Excel helyett
A dolgozók már nem Excelben gyűjtik például a termelési adatokat, de újabb táblázatokat készítenek, hogy át tudják adni azokat egy másik részlegnek. Sok cégnek még a 2018-ban bevezetett Online Számlarendszerben rejlő lehetőségeket sem sikerült teljesen kiaknáznia. Kifejezetten gyakori például a pénzügyi részlegeknél, hogy tele vannak szervezeti egységeken átnyúló üzleti folyamatokkal, akár ezekhez társuló különálló automatizmusokkal is. A sok okos megoldás között azonban rengeteg potenciál elvész, a költségek pedig csak nőnek.
Optimális esetben először a vállalat végponttól végpontig terjedő, átfogó digitalizációs stratégiája készül el egy szakértő támogatásával, a céges folyamatok és az információáramlás ismeretében, és csak ezt követik tervezett sorrendben a különböző digitalizációs fejlesztések. A helyzet azonban többnyire nem ez ‒ emelte ki a BDO Solutions üzletágának vezetője. A vezetők gyakran csak akkor kérnek segítséget, amikor az elköltött milliók és a beszerzett rendszerek nem hozták meg a várt hatásokat. Ilyenkor már nem válasz, hogy „kezdjük az elejéről”. Tapasztalatainkra építve, éppen az ilyen helyzetekre fejlesztettük ki például pénzügyi területen egy webalkalmazást, ami képes harmonizálni a meglévő rendszereket, újra visszazárva a palackba a manuális adminisztráció szellemét és biztosítani az egyes alkalmazásokból korábban remélt előnyöket ‒ mondta Nagy Rita.
Gyakori, az is, hogy egy cégnél a tartalomkezelő, dokumentumkezelő, vagy az ERP rendszertől várják, hogy kitöltse a részrendszerek közötti kommunikációs hézagokat, de általában hiába. A dokumentumkezelő nem tud mit kezdeni a nem dokumentum formátumú adatokkal, a klasszikus ERP megoldások pedig ritkán képesek idegen alkalmazásokat integrálni, vagy önmagukban lefedni minden digitalizációs igényt. Ugyanígy nem elegendő a korábbi manuális folyamatok szimpla tükrözése sem, mert ezzel elveszthetjük az automatizációban rejlő lehetőségeket. A digitalizáció csak akkor hasznos, ha a nap végén sokkal több feladatot tudtunk elvégezni, mint korábban, ezért a fogalom elsősorban nem új szoftverek vagy hardvereszközök beszerzését jelenti, hanem egy gondolkodásmódot ‒ mutattak rá a szakemberek.
