Mielőtt elkezdenénk a tényleges szervezést, gondoljuk át, hogy körülbelül hány főt szeretnénk meghívni! Ha ezzel megvagyunk, ki kell választanunk az ideális helyszínt. Egy 40-50 fős eseményre fölösleges egy nagy hodályt kibéreli, drága is, ráadásul a megjelentek elvesznek majd a nagy térben, s oda a hangulat.
Hogyan invitáljunk?
A meghívóban mindenképpen fel kell tüntetni a rendezvény pontos célját és tematikáját, és illik meghatározni a napirendi pontjait, amelyektől a későbbiekben nem ildomos lényegesen eltérni. A meghívót ma már természetesen elegendő e-mailen is elküldeni, amennyiben konkrét személyeket szeretnénk a rendezvény helyszínén látni, de ha hangsúlyozni kívánjuk az esemény eleganciáját, postán, esetleg futárral is érdemes a meghívási szándékunkat hangsúlyozni.
Az elektronikus levélben nem véletlenül adhatjuk meg a levél tárgyát! A rubrikát ne hagyjuk kitöltetlenül, mert sokan meg sem nyitják az e-maileket, ha nem tudják, mi áll bennük. Törekedjünk rá, hogy a tárgyat figyelemfelkeltő stílusban határozzuk meg!
Mivel a levél célja, hogy a meghívott a meghirdetett időpontban megjelenjen a megadott helyszínen, a levelet olyan stílusban fogalmazzuk meg, hogy az invitált kedvet kapjon! Derüljön ki, miért jó a meghívottnak, hogy nem egy másik programot választ! Fontos, hogy úgy érezze, ha elmegy, kap valamit. Ez lehet egy jó élmény, akár egy könnyűzenei előadás vagy ízelítő az olasz konyha remekeiből, esetleg egy jelentős vásárlási kedvezményre jogosító kupon.
A meghívóban mindenképpen jelezni kell, hogy visszajelzést kérünk! A pozitívan válaszolókat egy héttel és egy nappal a rendezvény előtt értesítsük! Jó, ha telefonon is emlékeztetjük a vendégeket. Amennyiben azonban az év végi ügyfélpartira szeretnénk meghívni partnereinket, és szeretnénk is, hogy részt vegyenek, akkor november közepéig érdemes elküldenünk a meghívókat – tanácsolja etikettszakértőnk.
Teremtsünk kedvet!
A rendezvény jellege és promóciós rendezvény esetén a bevezetendő, illetve eladásra kínált termék meghatározza a meghívandók körét. Idős személyeket nem biztos, hogy érdeklik a legújabb extrémsport-eszközök, ezért őket eleve fölösleges egy kite-bemutatóra meghívni. Ha kíváncsiságból el is mennek, annak a valószínűsége, hogy később vásárolnak is egyet, végképp kicsiny. Amennyiben nincs megfelelő adatbázisunk, az erre szakosodott cégek szívesen adnak nekünk az általunk meghatározott szempontok alapján szűrt címlistát. Ha viszont a partnereinket látnánk vendégül, figyeljünk rá, hogy a meghívottak igényeihez igazodó programmal készüljünk!
Reprezentációs rendezvényekre rendszerint a cég már meglevő, esetleg reménybeli üzleti partnereit, illetve leghűségesebb ügyfeleit szokták meghívni. Az ilyen események célja, hogy a vállalkozás kifejezze nagyrabecsülését, és egy este erejéig kényeztesse a meghívottakat. Ennek megfelelően igencsak költséges lehet, hiszen ajánlatos minőségi italokat és ételeket felszolgálni, és a programon is kínos spórolni. Természetesen a cégvezető beszámolhat az elmúlt időszak eredményeiről és a jövőbeni tervekről. A promóciós rendezvények célja sem mindig az azonnali értékesítés, azokon gyakran csupán tájékoztatják a meghívottakat egy újabb termék bevezetéséről.
Nem a meghívott megjelenése a cél!
Természetesen attól még nem nevezhetünk egy eseményt sikeresnek, hogy a szoba vagy terem zsúfolásig megtelt. Az is rendkívül lényeges, hogy a megjelentekben milyen élmények maradnak! Ha minden meghívottnak ajándékot ígérünk, ne kössük aztán feltételekhez az átadását! Ajándékozni egyébként nem kötelező, de ha már egyszer adunk valamit, az legyen jól átgondolt. Nem feltétlenül a tárgy értéke lényeges: egy nagy tételben darabonkénti áron fillérekből kihozható logózott jegyzettömbnek mindenki jobban örül, mint egy senki által nem használt USB-portra csatlakoztatható kávéscsésze-melegentartónak.
Csak őszintén!
Az etikai szabályokat a rendezvényeken is tartsuk szem előtt! Amennyiben csupán kellemes időtöltésre invitáljuk a nagyérdeműt, véletlenül se próbáljunk meg bármit is eladni az érkezetteknek. A termékbemutatók szervezését nem tiltják sem a jogszabályok sem a jó ízlés, de ha ilyen rendezvényre várjuk a meghívottakat, előre tegyük ezt világossá!
Senkit ne hozzunk kellemetlen helyzetbe! Ha a meghívóban úgy tüntettük fel, hogy a meghívás ételre-italra is vonatkozik, mellőzük az elsősorban jótékonysági rendezvényeken hagyományos becsületkassza kihelyezését. Az viszont nem elítélendő, ha jelezzük, hogy az önkéntes felajánlásokat szívesen fogadjuk.
K.
