Sok IT-szakember számára komoly gondot okoz, hogy a felhasználók előszeretettel emelik ki a céges dokumentumokat a szervezet biztonságos infrastruktúrájából, hogy azokat megosszák egymással, és nem biztos, hogy védett felületeken. A vállalati felhasználók nagy része megszokta a kényelmes fájlelérést és az egyszerű dokumentummegosztást, hiszen privát képeiket, videóikat és zenéiket a Dropbox, a Google Drive vagy valamelyik másik hasonló felhő alapú tárhelyen keresztül érik el. Ezek a felhasználók a vállalati dokumentumokat is sokszor gondolkodás nélkül osztják meg kollégáikkal vagy üzletfeleikkel a privát felhasználásra szánt felületeken, ami jelentős adatbiztonsági problémákhoz és egyéb nehézségekhez vezet. Ezzel szemben a helyi fájlmegosztásnak (vagyis a saját szerveren történő megosztásnak) is megvannak a maga előnyei.
1. Egyszerűbb verziókövetés
Ez tulajdonképpen az, amiért megéri akár privát, akár bérelt hálózaton dolgozni. Mindig zavart okoz, ha egy adott dokumentumból több különféle, régebbi és újabb változat kering az alkalmazottak között, például e-mailben vagy pendrive-on. Időbe és energiába kerül kideríteni, melyik munkatárs melyik verzióból dolgozik, kinek kell frissebb példányra váltania, és mennyit változtattak a legutóbbi mentés óta a dokumentumon.
A helyi fájlmegosztó megoldások egyszerűen orvosolják ezt a problémát, hiszen bármikor, bárhonnan hozzáférést biztosítanak a fájlokhoz minden illetékes számára, így nem kell azokat semmilyen másik felületre átmásolni vagy átküldeni.
Ha többen dolgoznak egy adott dokumentumon, azt sok esetben nehéz fellelni a hálózaton, mert minden hozzájáruló máshová helyezi át a munkája során. Ennek az az eredménye, hogy rengeteg időt eltöltünk a dokumentumok keresésével a tényleges munka helyett. A helyi fájlmegosztó megoldásban a már bevált mappastruktúrát és rendszerezési elveket használhatjuk, így minden könnyen megtalálható és elérhető.
3. Biztonság
Ha azt mondják, adatszivárgás vagy adatlopás, mindenkinek eszébe jut valamilyen friss példa, hiszen folyamatosan érkeznek hírek az újabbnál újabb incidensekről. A legtöbb esetben a hackereken kívül más személyek is felelősek a betörésekért: azok az alkalmazottak, akik „bezárták ugyan az ajtót, de az ablakot már elfelejtették becsukni”.
A helyi fájlmegosztó megoldások az IT-környezet már érvényben lévő biztonsági előírásai és eszközei segítségével védik a fájlokat, miközben a felhasználók számára biztonságos hozzáférést garantálnak az adatokhoz. Így biztosak lehetünk abban, hogy nem kerülünk az újságok címlapjára az adatlopási incidensek legújabb áldozataként.
4. Fájlméret
A legtöbben privát felhasználásra szánt felhőszolgáltatásokat használnak, mivel azok ingyenesek és egyszerűen használhatók. A tárhely azonban korlátozott, ezért az igazán nagy méretű fájlok közül csupán néhányat lehet ilyen helyen tárolni és megosztani. Ez igen kellemetlen lehet olyan esetben, amikor például az otthoni laptopunkról szeretnénk a munkahelyi gépünkre eljuttatni több nagy PDF fájlt. Ezzel szemben a helyi fájlmegosztó rendszerek a vállalat szervereit használják, nem egy másik szervezetét. Így a fájlméret nem okoz semmilyen problémát.
5. Elégedett IT-részleg
A helyi fájlmegosztó megoldás nem csupán a felhasználók életét teszi egyszerűbbé, az szakembereknek is megkönnyíti a munkáját. Az igazán jó helyi fájlmegosztó megoldások ugyanolyan egyszerűen kezelhetők, mint a felhasználók által már jól ismert és kedvelt felhő alapú termékek. Aki kipróbál egy ilyen eszközt a vállalati infrastruktúra keretein belül, hamar azt kívánja, hogy a privát fájlokhoz is hasonló megoldást használhasson.
