Görögország az uniós államok sereghajtója. A legfrissebb EU jelentés szerint a mediterrán országban 60 százalékos az uniós támogatások visszafizetési rátája. Vagyis az eredetileg támogatásként megítélt összegek gyakorlatilag kölcsönné (ráadásul nem is kamatmentes) váltak. Ez azt bizonyítja, hogy a déli mentalitás nem feltétlenül egyezik az uniós elvárásokkal. Ahhoz, hogy Magyarország ne kerüljön ilyen helyzetbe, a mérnök tanácsadó előadásában bemutatta azokat a lépéseket, amelyeket a támogatást nyert szervezetnek a megvalósítás során feltétlenül be kell tartania.
Egy új és hasznos fogalom
Az audit jelentést úgy 2,5 éve tanultuk meg. A szó jelentése mögött egy attitűd húzódik meg: a projekt elindulásától kezdve úgy kell cselekedni, hogy azt bármelyik pillanatban ellenőrizhetik. Sőt, ahogyan Ivántsy Gábor fogalmaz, a legtöbb esetben egyszer nagy valószínűséggel megtörténik.
- Nem csak azok a dokumentumok kerülnek vizsgálat alá, amelyek a saját álláspontunk alátámasztására vagy tőlünk származnak. A dokumentumokat egymással összefüggésben és érdemben vizsgálják és a dokumentumokban szereplő adatokat, állításokat az ellenőrzési időszakon belül bármikor tudni kell majd igazolni - hangsúlyozta a tanácsadó és hozzátette a projekt nem a saját zárójelentésünk elkészítésével, hanem a támogatást nyújtó (EU) zárójelentése véglegesítésével zárul. Ekkor kezdődik az utóellenőrzési lehetőség szakasza: a projekt uniós lezárását követő 5 évig kell a dokumentumokat, és azok tartalmának ellenőrizhetőségét biztosítani.
Az előrelátás félsiker
Ahhoz, hogy a visszafizetés lehetőségét elkerüljük jól használható infokommunikációs folyamatmenedzsment eszköz a projektcontrolling.
- A tét, hogy sikerül-e a támogatásként megnyert összegeket az előírt kereteknek megfelelően, rendeltetésszerűen felhasználni, vagy a megvalósítás közben elkövetett szabálytalanságok következtében végül visszafizetésre kerül sor.
A vállalkozás feladata, hogy megtalálja azokat a speciális infokommunikációs lehetőségeket, amelyek lehetővé teszik, hogy a projektek szabályosan megvalósuljanak és ne történjenek szabálytalanságok. Ivántsy Gábor a hallgatóságnak azt tanácsolta, hogy mindig előre gondolkodjanak, és a projektmenedzsment feladatokat hierarchikus felépítésű és felhasználhatóságú, zárt rendszerű alkalmazással oldják meg. A tanácsadó kiemelte a rendszeres adatgyűjtés fontosságát annak érdekében, hogy az aktuális státuszt mindig tisztán lássuk. Az a kontrol viszont nem hasznos, amely nem teszi lehetővé, hogy megelőzzünk jövőbeli negatív eseményeket, tette hozzá Ivántsy.
A projektcontroll tevékenység a pillanatnyi státusz felmérésével kezdődik, majd a terv-tény összehasonlítással (projekt-terjedelem, ütemterv, költségek) folytatódik, amely része a folyamatosan végzett eltéréselemzés, előrejelzés, kockázatmenedzsment. Végül a beavatkozási javaslat és a módosítások menedzselése, nyomon követés marad.
- A változások dokumentálása már csak azért is nagyon fontos - emelte ki a tanácsadó -, mivel az unió ellenőrei az eredeti projekt szerint járnak el, és még a legracionálisabb változtatás sem elfogadható dokumentáció hiányában. A Projektcontrollingnak tényszerűnek, műszaki és költségvetési adatokon alapulónak kell lennie. A controlling indikátorok pedig legyenek jól paraméterezett, előre rögzített mérési egységek.
Rendszeres ellenőrzés
Az előadás utolsó harmadában a projektek irányításáról és ellenőrzéséről beszélt az előadó. Egy uniós támogatással megvalósuló program esetében fontos tudni, hogy az mennyiben tér el a tervezettől a tényleges terjedelem, a költségek, az ütemterv, és a napi gyakorlat vonatkozásában. Kiemelten kell vizsgálni a támogató határozatban, a támogatási szerződésben, a beszerzési tervben, és a közbeszerzési eljárások ajánlati szakaszában rögzítettekhez képest bekövetkezett, vagy várhatóan bekövetkező változásokat.
Az önellenőrzésről szólva a szakember elmondta, érdemes azt előre tervezni, és mindenképpen végrehajtani, mert egész biztosan számos hiányosságra, esetleg problémára, vagy kérdésre rávilágít, amire egy külső audit is rámutatna. (Ivántsy Gábor prezentációját innen letöltheti.)
Az E-Magyarország konferencia teljes programját itt olvashatja.
