A rosszul megválasztott csengőhang
Amíg egy kamasz a személyiségét szeretné megmutatni a telefonjának csengése által (az éppen aktuális kedvenc dallamát téve meg csengőhangnak), egy sikeres vezető számára ez már nem biztos, hogy jó döntés. Inkább professzionalitást, mintsem kamaszos útkeresést sugalljon a megszólaló telefon. Ráadásul a szívünknek kedves dallam nem biztos, hogy találkozik (reménybeli) üzleti partnerünk ízlésével, esetleg számára éppen kellemetlen, vagy fájdalmas emlékeket idéz fel.
Miközben valakivel beszélünk, felvesszük a csengő telefont
Nemcsak akkor komoly baki, ha egy megbeszélést, tárgyalást vagy üzleti ebédet szakít félbe a megcsörrenő telefon, de ha a munkatárssal, már-már barátnak számító üzleti partnerrel folytatott beszélgetés alatt szólal meg, őket is zavarba hozhatjuk, megbánthatjuk – akaratunkon kívül. Miért?
Van, aki zavarában azonnal felkapja a csengő telefont, és miután megtudta, hogy ki és miért keresi, leteszi, vagy (elnézést kérve és félrehúzódva) folytatja a telefonbeszélgetést.
Van, aki előbb megnézi, ki a hívó, majd ennek ismeretében dönt a hívás sorsa felől. Az eredmény azonban ugyanaz.
Mindkét esetben, sajnos óhatatlanul, mérlegre tettük az éppen aktuális partnert és a vele folytatott beszélgetés fontosságát, és vagy „könnyűnek találtatott”, és felvettük a telefont (lefolytattuk a hívóval a beszélgetést), vagy most éppen „nem találtatott könnyűnek”. Bárhogyan döntöttünk – maga a „döntéshelyzet” is kellemetlen a másik számára!
Az, hogy ilyen helyzetbe keveredünk, alapvetően arra vezethető vissza, hogy a megcsörrenő telefon bennünket is zavarba hoz, és az evolúciós „üss, vagy fuss elv alapján” előkapjuk, mert meg akarjuk szüntetni a csengetést.
Ha egy megbeszélésre készülünk, mindig rendezzük a bejövő hívások sorsát: Vezetőként „delegálhatjuk a telefonunkat” a munkatársunkra, mandátumot adva, hogy mely hívásokat fogadhatja.
Lehalkíthatjuk a telefont a megbeszélés idejére. Majd a megbeszélést követően visszahívjuk a bennünket keresőket. (Ne féljünk ettől, elsőre talán meglepő, de megbízhatóbbnak tűnünk, ha visszahívjuk az ügyfeleinket vagy partnereinket, ha számunkra alkalmatlan időpontban keresett, mint ha állandóan „ugrásra készen” várnánk bárki hívását.)
Amennyiben éppen a megbeszélés ideje alatt vár ránk egy fontos hívás – még a tárgyalás előtt tájékoztassuk partnerünket, hogy fontos hívást várunk. (Óvatosan éljünk azonban ezzel a lehetőséggel, mert ha többször is előfordul, hogy ugyanannak a partnernek hivatkozunk erre, az a kép alakulhat ki benne – és talán nem alaptalanul –, hogy számunkra nem (elég) fontos…, és majd keres valakit, akinek (elég) fontos lesz.)
Tartsuk be a főszabályt: csak akkor legyen csengésre állítva a telefonunk, ha fogadni is tudjuk a beérkező hívásokat.
Erdős Zsuzsanna etikett-tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu
