, és a leltározás módját (tételes, vagy egyeztetéses), valamint kijelöljük a folyamatban résztvevő személyeket. Nagyobb cégeknél érdemes lehet leltározási körzeteket is kialakítani. Érdemes számba venni a leltározáshoz szükséges eszközöket is.
Szabályozni kell a bizonylatolást.
Végül meg kell szervezni a leltárdokumentumok feldolgozását, kiértékelését, ezek határidejét, és felelőseit.
a társaság neve;
az eszköz, eszközök megjelölése;
a leltározási mód;
a leltározási hely, több egység esetén területi csoportosításuk;
az esetlegesen felhasznált bizonylatok sorszáma (másolata);
a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontja, valamint a leltár fordulónapja;
a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyisége, egységára és a megállapítható összértéke;
a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálása;
az egyéb szükséges leltárfelvételi bizonylatok, továbbá a jegyzőkönyvek, kimutatások előírás szerinti egyértelmű és hiánytalan kitöltése;
a szükséges záradékok (pl. felelősségi nyilatkozat) és aláírások megléte;
a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírása.
A leltározás nyomtatványait, a kitöltés szabályait a leltározásban résztvevő személyekkel ismertetni kell.
A leltárbizonylatokra vonatkozó általános szabályok az alábbiak:
Valamennyi rovatot hiánytalanul ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal kell áthúzni.
A kitöltés írógéppel, tintával, vagy golyóstollal történjen.
A szövegírás olvasható legyen, javítás, helyesbítés esetén a javítás tényét a javítást végző személy köteles feltüntetni és aláírásával igazolni.
A bizonylat kitöltőjének, és a leltározási egység vezetőjének valamennyi bizonylatot alá kell írni.
A leltárbizonylatok a mérleg bizonylatai, ezért azokat legalább 8 évig meg kell őrizni. A leltározás vezetője köteles biztosítani a tényleges leltárfelvételhez szükséges mérőeszközöket és mérőműszereket.
