Mindennap átesünk néhány kollégán, akiknek már csak plusz betolt asztaloknál jutott hely? Nincs elegendő tárgyaló, pedig akár több sikeres üzletet is köthetnénk? Nem találnak meg minket a vásárlók? Túl sok időt töltünk azzal, hogy eljussunk az irodába, pedig bőven lenne mit csinálnunk ingázás helyett? Lehet, hogy a költözés sok mindent megoldana.

Kép:PP archív

Érdemes előre gondolkodni. Számos nagy céggel előfordult, hogy induláskor a vezető – vagy a meglévő két alkalmazott igényeinek megfelelően választották ki a székhelyet. Aztán viszont növekedni kezdett a cég, és most csak és kizárólag ennek a pár embernek kényelmes.

Mindenképpen érdemes előre gondolkodni amennyire lehet, de – főleg egy éppen felfutóban levő cégnél – nehéz megmondani, hogy mekkora helyre lesz szükség mondjuk 10 év múlva. Ha nem tudunk pontosan tervezni, mindenképpen a bérlet mellett döntsünk, azon belül is rövidebb időtávra kössünk szerződést. Igaz, ezzel kockáztatjuk, hogy valamivel drágábban kapjuk a helyet, de legalább nem ragadunk évekre egy túl nagy vagy túl kicsi helyen. Ez ugyanis nagyságrendekkel nagyobb költséget jelenthet.

Ha viszont tuja, hogy nagyjából milyen növekedésre számíthat, sok szempontból érdemes lehet saját tulajdonú ingatlan mellett dönteni. Egyrészt nagyobb szabadságot ad, de például adókedvezményt is igénybe vehetünk a fejlesztésekre. (Egyébként az iparűzési adó különbségek miatt önmagában is megérheti székhelyet váltani.)

A megfelelő hely kiválasztásakor muszáj figyelembe venni a dolgozók igényeit is, mivel az ingázás fontos szempont a munkavállalók szempontjából. Magyarországon szerencsére könnyebb a helyzet, mert felmérések szerint az európai átlagnál többet is hajlandóak vagyunk utazni egy jó állásért, de ennek ellenére érdemes feltérképezni, hogy melyek azok az irányítószámok, ahol nagy sűrűségben fordulnak elő a potenciális munkavállalóink – és nem mellesleg ügyfeleink.

Érdemes lehet szakember segítéségét kérni, hiszen ha nem ezzel foglalkozunk, rengeteg időt vesztegethetünk el a kereséssel, ráadásul lehet, hogy nem is találkozunk egy csomó, egyébként jónak tűnő lehetőséggel. Az is lehet, hogy a szakember olyan kérdéseket tesz majd fel, amikre magunktól nem is gondoltunk – például mekkora raktár kapacitásra lesz szükségünk, milyen a vendégforgalmunk, hány parkolóhelyre lesz szükség és a többi.

Fontos, hogy a helyszín összhangban legyen az üzletünkkel. Ha gyakori az ügyfélforgalom, jobban járunk egy központi elhelyezkedésű irodával, ami könnyen megközelíthető – és ügyelnünk kell arra is, hogy megfelelően reprezentatív legyen. Ha nagy raktárkészlettel dolgozunk, nyilván mások a prioritások, ahogy akkor is ha például nagy hangzavarral jár a tevékenység. Ne dőljünk be az általános trendeknek, válasszunk olyan helyet, ami a saját üzleti folyamatainkhoz illeszkedik.

Ne csak az ingatlannal foglalkozzunk! Térképezzük fel, hogy milyen telekommunikációs szolgáltatók elérhetőek az tervezett helyszínen, szállít-e oda az a futárcég, akikkel eddig dolgoztunk és a többi. Ha minden szerződésünket újra kellene kötnünk, valószínűleg a legcsodálatosabb fekvésű iroda sem éri meg.

Térképezzük fel a környéken lévő kiszolgáló infrastruktúrát, mielőtt döntenénk! Egyrészt az a trend, hogy a top alkalmazottak nem szívesen dolgoznak majd, ha nincs a közelben elfogadható ebédelési lehetőség. De a hatékonyságot is nagyban növeli, ha közel van a posta, a könyvelő és azok a szolgáltatók, akikkel nap mint nap személyes kapcsolatban kell lennünk.

Ha pedig már egyszer úgy döntöttünk, hogy mindent felfordítunk a költözés miatt, használjuk ki ezt a lehetőséget a munkaszervezés és a folyamatok áttekintésére és megújítására is! Itt a lehetőség bevezetni a modern technológia olyan vívmányait, amivel például lehetségessé tesszük a távoli munkavégzést, kiderülhet, kinek kell valóban külön iroda és hogyan lenne érdemes elhelyezni egymáshoz képest az értékesítőket és a könyvelést – vagy bármely más munkafázisokat, amelyek jó megtervezésével lehet, hogy kilométereket spórolunk meg naponta a kollégáknak.