A cégek többsége ma még sajnos a négyzetméterárak bűvöletében keres irodahelyiséget, a bérleti szerződések sokszor nem is foglalkoznak a műszaki leírással. Pedig az nagy hatással van az üzemeltetés költségeire és a cég által áttételesen okozott környezeti kárra egyaránt.

Építés és működés

Mind költséghatékonysági, mind presztízsszempontok miatt a nagyobb, nemzetközi bérlők egyre inkább elvárják, hogy az iroda megszerezze zöld minősítést. (Többet ér az iroda, ha fenntartható?)

Építészeti jellemzőkkel, tájolással jelentősen csökkenthető egy ház világítási és fűtési igénye, a modern gépészeti megoldások pedig a víz- és áramtakarékosság új szintjeit teszik lehetővé. Bár az energiahatékonyság növelésének feltételeit alapvetően a tervezés szakaszában kellene megteremteni - környezetbarát minősítési rendszerekben több olyan előírás is van, amely a tervezés, illetve a kivitelezés folyamata során könnyen teljesíthető, utólag viszont már nem -, azért a bérlők is tehetnek lépéseket.

A zöld iroda nemcsak hogy takarékos, de produktívabb munkakörnyezetet is eredményez. Az iroda levegőjének megfelelő minősége például a dolgozók szempontjából kiemelten fontos. A magasabb páratartalom például emeli a hőérzetet, így kevesebb energiát kell fűtésre fordítani. A gyakori, rövidebb szellőztetésekkel frissebb lesz a benti levegő, ami javítja a teljesítőképességet, és a légkondicionáló használatát is sok esetben feleslegessé teszi. Az energiafogyasztásra pedig rövid idő múlva kénytelen lesz mindenki odafigyelni, mivel 2012. január elsejétől a magyar jogszabályok szerint kötelező az épületek energiatanúsítása, ennek hiányában nem lehet majd értékesíteni és hosszú távon bérbe adni az ingatlant.

A fenntarthatóságra való törekvés nemcsak az üzemeltetési költségekben, hanem az ingatlan értékének növekedésében is megmutatkozik. (Hogyan legyen olcsóbb az iroda?)

A berendezésben is lehet környezetbarát megoldásokat választani. A zöld gondolkodás jegyében érdemesebb jó minőségű, hosszú élettartamú berendezéseket választani, és ezek sorsával az esetleges leselejtezés után is foglalkozni kell. Számos gyártó használ fenntartható erdőgazdálkodásból származó alapanyagot, és újrahasznosított műanyagból készülő termékekkel is mind több területen lehet kiváltani a korábban elterjedt tárgyakat. Már beszerzéskor törekedhetünk a hulladék keletkezésének megelőzésére nagyobb kiszerelésben vásárolt, lehetőség szerint minél kevesebb csomagolóanyaggal ellátott termékek választásával.

Összességében komoly környezeti hatást jelentenek az apró irodaszerek is, főleg egy nagyobb cég által használt mennyiségben. A környezetbarát alapanyagok, oldószermentes festékek, újratölthető termékek szintén egyaránt kímélik a Földet és a cég költségvetését.

Ember és gép

Az informatika sok fronton képes tenni az irodai munka zöldebbé tételéért. Az irodai papírfelhasználás csökkenthető, ha mindazt, amit lehet, elektronikusan dokumentálunk. Az online közös munkát lehetővé tevő alkalmazások, az elektronikusan megosztható dokumentumok és az elektronikus számlázás korában a jelenleg felhasznált papírmennyiség töredéke is elég lenne. Ez ráadásul nemcsak a környezet védelme érdekében fontos, hanem hatékonyabbá és olcsóbbá is teszi a mindennapi munkát. Olyan apróságokkal, mint a nyomtató „füzetelrendezés" beállításának igénybevétele a hosszabb anyagokhoz vagy belső dokumentumok esetében a halványabb nyomtatási mód választása, további energia, hulladék és pénz takarítható meg. (Idén ötödik alkalommal rendezte meg a KÖVET Egyesület a Zöld Iroda versenyt.)

A távoli elérésen alapuló, úgynevezett vékonykliens-megoldásokról sok szó esik mostanában, de általában inkább költségtakarékossági oldalról szokták dicsérni őket. Pedig ha nem minden egyes irodai munkaállomáson működik egy számítógép, az nem csak elsődlegesen jelent energiamegtakarítást, de áttételesen például a hűtési igények csökkentésében is szerepet játszik, hiszen a gépek működésük során akár több fokkal is felmelegíthetik a környező levegőt.

A folyamatosan fejlődő, lassanként a személyes megbeszélés érzetét is elérő videokonferencia-megoldásoknak köszönhetően a munkaügyben tett utazások jelentős része megspórolható. Nem csak a tengerentúli látogatások helyett érdemes ezt igénybe venni, egy kkv esetében az országon belüli több telephely közötti utazgatás is kiváltható vele, a károsanyag-kibocsátás és a költségek jelentős csökkenését eredményezve.

Szemléletváltás

Az irodai munka hatásai az anyag- és energiafogyasztás területén sem elhanyagolhatók, de épp ilyen fontosak a szemléletformálás révén elérhető változások. A fenntarthatóság ügyével foglalkozó valamennyi szakértő egyetért abban, hogy globális tudatváltás nélkül nem valósítható meg valódi áttörés.

A környezeti nevelés kérdése egyike a tíz legfontosabb fenntarthatósági tényezőnek. Bár a társadalmi felelősségvállalás és a munkatársak környezettudatosságra nevelése hivatalosan a HR feladata, a KÖVET Egyesület tapasztalatai szerint mégis inkább a kommunikációs, PR-es szakemberek foglalkoznak ilyen programokkal. A két területnek összefogottan kellene működnie a fejlődés érdekében. A HR feladata beépíteni a környezettudatossági szempontot a teljesítményösztönzők és motivációs tényezők közé. Mivel ez a terület érintkezik közvetlenül és folyamatosan a legtöbb munkavállalóval, az üzenetet könnyebben tudja közvetíteni. Várhatóan kialakulhat a környezetvédelmi területre specializálódott, „zöldgalléros" HR-szakember típusa, ugyanis a jövőben az egész világon nagy hangsúly helyeződik erre a területre.

Más megítélés szerint viszont a környezettudatosság ösztönzése általános vezetői feladat. Annyiban bizonyosan az, hogy a vezető elkötelezettsége mind a szellemi, mind az anyagi feltételek megteremtése szempontjából elengedhetetlen. A KÖVET Zöld Iroda-programjának része többek között az egészséges életmódra nevelés, a munkahelyi betegségek csökkentése, a tömegközlekedéssel, kerékpárral történő munkába járás jutalmazása is, mivel a vállalatok az iroda zöldebbé tételével nemcsak a környezet védelméért, de munkavállalóikért is tesznek. A zöld megoldások ugyanis általában emberbarátabbak és ergonomikusabbak is.