A gazdasági vállalkozások - függetlenül attól, hogy az ipar, a mezőgazdaság, a kereskedelem vagy más nemzetgazdasági ágazat szereplői - működéséhez a legkülönfélébb erőforrások szükségesek. Ilyenek az alapanyagok, félkész-, késztermékek, gépek, berendezések, eszközök, energia és még hosszasan sorolhatnánk. Mindennek a"rendelkezésre állítása", vagyis beszerzése, komoly kihívások elé állítja a vállalatokat is, és különösen a kisvállalkozásokat, ahol a logisztika ezen része csak egy a napi menedzsment feladatok közül, amit a sokszor mindenes tulajdonosnak kézben kell tartania.

Alapvetően rossz az az attitűd, amikor nem tud a kisvállalkozó megbízni a beszállítójában, és ellenségként kezeli azt. Ugyanakkor nem is teljesen alaptalan az ilyesfajta negatív alapállás, hiszen manapság lépten-nyomon lehet olyan esetekbe botlani, ahol a beszállító kapcsolattartójáról kiderül, hogy nem is az, akinek hittük.

Észrevétlenül, saját zsebre

Ferenc vállalkozásában is komoly gondot okozott, mikor az, akitől rendszeresen rendelte az árut szólt, hogy még nincsenek kifizetve a számlák, annak ellenére, hogy azt ő a beszállító alkalmazottjával már készpénzes számlával rendezte.

Mint utóbb kiderült a beszállító cég ezen alkalmazottja nyolcból öt alkalommal valóban a cég megbízásából járt el, de az utolsó három esetben saját zsebre dolgozott. Tette ezt megannyi más vevővel is, és összesen több mint 50 millió forintot sikkasztott el, mégis a vállalkozó problémája, hogy megoldja a már kifizetett, de polgárjogilag még fennálló követelésének ügyét.

Volt szerződés közte és a beszállító cég között, ebben meg volt jelölve az a kapcsolattartó, akinek kiadási pénztárbizonylat ellenében átadta az áru ellenértékét, de a cég azt mondja, hogy ez az ember nem volt jogosult átvenni a pénzt.  Hivatkozhat-e arra ilyen helyzetben a beszállító cég, hogy nem neki adták oda a pénzt? Hivatkozhat, hivatkozik is.

Ferencnek azt kell bizonyítani, hogy teljesített e szerződéses kötelezettségét. A bíróság arra lesz kíváncsi, hogy a vállalkozó kellőképpen körültekintő volt-e, amikor a beszállítója emberének odaadta a pénzt.  Felhívta-e a cég pénzügyi osztályát és ellenőrizte-e a kapcsolattartó jogosultságát? Figyelt-e arra, hogy a beszállító cég adószáma élő-e, és hogy valóban működik-e a vállalkozás, hány embert foglalkoztat stb.

Egészen életszerűtlennek hangoznak ezek az elvárások, mégis valósak. A NAV készített is egy iránymutatást erre vonatkozóan, hogy tudjuk, melyek azok a sarokkövek, amik ilyen vitás helyzetben alátámasztják az igazunkat, bár ez még mindig nem konkrét meghatározása az elvárásoknak.

Addig is, ha új beszállítóval kerülünk kapcsolatba

• Ellenőrizzük a beszállító cég adószámát, hogy élő adószám-e
• Ha külföldre szállítunk, győződjünk meg róla, hogy a cég létezik. Ezt jobb híján csak kiutazással lehet megoldani, és a napi üzletmenet szempontjából szinte illuzórikus, mégis szükségszerű
• Külföldi szállításnál ellenőrizzük, hogy a szállítmány valóban elhagyja-e az országot
• Nézzünk utána, hogy működik-e a cég a székhelyén, telephelyén, elérhető-e ott
• Minden esetben kérjük meg a szállítót, hogy azonosítsa magát és gondoskodjunk az átvételi elismervényekről